Abschlagsrechnungen

Dieser Artikel zeigt die Anwendung des Abschlagsverfahrens in Concept Office. Es unterstützt eine Rechnungsstellung gemäß der Vergabe u. Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB §16 / Teil B / 2012). Das Verfahren kann hierbei auch für eine Anzahlungsrechnung genutzt werden.

Vorbereitungen

Abschlagsartikel anlegen

Anlage des Artikels im Artikelstamm

Ein Abschlag wird in der Buchhaltung i.d.R. als besondere Kontenklasse geführt. Daher ist es erforderlich, einen besonderen Artikel mit einer entsprechenden Kontierung vorbereitet anzulegen. Hier eine kurze Beschreibung.

  • Modul Artikelstamm starten

  • Artikelnummer wählen u. eine Kurzbezeichnung für die Suche eingeben

  • Für die am Abschlagsartikel hinterlegten Texte für die Abschlags- und Schlussrechnung können folgende Platzhalter benutzt werden:
Platzhalter
#Abschlagsbetrag#
#BerechnungsbasisEk#
#BerechnungsbasisVk#
#Einkaufspreis#
#InklKopfzuschlaege#
#MarkiertePositionen#
#Prozentsatz#
  • Der Abschlagsrechnungstext mit den entsprechenden Platzhaltern muss im Langtext des Erlösartikels und der Schlussrechnungstext in der Bezeichnung hinterlegt werden.
  • Artikelkontierung, Artikelart u. Abschlagsklassifizierung hinterlegen

  • Speichern. Bei einem neuen Vorgang können Sie den Abschlagsartikel nun entsprechend auswählen

Bedienung im Tagesgeschäft

Die Positionen werden wie gewünscht im System erfasst. In einem Kopfvortext zum Angebot / AB können Hinweise über die vereinbarten Zahlungsschritte hinterlegt werden.

Nun wird der Abschlagswertkalkulator gestartet:

Der Abschlagswertkalkulator

Die Ermittlung des Abschlagswertes kann wahlweise prozentual erfolgen (1) oder mit direkter Eingabe eines Festbetrages.(2)

Über den Button Aktualisieren wird die Berechnungsbasis angezeigt. (3)

Nun kann im Feld Abschlagsrechnungstext der Text für die Abschlagsposition hinterlegt werden. (4)

Der Text für die Schlussrechnung kann sofort hinterlegt werden, oder vor dem Erstellen der Schlussrechnung. (5)

Nach Betätigen von OK wird die Abschlagszeile erzeugt.

Die Position hat hierbei eine gelbe Statusfarbe und zeigt alle ermittelten Werte an. Der Abschlag kann vor der Fakturierung über das gleiche Verfahren geändert werden.

Druck der Abschlagsrechnung

Für den Druck der Abschlagsrechnung klickt man auf den Status erfasst der Abschlagsposition. Diese zeigt danach zu fakturieren an.

Lösen Sie wie gewohnt eine Rechnung aus. Das System erzeugt hierbei eine Abschlagsrechnung.

Der Status der Abschlagsposition steht hierbei dann auf fakturiert.

Vorbereitung der Schlussrechnung

Für die Schlussrechnung müssen alle Positionen auf zu liefern oder geliefert gesetzt sein.

Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Beachten Sie, wenn Sie Positionen und Abschlagssummen in einer Rechnung berechnen, dass Sie diese bei Rechnungskorrekturen nur getrennt gutschreiben können. Liegt eine solche Rechnung vor muss immer erst die Position gutgeschreiben werden und dann im Orginalvorgang den Abschlag. Wird die Abschlagssumme mit Minus zuerst korrigiert, muss diese Rechnung wieder storniert werden, um die Position gutschreiben zu können.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Achtung für Abschlagsbeträge müssen abweichende Fibu-Konten und abweichende Kontierungsgruppen in CO angelegt sein.

Sichten für Abschlagsverfahren

Offene Aufträge mit Abschlagszahlungen lassen sich auf dem Startbildschirm und im Baum anzeigen. Hierzu ist eine Sicht anzulegen und entsprechend zu speichern.

Diese Sicht wird dann im Baum gespeichert u. erlaubt per Klick das Öffnen der betreffenden Abschlagsvorgänge. Zusätzlich können diese Aufträge auf dem Startbildschirm angezeigt werden.

Darstellung Office Heute

Abschläge sind in dieser Sicht separat. Erst mit der Erstellung der Schlussrechnung werden diese Zahlungen sowohl im Umsatz, als auch im Rohgewinn angezeigt. Abschläge für sich stellen keinen Umsatz dar und werden auch in der Buchhaltung separat geführt.

Abschlagszahlungen und daran anteilig ermittelte Rohgewinne werden nicht unter Umsatz u. Rohgewinn aufgeführt.

Auswertungen

Die bestehenden Umsatzauswertungen beinhalten keine Abschlagszahlungen, diese sind in Umsätze u. Umsatzstatistik Aufträge aus der Vorgangsbearbeitung enthalten. Es gibt zwei weitere Auswertungen, welche einen Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen und ausschließlich Abschlagszahlungen beinhalten.

  • Bericht Abschlagszahlungen der Vorgangsbearbeitung - offene Abschläge mit der Buchhaltung abgleichen
  • Bericht Umsätze einschließlich Abschlagszahlungen - Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Bild

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.

vorgaenge/abschlagsrechnungen.txt · Zuletzt geändert: 2018/11/12 20:44 von Sandra Kunze
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