Aanbetalingsfacturen

Dit artikel beschrijft functies welke vanaf Concept Office 6.1 beschikbaar zijn. Voor de beschreven procedure is versie 6.1.188 of hoger vereist.

Gebruikt u een versie voor 6.1 van Concept Office? Lees dan het het volgende artikel: „Aanbetalingsfacturen in eerdere versies

In dit artikel wordt de toepassing van aanbetalingsfacturen in Concept Office 6.1 met nieuwe mogelijkheden beschreven. Het ondersteunt een facturatie volgens de aanbestedingen voor constructiewerkzaamheden (§ 16 VOB / deel B / 2012)

  1. De formulieren voor facturen zullen moeten worden voorbereid voor deze nieuwe procedure.
    • Bij alle klanten waarbij Concept Office versie 6.1 na 01.09.2014 is geïnstalleerd, wordt al het juiste formulier toegepast.
    • Klanten met een oudere versie kunnen een offerte aanvragen voor het aanpassen van deze formulieren.
  2. De bestaande methode (zogenaamde residuele boekhouding) zal in 6.1 Concept Office blijven, maar vanaf versie 7.0 verwijderd worden. Vervolgens zal een transactieverwerking onder deze oude procedure niet meer mogelijk zijn.
  3. In de artikelstam moet minstens één aanbetalingsartikel aanwezig zijn.

Voorbereidingen

Aanbetalingsartikel aanmaken

Aanmaken van het artikel in de artikelstam

Een aanbetaling wordt meestal op een speciale grootboekrekening in de boekhouding vermeld. Daarom is het nodig om een speciaal artikel met een passende toewijzing aan te maken. Hier volgt een korte beschrijving.

  • Module [Stamgegevens].

  • Selecteren [Artikelen] en voer een korte naam in voor de zoekactie.

  • Definiëren van grootboekgroep en artikelsoort, markeren als aanbetalingsartikel.

  • [Opslaan]. Bij een nieuw dossier kunt u nu het aanbetalingsartikel selecteren.

Dagelijkse werking

De posities worden zoals gewenst in het systeem aangemaakt. In het ‚ondersteunde tekstveld’ kunnen eventueel de verdere instructies over de overeengekomen betalingsvoorwaarden opgeslagen worden.

Nu wordt de aanbetalingscalculator gestart:

De aanbetalingscalculator

De waarde van de aanbetaling kan procentueel worden berekend (1) of door het ingeven van een vast bedrag. (2)

Met behulp van de knop [Bijwerken] wordt de berekening getoond. (3)

Nu kan in het veld Aanbetalingstekst de tekst voor de aanbetaling opgegeven worden. (4)

Tevens kan de tekst voor de eindfactuur bij het betreffende veld ingevoerd worden. (5)

Na de bevestiging op [OK] wordt een aanbetalingspositie aangemaakt.

Deze positie heeft de status Aangemaakt (gele statuskleur) en toont alle berekende waarden. De aanbetaling kan eventueel nog voor de uiteindelijke facturatie, middels dezelfde procedure, gewijzigd worden.

Afdrukken van de aanbetalingsfactuur

Voor het afdrukken van de aanbetalingsfactuur klikt men op de status Aangemaakt. Deze verandert daarna in Te factureren.

Print nu zoals gebruikelijk een factuur. Het systeem zal een aanbetalingsfactuur printen.

De status van de aanbetalingspositie wijzigt daarbij op Gefactureerd.

Voorbereiding van de eindfactuur

Voor de eindfactuur moeten alle posities op te leveren of op geleverd gezet zijn.

De aanbetalingsposities moeten de status „Verevend” te klikken. De eindfactuurtekst kan hier nog worden aangepast. Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Bild

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.

nl/vorgaenge/abschlagsrechnungen.txt · Laatst gewijzigd 2016/06/27 13:50 (Externe bewerking)
CC Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported
www.chimeric.de Valid CSS Driven by DokuWiki do yourself a favour and use a real browser - get firefox!! Recent changes RSS feed Valid XHTML 1.0