Rechnungsversand per XRechnung

XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

• Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
• Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

• Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
• Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
• Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

• Formularname – z.B. Rechnung (1)
• Kundengruppe – $XRechnung
• Drucker – $EmailXRechnung
• Absendeadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
• Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789
• Absendername - z.B. sendername: Max Müller

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.