Anlage eines Vertrages

Vorläufige Funktionsbeschreibung

Dieser Artikel / Abschnitt ist noch im Aufbau und noch nicht vollständig.

Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte für die Anlage eines Vertrages beschrieben:

Tab Eingabe

Eingabe

  1. Vertragsnummer: Hier können sie manuell eine Nummer eingeben (diese darf noch nicht vergeben sein) oder das Feld leer lassen. Dann wird beim ersten Speichern die nächste freie Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis gezogen.
  2. Vertragsart: Die Vertragsart wird aus einer Liste ausgewählt. Sie bestimmt die Leitungen des Vertrages und die möglichen Erlöse (Miete, Wartung oder/und Klick). Siehe auch: Vertragsarten
  3. Bezeichnung: Die Bezeichnung wird mit der Vertragsart vorbesetzt, kann aber überschrieben werden. Sie steht auch auf den Vertragsrechnungen des Kunden.
  4. Firmennummer: Hier wird der Kunde des Vertrages eingetragen. Das muss nicht zwingend der Rechnungsempfänger sein. In der regel ist es der Kunde, bei dem das System aufgestellt wurde.
  5. Status: Bei der Anlage eines Vertrages sollte der Status auf „Aktiv“ stehen. Siehe auch Vertragsstatus
  6. Vertragsdauer: Bei der Vertragsdauer kann der Beginn und das Vertragsende oder die Dauer angegeben werden. Wird die Dauer angegeben, errechnet Concept Office das Ende und umgekehrt. Die Felder Ende ursprünglich und Laufzeit ursprünglich werden beim ersten Speichern automatisch gefüllt. Das Feld Verlängerung um gibt die Anzahl der Monate an, um die sich der Vertrag automatisch verlängern soll, wenn die Kündigungsfrist erreicht ist und der Vertrag nicht gekündigt wurde.
  7. Ansprechpartner: Nicht zwingend notwendig, aber optimalerweise wird ein Ansprechpartner mit seinen Verbindungsdaten in den Stammdaten angelegt und hier nur aufgerufen und hinterlegt. Dieser kann je nach Einstellung des Feldes Zählermeldung durch zur Zähleranforderung herangezogen werden.

Tab Rechnungsempfänger/Optionen

Rechnungsempfänger und Optionen

  1. Die oben im Bild angegebenen Informationen müssen für alle 3 Erlöse separat eingegeben werden, auch dann wenn sie gleich sind.
  2. Pro Erlösart können sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen, beispielsweise eine Leasingbank. Belassen sie den Wert, bekommt der Kunde des Vertrags die Rechnung.
  3. Ebenfalls pro Erlösart können Sie weitere Daten wie Geschäftsbereich, Verkäufer und Zahlungsbedingung hinterlegen. Achtung! Wenn sich die Zahlungsbedingungen der Erlöse unterscheiden, wird die Rechnung pro Zahlungsbedingung aufgesplittet.
  4. Soll die Rechnung per Mail versandt werden, hinterlegen sie eine entsprechende Emailadresse, vorzugsweise direkt in den Stammdaten des Kunden. Lesen sie dazu: Rechnungsversand per E-Mail

Optionen

  • Einmalrechnung wird nur benötigt, wenn nur am Anfang eines Vertrages eine Rechnung gestellt, während der Laufzeit des Vertrages dann nur ein Buchungssatz erstellt werden soll.
  • Kopienguthaben: Voreingestellt ist immer, dass Kopienguthaben mit der Abrechnung des Intervalls verfällt. Alternativ kann man das Restguthaben in die nächste Abrechnung übernehmen oder bis Jahreende behalten oder weist es sofort aus. In diesem Fall kann unter Umständen eine negative Rechnung entstehen.
  • Abw. Mandant
  • Kompatible Artikel verwenden: Eine ausführliche Beschreibung zum Umgang mit kompatiblen Artikeln finden sie hier: Alternative Verbrauchsmaterialien

Meldungsanforderung

Tab Maschinen (Maschinen hinzufügen)

In dieser Registerkarte finden sich in Tabellenform alle Maschinen, die zu diesem Vertrag gehören. Zusätzlich wird eine Zeile „Poolvereinbarung“ abgebildet, um anzuzeigen, wenn der Vertrag ein Poolvertrag ist.

In 3 Spalten werden die drei Erlösarten Miete, Wartung und Klick angezeigt. Befindet sich darin kein Symbol, dann gibt es diesen Erlös in dem Vertrag für diese Maschine nicht. Ein grünes Häkchen aktiver Erlös zeigt an, dass ein aktiver Erlös vorhanden ist. Wird das Symbol einer Uhr angezeigt, dann ist der Erlös entweder noch nicht oder nicht mehr aktiv.

Zu jeder Maschine gibt es noch das Feld Bemerkung. Hier ist darauf zu achten, dass manche Kundenformulare so angepasst sind, dass diese Bemerkung mit auf der Kundenrechnung angedruckt wird.

Lesen sie zum Hinzufügen von Maschinen: Maschine(n) zu einem Vertrag hinzufügen

Tab Erlöse

Tab Leistungen / Aussetzungen

Tab Kontingente

Kontingentverträge sind eine spezielle Form von Verträgen. Alles dazu finden sie hier: Kontingentverwaltung

vertraege/vertrag_anlegen.txt · Zuletzt geändert: 2019/03/11 12:31 von Rico Kuehn
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