Concept Wiki howto

howto:abschlaege_im_rechnungseingang

2022-09-21T14:30:49+02:00

Abschläge im Rechnungseingang

Die Eingabe der Abschläge zu Eingangsrechnungen können im Modul „Rechnungseingang“ oder in der jeweiligen Bestellung aufgerufen werden. In dieser Beschreibung beschränken wir uns auf das Modul „Rechnungseingang“, jedoch ist die gleiche Vorgehensweise auch im Modul „Bestellung“ möglich.

Eingabe der Bestellnummer zu der der Abschlag erfolgen soll.
Da die Bestellung evtl. noch nicht bei uns am Lager ist, kommt diese Meldung, die man mit [OK] bestätigt.
Zur Erfassung eines Abschlages die Schaltfläche [Abschläge] anklicken.

Das Eingabefenster der Abschläge öffnet sich und man kann den „Vereinbarten Betrag“ und die „Beschreibung“ manuell hinterlegen. Der Erlösartikel muss ebenfalls hinterlegt werden, damit die Abschlagbeträge auf das korrekte Konto gebucht werden können.

Zahlbetrag lt. Eingangsrechnung eintragen
Beschreibungstext hinterlegen
Erlösartikel auswählen

Die Artikelliste aus der Bestellung wird entfernt und es erscheint die Abschlagsposition in der Positionsliste.
Wie bei Eingangsrechnungen gewohnt, werden nun die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum eingefügt.
Der Nettozahlbetrag wird eingefügt und die Rechnung kann gebucht werden.

Wenn man die Bestellung in der Rechnungseingangsprüfung erneut aufruft, werden folgende Informationen angezeigt.

Der bereits geleistete Zahlbetrag
Nun kann auch ggf. ein weiterer Zahlbetrag eingefügt und wie oben beschrieben eine weitere Anzahlung durchgeführt werden.

Nachdem alle Anzahlung erfolgt sind, wird zu einem späteren Zeitpunkt die Schlussrechnung eingehen. Diese sollte dann den Betrag abzüglich der Anzahlung enthalten. Im Rechnungseingangsmodul werden dann die bereits geleisteten Zahlungen in Abzug gebracht und es kann wie gewohnt nach Eingabe aller Daten die Schlussrechnung gebucht werden.

Das ist der Auszug der Bestellung im Rechnungseingangsbuch.

howto:alte_preise_in_vorgaengen

2022-09-22T09:30:24+02:00

Basket: Alte Preise im Vorgang in den OFML-Daten

Vorabinformationen:

Vorgänge merken sich den Preislistenstand zum Zeitpunkt der Vorgangsanlage
Auch wird beim Kopieren eines Vorgangs dieser Vermerk beibehalten.
Zwischenzeitliche Aktualisierungen der Preislisten verändern das Datum der Preisbasis nicht automatisch!
Das Verhalten kann dazu führen, daß bei manchen Herstellern wie z.B. Vitra bei den Artikeln der Preis „0“ angezeigt wird und sich unter Umständen die Artikel nicht konfigurieren lassen.

Um die bereits eingefügten Artikel zu aktualisieren klicken Sie im pCon.basket auf ‚Extras‘ - ‚Warenkorbartikel aktualisieren‘:

Um sowohl bereits eingefügte, wie auch zukünftige Artikel mit dem ausgewählten Datum zu versehen, aktivieren Sie zusätzlich noch die Checkbox ‚Preisdatum in Kopfkalkulation anpassen‘

Hinweis:

Bitte beachten Sie, daß jeder Vorgang, den Sie kopieren, erst einmal das „Preisdatum“ des alten Vorgangs erhält. Das heißt, wenn Sie heute z.B. einen 2020 erstellten Vorgang kopieren, verhalten sich die Preise wie 2020. Neu eingefügte Artikel ebenfalls! Aktualisieren Sie daher dann unbedingt umgehend vor dem Einfügen neuer Artikel das Preisdatum mit der Zusatzoption Preisdatum in Kopfkalkulation anpassen‘!

Das momentane Verhalten ist aus Sicht der wegscheider office solution nicht optimal praxisorientiert gelöst. Wir werden daher versuchen dieses Thema nochmals in den EDV-Ausschuss des iba (ehemals BSO) mit aufzunehmen und weiterführend aus der Praxis zu diskutieren

howto:arbeiten_im_homeoffice

2022-09-15T06:32:08+02:00

Arbeiten im Homeoffice mit Concept Office

Alle geschilderten Lösungsansätze erfordern eine stabile Internetverbindung zu Ihrem Unternehmen. Desweiteren sollte sichergestellt sein, dass alle genutzten (z. B. private) PCs mit Virenscannern ausgestattet sind. Sollten Sie Hilfe benötigen oder weitere Rückfragen haben, stehen wir Ihnen wie gewohnt zur Verfügung: E-Mail: support@wegscheider-os.de Telefon: +49 9135 2111 55

Setzen Sie nicht Concept Office als lokal installiertes Programm (Client/Server) mit VPN aus dem Homeoffice ein. Hiervon wird ausdrücklich abgeraten und dies wird nicht unterstützt! Hierbei arbeiten Sie direkt auf der Datenbank und es können z.B. bei Internetproblemen massive Fehler und Datenverlust entstehen! Vor dieser Variante warnen wir ausdrücklich!

RDP - Verbindung (PC in Unternehmen)

Hier handelt es sich um eine Remote-Desktop-Verbindung zu Ihrem Firmen-PC. Sie greifen z. B. mit Ihren privaten PC auf Ihren Firmen PC zu und nutzen somit die Leistung und Ressourcen des Firmenrechners. Die Verbindung der Endgeräte / Netzwerke wird über einen VPN-Client oder via RDS-Gateway hergestellt.

Wenn Sie via RDP auf Ihren Firmen-PC zugreifen, darf dieser nicht heruntergefahren werden - Das Einschalten des Firmen-PCs müsste ansonsten vor Ort durchgeführt werden (oder via Wake-On-Lan).

Teamviewer oder andere Fernwartungsprogramme (PC in Unternehmen)

Wie bei der Verbindung via RDP, wird auch hier mit einem privaten PC auf den Firmen PC zugegriffen. Durch die Verwendung eines Fernwartungsprogrammes muss für gewöhnlich kein VPN-Client eingerichtet werden.

In den folgenden Zeilen erfahren Sie, wie die Einrichtung des Fernwartungsprogrammes „Teamviewer“ erfolgen muss:

  Auf dem privaten PC muss die Vollversion von Teamviewer installiert werden: https://www.teamviewer.com/de/ 
  Auf Ihrem Firmen-PC muss die einfache Version von Teamviewer installiert werden: http://download.wegscheider-os.de/teamviewer.exe

Wie auch bei der Verbindung via RDP, darf der Firmen-PC nicht heruntergefahren werden.

Hinweis von www.pcwelt.de:

Teamviewer drückt bei der Gratisversion vorübergehend und inoffiziell beide Augen zu, wenn Sie die Software jetzt beruflich nutzen. Sie dürfen also mit Teamviewer zum Beispiel im Home Office arbeiten.

Terminalserver

Der Idealfall für ein sicheres und performantes Arbeiten im Home-Office ist der Zugang zu Ihrem Netzwerk via Terminalserver. Auf einem Terminalserver können mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und auf unsere kaufmännisch relevanten Anwendungen (Concept Office, Concept DMS, pCon.basket, etc.) zugreifen. Die eigentliche Rechenleistung findet auf dem Server statt und es wird nur noch der Bildinhalt übertragen.

Da die Einrichtung eines Terminalservers für gewöhnlich nicht von Heute auf Morgen erfolgen kann, ist dieser Bereich evtl. nicht für Sie interessant. Dennoch möchten wir Ihnen nachfolgend einige Informationen / Hinweise liefern:

  Es gibt eine 90 tägige Testversion des Microsoft Terminalservers
  Die Verbindung der Endgeräte / Netzwerke wird über einen VPN-Client oder via RDS-Gateway hergestellt
  Beachten Sie weitere Lizenzkosten (Microsoft Office wird z. B. nur in bestimmten Versionen unterstützt)
  Es wird eine pCon.update Dataclient Pro Lizenz benötigt

Falls Sie sich für diese Lösung entscheiden sollte, kann die Installation von Concept Office zeitnah und unkompliziert durch uns durchgeführt werden.

howto:artikelanlage_mit_verkaufseinheiten_mit_nachkommastellen

2022-09-21T14:15:36+02:00

Artikelanlage mit Verkaufseinheiten mit Nachkommastellen

für Artikel mit kleineren Mengen bzw. Nachkommastellen

Oftmals werden für Concept Office Artikel benötigt, welche mit Mengen angeboten werden sollen, welche keine ganzen Vielfache sind - also Teilmengen wie z.B. 1,5 oder 1,75. Diese müssen an zwei Stellen in der Artikelanlage mit anderen Werten angelegt werden, als bei der Standardanlage.

Im Beispiel gehe ich von einem Artikel aus, der mit zwei Nachkommastellen und in 0,01 - Schritten wie 0,05 oder 1,05 angeboten werden kann.

Wichtig sind hier die Kennzahlen in „Kleinste Abgabemenge“ und Losgröße. Sofern eine Kasse angeschlossen wäre (Concept Cash), ist das dritte Feld „Losgröße Kasse“ ebenfalls gleich zu befüllen.

In den Mengeneinheiten muß danach die gewünschte Mengeneinheit gewählt und die Anzahl der Nachkommastellen - im Regelfall zwei - ausgewählt werden.

Abschließend wäre im dritten Reiter „Einkauf“ noch auszuwählen, in welchen Schritten der Artikel beim Händler bestellt werden kann.

Je nachdem, welche der Fehler vergessen wird, entsprechend zu befüllen, erscheint entweder beim Versuch der Übernahme von Artikeln aus dem Basket oder spätestens beim Versuch des Bestellens der Fehler, daß der Artikel kein Vielfaches von „1“ ist (dem Standardwert).

Dies kann jedoch durch die oben angegebenen Werte leicht vermieden werden.

howto:auftragseingaenge_unterschiede

2022-09-15T07:14:38+02:00

Auftragseingänge – Unterschied zwischen Buchungsdatum und „Bestätigt am“–Datum

Grundsätzlich sind die Auftragseingänge bestätigte und fakturierte Werte (VK, EK, Marge etc.), die immer zeitlich eingegrenzt werden. Mit dieser Statistik soll u.a. die Leistung des Vertriebes bzw. des einzelnen Vertriebsmitarbeiter aufgezeigt werden.

In Concept Office gibt es in der Selektion zwei Datumsangaben. Einmal das Buchungsdatum und das Bestätigt am-Datum.

Mit dem „Buchungsdatum“ erhält man den aktuellen Wert jeder einzelnen Position bzw. des kompletten Vorganges zum Zeitpunkt der Auslösung der Statistik. Jede Veränderung der Positionen (löschen, neu erfassen, EK + VK Änderung) wird in dem Zeitraum angezeigt, in dem sie getätigt (gebucht) wurden. Dieses kann zur Folge haben, dass man für einen Zeitraum nicht den letzten kompletten Auftragswert angezeigt bekommt, sondern nur die Werte, die in dem Zeitraum getätigt wurden.

Da diese Art der Auftragseingänge für einige Fachhändler nicht aussagekräftig waren, wurde das „Bestätigt am“ -Datum noch als Auswahl in die Selektion mit aufgenommen. Für einen Auftrag gibt es immer nur ein „Bestätigt am“-Datum, somit werden die Werte immer komplett angezeigt, egal wann diese getätigt (gebucht) wurden. Der Nachteil dieser Möglichkeit ist, dass z.B. eine Änderung der Werte im Mai nicht mehr im Mai angezeigt wird, sondern evtl. im April da der Auftrag dann bestätigt wurde.

Hier ein kurzes Beispiel zur Verdeutlichung. Der Gesamtwert des Auftrages ist 4284,11. Man kann jede einzelne Veränderung der Positionen mit „Buchungsdatum“ und „Bestätigt am“-Datum verfolgen:

Mit dem „Bestätigt am“-Datum bekommt man den kompletten Wert in einer Selektion, die den 17.01.2008 beinhaltet. Auch die Veränderung im März wird zu diesem Datum 17.01.2008 angezeigt. In einer Auftragseingangs-Statistik im März wird der Auftrag bzw. die Auftragspositionen jedoch nicht angezeigt. Das Buchungsdatum würde im Januar nur die Werte mit dem Datum 17 + 23.01.2008 anzeigen und im März nur die Werte vom 07.03.2008, jedoch in beiden Fällen nicht den kompletten Auftragswert.

howto:automatisierte_fibuuebergabe

2022-09-15T16:05:51+02:00

Automatisierte Übergabe der Fibu-Daten

In Concept Office ist es jetzt auch möglich, die Eingangs- und Ausgangsrechnungen an der Fibu-Schnittstelle automatisiert zu übertragen.

Um dies nutzen zu können, ist eine angeschlossene Finanzbuchhaltungssoftware (bspw. Datev, Agenda oder KHK) notwendig.

Die Übertragung der Daten erfolgt dabei über einen Windows-Task, der wöchentlich oder monatlich ausgeführt werden kann.

Dazu ist zunächst die Erstellung einer xml-Datei erforderlich, die die notwendigen Informationen beinhaltet.

Nachfolgend ein Beispiel, wie solch eine Datei aufgebaut sein kann:

<?xml version=„1.0“ encoding=„utf-8“ standalone=„no“?>

<task>

<name>FibuExport</name>

<call>

„Buchungskreis“:„1“,

„BelegdatumVon“:„1.1.2017“,

„BelegdatumBis“:„1.2.2099“,

„UebergabeStammdaten“:„True“,

„BelegeSeparierungsArt“:„1“,

</call>

</operation>

</operations>

</task>

In unserem Beispiel soll der Export für den Mandanten „1“ erfolgen.

Der Wert „Buchungskreis“ entscheidet darüber, ob es sich um Ausgangsrechnungen („1“) oder Eingangsrechnungen („2“) handelt.

Mittels der Belegdaten wird festgelegt, innerhalb welchen Zeitraums die Belege übertragen werden sollen.

Über den Parameter „BelegeSeparierungsArt“ wird definiert, ob die Belege noch nach Buchungsperiode („3“), pro Filiale („1“), pro Geschäftsbereich („2“) oder gar nicht („0“) zu unterteilen sind.

Die nun fertiggestellte xml-Datei ist im Unterverzeichnis „Tasks“ des Sysdata-Ordners von Concept Office unter abzulegen.

Den genauen Pfad können Sie über den Konfigurationsmanager des Concept Office herausfinden.

Folgend ein Beispiel:

Der Programmaufruf

„C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office\Sc.Tools.Automation.exe“ FibuExport

muss dann in eine Windows Task aufgenommen werden, deren Ausführungsintervall entsprechend eingestellt wird.

howto:backup

2022-09-16T07:26:48+02:00

Erstellen/Wiedereinspielen von Backups - Datensicherung

Sehr geehrte Damen und Herren,
in diesem Artikel möchten wir Sie auf die Notwendigkeit von Datensicherungen hinweisen und welche Concept Office Dateien gesichert werden müssen. Einträge wie z. B. Stammdaten, Kalender, Vorgänge, etc. werden in einer Mircosoft SQL Datenbank gespeichert. Vorgangsbezogene Daten (OFML-Konfigurationen, individuelle Artikelbilder/Maskenanordnungen, etc.) werden in separaten Dateien innerhalb der Concept Office Server-Struktur abgelegt.

Datenbank
Um die Datenbank von Concept Office zu sichern, starten Sie zuallererst das ‚SQL Server Management Studio‘ am SQL-Server. Drücken Sie hierfür einfach die Start/Windows-Taste und geben dort ‚sql‘ ein:

In dem nun erscheinenden Fenster müssen Sie die ‚Windows-Authentifizierung‘ auswählen (Bereich ‚Authentifizierung‘):

Alternativ zur ‚Windows-Authentifizierung‘ können Sie sich ebenfalls mit dem ‚SA‘-Benutzer und dem verwendeten Kennwort anmelden.
Da Sie nun mit der entsprechenden Instanz von Microsoft SQL Server Database Engine (Datenbankmodul) verbunden sind, können Sie sowohl eine Sicherung als auch eine Wiederherstellung der Datenbank vornehmen.
Die Vorgehensweise zur Sicherung/Wiederherstellung wird in den folgenden Dokumentationen von Microsoft® beschrieben.

Sicherung: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms187510.aspx
Wiederherstellung: http://msdn.microsoft.com/de-de/library/ms177429.aspx

Dateistruktur
Neben der Datenbank müssen zusätzlich noch die Serverdateien von Concept Office gesichert und an einem entsprechenden Ablageort (separater Server, externe Festplate, Sicherungsband, o. ä.) aufgewahrt werden:

Für weitere Unterstützung kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Wichtiger Hinweis:

Die Sicherung der Daten ist ausschließlich Sache des Softwareanwenders und liegt nicht im Verantwortungsbereich der wegscheider office solution gmbh.

howto:basket_startet_nicht

2022-09-15T16:40:21+02:00

Basket startet nicht nach Update fehlerhafter OFML Daten

Wenn der Basket nach einem OFML Datenupdate plötzlich nicht mehr startet, könnten fehlerhafte OFML Daten, die Ursache sein. Für Sie als Anwender stellt sich das so dar, dass der Fortschrittsbalken nach dem Klick auf den Basket Button, nicht mehr weiter geht:

An der Stelle scheint die Anwendung zu verharren. Oft gibt es eine Fehlermeldung, die aber im Hintergrund gelandet ist und erst in den Vordergrund gebracht werden muss. Dies kann man mit dem sog. Windows Coolswitch (Tastenkombination ALT+TAB) erreichen.

Hierzu wird die ALT Taste dauerhaft gedrückt, während man mit der TAB Taste immer nur kurz drückt und so durch die angezeigten Programme wechseln kann. Die Fehlermeldung trägt den Titel pCon.basket - Warnung.
In der Fehlermeldung ist meist auch das Herstellerkürzel genannt, welches das Problem hervor gerufen hat. Letztendlich muss man dort die Meldung lediglich mit OK bestätigen.

Die Lösung funktionert allerdings nur, wenn das innerhalb eines gewissen, zeitlichen Schwellenwertes gemacht wird. Ansonsten aber, wird das so und so nicht mehr funktionieren und Concept Office muss „hart“ beendet werden. Falls ein Taskmanager nicht zur Verfügung steht, geht das auf jeden Fall durch eine Abmeldung (Rechtsklick auf den Start Schaltfläche) und erneute Anmeldung in Windows.
Beim erneuten Start, von Concept Office werden wird Ihnen erneut der Fehler gezeigt, dann können Sie mit ALT+TAB die Meldung in Vordergrund holen und mit OK bestätigen.

howto:basket_zeigt_schwarzes_fenster

2022-11-10T08:34:16+02:00

Basket zeigt schwarzes Fenster in der Konfiguration an

Wenn der pCon.basket bei Auswahl eines Artikels in „Konfiguration“ nur ein schwarzes Fenster anzeigt, liegt dies an der Grafikeinstellung.

Normalerweise benötigt der pCon.basket an jedem PC eine Grafikkarte mit eigenem Grafikspeicher („dedizierte Grafikkarte“), in welchem er die Texturen ablegen kann. Diese muß auch OpenGL - kompatibel sein.

Ist dies nicht der Fall - z.B. auf Terminalservern, Citrix-Umgebungen etc., so muß der pCon.basket auf den sog. „Kompatiblen“ oder „Softwaremodus“ eingestellt werden. Er arbeitet dann mit dem Arbeitsspeicher des Computers.

Nachteil: Schlechter Qualität der Darstellung & Geschwindigkeitseinbußen.

Die Einstellung muß bei Terminalserver für jeden Nutzer erfolgen!

Öffnen Sie den pCon.basket aus dem Concept Office und gehen Sie ins Menü „Extras“ und dort in die Option „Einstellungen“.

Danach muß einmal das Concept Office neu gestartet werden, damit die Darstellung wieder korrekt ist.

howto:bestellaenderung

2022-09-21T07:35:13+02:00

Bestelländerung - Bereits ausgelöste Bestellungen nachträglich noch ändern

Früher war es notwendig, eine Bestellung zu stornieren und/oder zu löschen, um eine Änderung in einem Vorgang bei einer Bestellung nachträglich zu erfassen und zu bestellen.

Mit dem Bestelländerungsverfahren ab Version 7.1 von Concept Office (Standard) oder 7.0 (nachträglich aktiviert) wurde hier eine einfachere Vorgehensweise geschaffen.

In Concept Office 7.0 muß das Verfahren durch den Support erst aktiviert werden. Da diese neue Funktion eine Änderung der Bestellprozesse darstellt, ist eine Webschulung obligat.

Voraussetzung für eine Bestelländerung:

Die betreffende Bestellung befindet sich im Bearbeitungsstatus bestellt oder bestätigt durch denLieferanten.

Jede Änderung in Bestellungen sollten im Vorfeld auf mit dem Hersteller besprochen werden (insb. wegen des Zeitpunkts des Produktionsbeginns / Änderung noch möglich / Konditionen etc.). Hier empfiehlt sich nach wie vor die telefonische Kontaktaufnahme. Die Bestelländerung in Concept Office bildet nur den Prozeß in der Warenwirtschaft selbst - z.B. für Ihre Statistik - ab.

Bitte beachten Sie, dass Bestelländerung bei Verwendung von elektronischen Bestellungen (z.B. per EDI) oder per Mail nicht nochmals an den Hersteller gesendet werden dürfen. Also nicht per Mail und nicht als Druck via OEXXml. Diese dürfen nur für Sie als Dokumentation auf Papier bzw. für DMS gedruckt werden. Der Hersteller wird ausschließlich von Ihnen direkt kontaktiert. Änderungen bearbeitet der Hersteller direkt in seinem System. Diese Vorgehensweise wird ausdrücklich von verschiedenen Herstellern so gewünscht. Eine erneute Übertragung der Bestellung auf elektronischem Weg kann beim Hersteller nicht adäquat verarbeitet werden!

Vorbereitung erstmalig:

Setzen Sie unter Weitere Stammdaten / Geschäftsbereiche für die betreffenden Geschäftsbereiche der Büroeinrichtung die Funktion „Möbelfunktionen freischalten“.

Falls die Funktion Bestelländerung aktivieren bei Ihnen nicht verfügbar ist, setzen Sie sich bitte mit unserem Support in Verbindung.

Wichtig: Führen Sie Positionsänderungen ausschließlich im pCon.basket durch:

Artikelvarianten
Mengen
Wegfall von Positionen
Neue Positionen

Änderung des Liefertermins, des Liefer-u. Lagerortes werden direkt im Bestelldatensatz durchgeführt. Sie können eine Bestellung auch mehrfach ändern. Wichtig ist es, nach erfolgter Änderung, die Bestelländerung durch das Auslösen eines aktuellen Bestelldrucks abzuschließen! Die eigentlichen Änderungen werden im System nicht separat aufgezeichnet. D.h. Umfangreiche Bestelländerungen sollten separat dokumentiert werden. Die Änderungen lassen sich in Concept Office nur über die Druckhistorie des Bestelldatensatzes einsehen!

Bestelländerung aktivieren:

Um eine Bestelländerung durchzuführen, öffnen Sie den betreffenden Datensatz und wählen „Bestelländerung aktiveren“.

Allgemeine Bestelldaten ändern: Allgemeine Bestelldaten wie Lieferanschriften, Liefertermin (Terminwunsch) oder auch das Lager. Diese Punkte können Sie, nachdem die Bestelländerung aktiviert wurde, in der Bestellung selbst ändern.

Die Lieferanschrift kann manuell im Bestellkopf abgeändert werden.

Lieferanschrift ändern durch Lageränderung: Die Lieferanschrift kann durch eine Lageränderung auf das „kein Lager, Direktlieferung„ zusätzlich geändert werden. Hier hat man nun die Möglichkeit aus der Anschriften-Datenbank eine bereits angelegte Anschrift auszuwählen.

Das Lager kann natürlich in diesem Zuge auch einzeln geändert werden. Die Adresse des Lagers wird dann automatisch als Lieferanschrift gesetzt. Wichtig hierbei ist, dass nur dem Sammelartikel bzw. Artikel zugeordnete Läger ausgewählt werden können.

Änderung von Positionsdaten: Im Zuge der Bestelländerung ist es nun auch möglich, Artikel bis zur Variante zu ändern. Um die Positionsdaten zu ändern, müssen Sie zum bestehenden Vorgang, welcher Ihrer Bestellung zugeordnet ist. Die Änderungen werden im pCon.basket durchgeführt! In der Positionsliste werden alle Artikel, die in einer Bestellung mit aktiver Bestelländerung violett angezeigt.

Sobald Sie den pCon.basket öffnen, werden Sie darauf hingewiesen, dass es offene Bestelländerung vorhanden sind. Diese Meldung kann abgewählt werden.

Die Menge können Sie im pCon.basket ändern. Diese kann in der Artikelliste oder zum jeweiligen Artikel in der Artikelkalkulation geändert werden.

Die Variante kann im pCon.basket ebenfalls geändert werden. Hierzu den gewünschten Artikel selektieren und im Reiter „Konfiguration“ abändern. Hier kann die komplette Variante geändert werden. Sobald der Basket geschlossen wird, werden die Neuerungen in Concept Office übertragen und können bestellt werden.

Es können nun neue Artikel in eine bestehende Bestellung, bei der eine Bestelländerung vorhanden ist, hinzugefügt werden. Hierzu müssen die neuen Artikel im pCon.basket ausgewählt und konfiguriert werden, der Basket geschlossen und die Artikel neu bestellt werden. Wichtig hierbei ist, dass beim Bestellvorgang dieser Haken (siehe Bild unten) gesetzt wird. Er darf jedoch nur in Bestellungen aus Bestelländerungen gesetzt werden!

Anschließend muss die Bestellung manuell gedruckt werden. Nach dem Druck ist aus der erfassten Bestellung eine bestellte Bestellung geworden. Die Bestelländerung schließen Sie ab, in dem Sie die Bestellung unter Sonstiges erneut auslösen.

Wie bereits eingangs erwähnt, ist es zwingend notwendig, bei Bestellungen per Concept EDI - also elektronischen Bestellungen - vor dem Druck der Bestellung im Reiter Lieferdaten/Sonstiges der Bestellung auf Ausgabeart „Papier“ umzustellen. Versenden Sie keine Bestelländerungen per EDI (OEXXml), da Hersteller dies nicht verarbeiten können!

Damit erzeugt das System eine neue Version Ihrer Bestellung. Dies können Sie im Vorgang in den Bestellungen nachvollziehen.

Bestelländerungen können nur durch einen Bestelldruck beendet werden. Das Rückgängig-machen des Aktivieren einer Bestelländerung ist anders nicht möglich! Sollten Sie also versehentlich eine Bestelländerung ausgelöst haben, können Sie diese einfach Drucken („nur Daten erzeugen“), um den Status wieder zurückzustellen.

howto:brexit

2022-09-12T10:51:42+02:00

Brexit und die Auswirkungen

Infolge des Ausscheidens Großbritanniens aus der Europäischen Union ergibt sich eine kleine, aber wichtige Änderung innerhalb des Steuer- und Zollverhaltens bei der Berechnung von Auslandslieferung.

Hierzu muß von Ihnen eine Änderung in den Ländereinstellungen Ihres Concept Office vorgenommen werden.

Unter „Weitere Stammdaten“ → „Länder“ finden Sie die Zuordnung der einzelnen Länder zu den jeweiligen Gebieten (Inland / EU-Ausland / Sonstiges Ausland).

Dort wird bei Ihnen vermutlich noch „EU-Ausland“ stehen.

Bitte suchen Sie dort „Großbritannien“ und öffnen Sie in der Liste das Land mit einem Doppelklick.

Stellen Sie dort dann in „Zuordnung“ das Land auf „Sonstiges Ausland“ um und klicken Sie oben auf „Speichern“.

Bitte beachten Sie, dass idealerweise anschließend Concept Office einmal neu gestartet werden sollte, falls Sie direkt danach Vorgänge nach oder aus Großbritannien bearbeiten müssen.

Achtung: Wie Sie in der Presse sicherlich bemerkt haben, kann hier für einen Teil der zugehörigen Staaten zu Großbritannien noch einzelne, dedizierte Änderungen geben (Unabhängigkeit → Wiedereintritt EU). Sollte dies geschehen, informieren wir Sie nochmals gesondert über das notwendige Vorgehen zu diesen Ereignissen.

howto:briefbogenintegration

2022-09-21T07:20:20+02:00

Briefbogenintegration Concept Office

Für die Briefbogenintegration werden JPG Dateien genutzt. Diese müssen in den zentralen Concept Office Pfad unter Reports z.B. \\Server\WOS\CO\Reports kopiert werden. Die JPGs müssen die exakt vorgegebenen Namen haben damit das Programm diese austauscht.

1. Die Absenderzeile: Dateiname = Absenderzeile.jpg

Größe 1181×56 Pixel

2. Die Kopfzeile:

Dateiname = Kopf.jpg

Größe 2215×531 Pixel

3. Die Fußzeile:

Dateiname = Fuss.jpg

Größe 2215×295 Pixel

Die Optimale dpi ist 300×300. Wenn man Umfangreiche Angebote drucken will und der Speicherverbrauch zu stark steigt, sollte man die dpi minimieren.

Vorlagen sind im Zentralen Concept Office Pfad im Ordner „Vorlagen“, diese kann man bearbeiten und anschließend im Reports Ordner austauschen.

Sollten zu druckende Bereiche in den „nicht druckbaren Bereich“ des Druckers ragen, so kann dies zu weiteren Effekten (evlt. Verkleinerung beim Druck) führen, da u.U. dann skaliert wird. Bei einer PDF wird das nicht passieren, wenn man diese betrachtet, ggfs. aber wieder wenn diese gedruckt wird. Das hängt dann von den Druckoptionen des PDF Programms ab.

Die PNG Vorlagen sollen als, verlustfreies Format, für die Bearbeitung herhalten. Diese Vorlagen muss man final als JPG Datei exportieren, um ein „hochqualitativeres“ JPG zu erhalten.

Wenn man die Vorlagen oder auch die angegebenen Daten einhält werden die Dateien mit dem Formularen harmonieren.

Mandantenspezifisch

Um die Briefbögen Mandantenspezifisch anzupassen, müssen in den zentralen Concept Office Pfad unter Reports z.B. \\Server\WOS\CO\Reports Ordner angelegt werden. Jeder Mandant erhält einen Ordner, der mit der eindeutigen Mandanten Nummer betitelt ist.

In diesen Ordner müssen die Mustersätze erneut abgelegt werden. Die Musterformulare sind in dem gleichen Verzeichnis abgelegt, unter dem Namen MusterSaetze.zip. In diesem ZIP-Archiv sind alle vorhandenen Mustersätze abgespeichert.

Die Archivierung muss extrahiert werden und der zurzeit aktivierte Mustersatz* muss in den gewünschten Mandant Ordner eingefügt werden.

Nach diesen Schritten kann die Briefbogenintegration, wie oben beschreiben, durchgeführt werden.

* Um den aktivierten Mustersatz heraus zu finden, muss auf die Windows Taste geklicht werden → Ordner Software Concept suchen → Konfigurationsmanager öffnen.

Im Manager kann unter dem Reiter „Sonstiges“ neben „Report-Mustersatz“ der Mustersatz herausgefunden werden.

Attachments:
beigefuegte_vorschau_angebote.zip

vorlage300x300dpi_mit_rahmen.zip

vorlage300x300dpi.zip

howto:digitale_betriebspruefung

2022-09-21T08:54:04+02:00

Zugriffsarten für eine digitale Betriebsprüfung

Wenn Ihnen eine Prüfungsankündigung des Finanzamtes vorliegt, so sollte im Voraus sichergestellt werden, auf welche Weise der Prüfer Zugriff auf das Concept Office und die notwendigen Daten erhalten kann.

Grundsätzlich werden folgende Zugriffsarten unterschieden:

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff

Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf Datenverarbeitungssysteme (DV-System) zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten. In der Praxis ist dem Prüfer ein normaler „Buchhaltungsarbeitsplatz“ mit Zugriff auf sämtliche Systeme, in denen steuerrelevante Daten verwaltet werden, zur Verfügung zu stellen. Es ist dann im eigenen Interesse die Aufgabe des Steuerpflichtigen, die Zugriffsmöglichkeiten des Prüfers auf einen Nur-Lesezugriff zu beschränken und den Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten zu unterbinden.

Z2: Mittelbarer Datenzugriff

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung hat das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem DV-System vertraute Personen verpflichtet.

Z3: Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden. Als Datenträger kommen insbesondere DVDs in Betracht. Die Finanzverwaltung empfiehlt, die Daten im sogenannten Beschreibungsstandard zur Verfügung zu stellen, dies ist aber nicht verpflichtend. Für SAP®-Systeme hat die Finanzverwaltung 2015 ein Modell zur Z3-Datenanforderung bundeseinheitlich abgestimmt. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, sich besser auf die Betriebsprüfung vorzubereiten.

(Quelle: https://audicon.net/themen/zugriffsarten)

Im Umfeld des Concept Office können wir aber nur einen Zugriff nach „Z1“ sicherstellen.

Dies hat u.a. den Hintergrund, dass es sich beim Concept Office um ein reines Warenwirtschaftsprogramm handelt und damit bspw. Lohn- und Gehaltsinformationen darüber nicht abrufbar sind.

Für einen Zugriff nach „Z3“ eignen sich Dokumentenmanagementsysteme bzw. bekannte Fibusoftwareprogramme (Agenda, Datev usw.)

howto:edi_bestellungen_mit_bene_-_wichtig

2022-09-15T14:46:15+02:00

EDI: BENE - notwendige Einstellungen für Concept Office hierzu

Bitte beachten Sie, dass für das elektronische Bestellen (EDI) über Concept Office ein paar Besonderheiten für den Hersteller BENE zu beachten sind.

Diese Änderungen ist in allen Versionen ab 7.0.2988 obligat!

Zum Einen muß in der als Lieferant angelegten Firma BENE in Lieferantendaten das Ausgabeformat auf „OEXXml 3.0“ eingestellt sein.

Die zweite notwendige Anpassung ist in den Mandantenkonfigurationen vorzunehmen (Bereich „Administration“ → „Konfigurationen“).
Hier muß die Konfiguration 318 auf „Ja“ gestellt und im Textfeld darunter das Kürzel für Bene (ggf. zus. mit altem Kürzel getrennt) eingetragen sein.

Somit wird sichergestellt, dass BENE die daten via EDI in korrekter Form enthält.

howto:edi_notwendige_rechte

2024-09-11T10:34:46+02:00

EDI: Minimale Rechte zur Verwendung von Concept EDI

Des Öfteren wird nach „minimal notwendigen“ oder „erforderlichen“ Rechten gefragt, die notwendig sind, damit Nutzer Concept EDI nutzen können.

Hier eine kurze Übersicht zu den einzustellenden Rechten in der Rechteverwaltung.

Idealerweise wird eine Gruppe „Concept EDI“ oder „Elektronische Bestellung“ erstellt und die gewünschten Mitglieder in diese (zusätzlich) aufgenommen.

Die Rechte addieren sich mit Rechten, die die jeweiligen Nutzerinnen und Nutzer bereits durch andere Gruppen haben.

Bei Nutzern, die nicht selbst Hersteller und deren Kürzel konfigurieren können sollten, wäre es möglich, den Punkt Hersteller & Händler auf „keine Rechte“ zu stellen. In der Praxis ist dies jedoch nicht erforderlich.

Diese Einstellungen sind für den Reimport und im Falle von Verwendung von eAB auf für diese erforderlich.

howto:excelexportfehler

2022-09-15T14:56:02+02:00

Fehler beim Export aus Concept Office nach Excel

Bei manchen Arbeitsplätzen erscheint ein Fehler, wenn versucht wird, mit der Funktion „Daten verarbeiten“ Listen nach Excel zu exportieren.
Meist erscheint dort eine Fehlermeldung wie diese:

Es gibt hier mehrere mögliche Ursachen.

1. Zuerst sollte geprüft werden, ob an dem Platz eine Installation von Microsoft Office überhaupt vorhanden ist. Wenn nicht, kann kein Export erfolgen. Wenn ja, solle eine Reparaturinstallation von Microsoft Office erfolgen, was oftmals das Problem nach einem Neustart von Concept Office bereits behebt.

2. Oftmals ist jedoch erforderlich, die Umgebungsvariablen auf dem betroffenen System in Windows zusätzlich noch zu ergänzen.
Hier muß in Windows in der Systemsteuerung → System → Erweiterte Einstellungen die Umgebungsvariable ergänzt und danach der PC neu gestartet werden:
Pfad:
C:\Program Files\Business Objects\BusinessObjects Enterprise 12.0\win32_x86
hier einfügen:

Danach ist ein Neustart des Gerätes erforderlich, da nur dann Windows die veränderten bzw. ergänzten Einstellungen registriert.
3. In manchen Fällen sind jedoch zusätzliche Installationen von DLL (Bibliotheken) von Microsoft auf dem entsprechenden Arbeitsplatz erforderlich:

https://wiki7.software-concept.info/doku.php?id=xlsexportfehler2017

Danach kann der Export aus Concept Office durchgeführt werden.

howto:herstellerauftragsbestaetigungen_faq

2022-09-21T14:55:07+02:00

Für die elektronische Verarbeitung von Herstellerauftragsbestätigungen in Concept Office 7 steht ihnen eine umfangreiche Dokumentation zur Verfügung.

https://wiki7.software-concept.info/doku.php?id=herstellerauftragsbestaetigungen

Im täglichen Arbeiten entstehen darüber hinaus Detailfragen, die wir nachfolgend formuliert und beantwortet haben (sogenannte FAQ)

1. Spalte BestellungsNr. steht auf „0“ in der AB-Übersicht. Es werden keine Bestellwerte angezeigt.

Ursache: Entweder wurde der Bestelldatensatz gelöscht/storniert oder die Auftragsbestätigung des Herstellers liefert keine Bestellnummer.

Lösung: Neben der Bestellnummer „0“ können Sie auch die Bestellsuche starten und die Zuordnung manuell nachtragen.

Falls Sie diese nicht kennen, finden Sie in der betreffenden Zeile in der Spalte Zusatzdokument die Auftragsbestätigung als PDF-Datei aufrufbar.

Nach der Zuordnung die Taste F5 drücken (Aktualisieren). Bei korrekter Zuordnung werden jetzt die Bestelldaten wieder angezeigt.

Die Prüfung kann nun wie gewohnt durchgeführt werden.

howto:howto

2022-11-10T08:35:04+02:00

How TO

Seiten in diesem Namensraum:

B (Fortsetzung)

Fehler beim Export aus Concept Office nach Excel

herstellerauftragsbestaetigungen_faq

Liefertermin ermitteln

M (Fortsetzung)

TAPI-Schnittstelle einrichten

Updateservice - Concept Office über einen Dienst aktualisieren

Variable Skalierung der individuellen Basket-Bilder

Zugriffsarten für eine digitale Betriebsprüfung

howto:kundenhistorie_und_artikelbezogene_auswertung

2022-09-16T07:32:57+02:00

Artikelbezogene Auswertung in Concept Office

Mit der Funktion „Auskunft“ haben Sie die Möglichkeit, kunden- und artikelbezogene Vorgangshistorien zu generieren. Ein typisches Szenario für diese Funktion wäre z. B. die Nachfrage eines Kunden: „Ich habe Ende 2017 einen Container bei Ihnen gekauft, ich benötigte diesen noch zwei Mal.“

Das Modul „Auskunft“ können Sie in der Strukturansicht im Bereich „Auswertungen“ öffnen:

Um die Ergebnisse bereits im Vorfeld einzuschränken, sollten Sie hier bereits die Firmennummer hinterlegen (das Feld „Artikelnummer“ ist für OFML-Artikel nicht relevant). Klicken Sie anschließend auf „Historie anzeigen“:

In dem nun erscheinenden Fenster „Auskunft Historie“ haben Sie die Möglichkeit, weitere Suchkriterien zu hinterlegen. Sobald Sie auf „Anzeigen“ klicken, wird die hinterlegte max. Anzahl an Positionen angezeigt:

Das Ergebnis können Sie mit der Filterfunktion noch weiter einschränken, bis Sie den gewünschten Artikel gefunden haben:

Das Ergebnis der Auskunft kann wie üblich mit der Tastenkombination STRG + SHIFT + G exportiert werden:

howto:liefertermin_ermitteln

2022-09-21T08:49:19+02:00

Liefertermin ermitteln

In der Vorgangsbearbeitung kann über den Reiter Modulfunktion und über die Modulfunktionsleiste die Funktion „Liefertermin ermitteln“ ausgewählt werden.

Über diese Funktion erhält man eine komplette Übersicht aller Vorgangsbezogenen Positionen mit deren hinterlegten Terminen (Kundenwunschtermin, Lieferterminwunsch beim Lieferanten und der avisierte Termin vom Lieferanten).

„Terminwusch des Kunden“ wird im Vorgang hinterlegt

„Terminwunsch des Kunden“ wird in die Bestellung übergeben

Avisierung der Lieferung durch den Lieferanten in der Bestellung

Finale Avisierung über die Funktion „Liefertermin ermitteln“ im Vorgang

Über diese Funktion können Sie einen oder mehrere effektive Auslieferungstermine ermitteln.

Durch die Schaltfläche „Terminvorschlag eintragen“ wird der von Ihnen avisierte Termin in die Positionen des Auftrags übernommen.

Möchten Sie einen bereits eingetragenen Termin überschreiben, so ist der Haken „bereits eingetragene Termine beibehalten“ zu entfernen.

Der Haken „Disponiert“ ist ein Kennzeichen für Sie, dass die Terminplanung soweit abgeschlossen, und der Kunde über den Termin informiert wurde.

Der avisierte Termin ist jetzt im Reiter „Lieferdaten/Texte“ am Vorgang einsehbar

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit ein Lieferavis auslösen.

An dieser Stelle ist der Text der Auftragsbestätigung mit einem Avisierungstext zu überschreiben.

Zur Vereinfachung empfiehlt es sich diesen Textbaustein anzulegen um diesen dann direkt laden zu können.

howto:materialteuerungszuschlag

2022-09-14T11:21:52+02:00

MTZ - Materialteuerungszuschlag Sedus

Teuerungszuschlag in Concept Office erfassen

Öffnen Sie das Modul „Möbelkonditionen“ im Bereich Stammdaten. Dort fügen Sie zu allen vorhandenen Sedus Konditionen in einer zusätzlichen Zeile den gewünschten Materialteuerungszuschlag ein (z.B. 3,9%).

Dieser wird dann automatisch auf den derzeitigen Katalogpreis aufgeschlagen und auch angezeigt.

Wenn Sie NICHT möchten, dass dieser bei Ausweisung von Kunden-Rabatten angezeigt wird, setzen Sie den Haken in der Spalte „Verdeckter VK-Rabatt“.

So wird der Teuerungszuschlag aufgeschlagen, aber nicht angezeigt.

In vorhandenen Projekten muss der Teuerungszuschlag bei Bedarf manuell an den Positionen hinzugefügt werden.

Die geänderten Möbelkonditionen werden immer beim Einfügen von Artikeln angewandt, somit auch wenn man z.B. Daten aus dem pCon.planner einfügt.

Teuerungszuschlag in Concept flex erfassen

Öffnen Sie das Modul „Möbelkonditionen“. Dort legen Sie bei Sedus eine neue Kondition mit dem gewünschten Materialteuerungszuschlag an (z.B. 3,9%).

Dieser wird dann automatisch auf den derzeitigen Katalogpreis aufgeschlagen und auch angezeigt.

In vorhandenen Projekten muss der Teuerungszuschlag bei Bedarf manuell an den Positionen hinzugefügt werden.

Die geänderten Möbelkonditionen werden immer beim Einfügen von Artikeln angewandt, somit auch wenn man z.B. Daten aus dem pCon.planner einfügt.

howto:mehrwertsteuer-zuordnung_und_mehrwertsteuer-freie_berechnung_in_concept_office

2022-09-15T13:28:37+02:00

Mehrwertsteuer-Zuordnung und Mehrwertsteuer-freie Berechnung in Concept Office

Die Berechnung der Mehrwertsteuer kann in Concept Office sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf verändert werden. Im Einzelnen unterscheiden wir folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei (Nicht-EU) -Ausland

Grundeinstellungen:

Grundsätzlich gibt es mehrere Parameter und „Stellen“ in Concept Office, welche auf die Berechnung der Mehrwertsteuer sowohl beim Einkauf, als auch beim Verkauf direkte Auswirkung haben. Diese Stellen sind:

1. Basisdaten unserer Firma

Zu finden in Administration → Mandaten im aktuellen Mandanten. Sind mehrere vorhanden, sind die Einstellungen für jeden Mandanten extra zu führen!

Umsatzsteuer-ID - obligat für die Umsatzsteuer-freie Rechnungsbuchung im EU-Ausland. Damit wird Verlagerung der Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger ermöglicht (Reverse Charge). Diese ist auch im Inland erforderlich, um nachzuweisen, dass es sich um ein Unternehmen handelt. Im Inland kann hier jedoch auch alternativ die Steuernummer angedruckt werden.

2. Länder

Zu finden in Weitere Stammdaten → Länder. Es sollten alle Länder gepflegt werden.

Die Zuordnung entscheidet letztlich, welche Kontierung später für das Land gezogen wird und damit indirekt der Steuersatz bzw. die Steuerpflichtigkeit.

3. Steuersätze

Zu finden in Weitere Stammdaten → Steuersätze.

Für jedes Land sollten grundsätzlich immer alle drei Steuersätze zu pflegen. Dies bedeutet auch den „Frei“ benannten. Es mag unlogisch sein, für ein Land extra nochmal das Land einzutragen mit „0“ für den Steuersatz. Es ist jedoch erforderlich, da sonst bei Rechnungsstellung aus dem Auftrag schnell ein Fehler erscheint. Das Programm prüft grundsätzlich nach dem Schema Land erkannt → welche Zuordnung (Inland…) in den Kontierungen → welcher Eintrag dort (Steuerfrei, Reduziert, Normal) und danach den entsprechenden Steuersatz.

Wichtig ist auch bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, unbedingt den sog. „externe Schlüssel“ gemäß Angaben der FiBu zu pflegen, da über ihn dort der hinterlegte Steuersatz geregelt wird! Als Besonderheit kann es weiterhin noch geben (siehe Artikel „Termporäre Mehrwertsteuersenkung“), dass zeitweise mit einem aktuellen und alten Satz gearbeitet wird (siehe Screenshot).

4. Kontierungsgruppen

Zu finden in Weitere Stammdaten → Kontierungsgruppen.

Die Kontierungsgruppen sollten unbedingt für alle vorhandenen Kontierungsgruppen (Lieferungen, Leistungen…) gepflegt werden - auch z.B. für Abschläge!

Die Mindesteintragungen, welche in den Kontierungsgruppen erforderlich sind, sind „Inland“, „EU-Ausland“ und „sonstiges Ausland“. Wir werden später noch darauf kommen, in welchen Fällen noch weitere erforderlich sind. Ebenfalls essentiell ist es, diese für „Verkauf“ und für „Einkauf“ zu pflegen, da es sich sonst spätestens bei Rechnungseingangsbuchung rächen wird, dies vergessen zu haben!

Die Grundeintragungen und ihre steuerliche Zuordnung sehen Sie oben. EU-Ausland wird erst durch eine Besonderheit steuerfrei und muß daher nicht auf „Steuerfrei“ gestellt werden. Hierzu später mehr.

Es müssen zumindest wie oben die Kontierungen mit validen Zahlen <> 0 befüllt werden. Wird dies unterlassen, kann keine Rechnung erstellt und/oder gebucht werden.

Achtung: Die oben gezeigten Angaben zeigen fiktive Kontierungen bei einer Firma ohne angeschlossene FiBu. Die tats. einzutragenden muß der Kunde selbst bei seinem Steuerberater erfragen. Diese sind sehr wichtig, besonders wenn eine FiBu angeschlossen ist!

5. Zuordnung am Artikel

An jedem Artikel - gleich ob Sammelartikel, Montageartikel oder normaler Warenwirtschaftsartikel - findet sich in den Stammdaten unter Gruppierungen/Weiteres der Parameter „Kontierungsgruppe“. Über diese wird die Zuordnung zu den dort eingestellten Kontierungsinformationen und damit indirekt zu Steuer und Land gezogen.

Zusammenfassend kann man zu den bisherigen Punkten sagen - die „Ermittlungskette“ von Concept Office arbeitet wie folgt:

Kontierungsgruppe am Artikel → Kontierungsgruppe → Länderzuordnung (einz. Land/Steuergebiet oder Inland…) → dort hinterlegte Besteuerung (Normal/Reduziert/Frei) → in Steuersätze für dieses Gebiet/Land hinterlegter Steuersatz in %

Laufend zu pflegende Einstellungen:

Legt der Mitarbeiter Kunden neu an, ist es empfehlenswert, von diesen immer die Steuernummer und vor allem die Umsatzsteuer-ID zu erfragen und diese zu prüfen (Auslandskunden).

Das Prüfprotokoll ist dabei zu archivieren!

https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/AuslaendischeUSt-IdNr/auslaendische_ust_idnr_node.html

In der Firma des Kunden findet sich unter „Weiteres“ das Feld für die Umsatzsteuer-ID. Diese sollte grundsätzlich vor Anlage von Vorgängen für diesen Kunden befüllt sein. Wird z.B. ein Vorgang ins EU-Ausland mit Mehrwertsteuer berechnet, ist in den meisten Fällen das Fehlen dieser Umsatzsteuer-ID der Hintergrund. In anderen, selteneren Fällen das falsch gesetzte Steuergebiet an der Lieferadresse des Kunden.

Mögliche Steuerfälle beim Verkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)

1. Mehrwertsteuer normal (Normalsatz)
Dies ist der Normalfall, welcher keinerlei besondere Eingriffe erfordert.

2. Mehrwertsteuer reduziert
Hier ist es erforderlich, dass der Artikel einer entsprechenden Kontierungsgruppe für reduzierte Waren (wenn nicht vorhanden, erstellen) zugeordnet ist, in der für das Land oder Steuergebiet der reduzierte Steuersatz ausgewählt ist. Desweiteren muß in „Steuersätze“ für das Land unter den reduzierten Steuersätzen der aktuelle reduzierte hinterlegt sein.

3. Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Voraussetzung ist die Hinterlegung einer Umsatzsteuer-ID beim Kunden - möglichst vor Erstellung des Vorgangs. Wird dies vergessen oder erfolgt die nicht korrekte oder nicht vollständige Eintragung in den Kontierungsgruppen, erhält der Kunde bei Übernahme aus dem pCon.basket oder bei Versuch der Rechnungsstellung z.B. folgende Fehlermeldung

Hier ist zu prüfen, welcher Artikel (von mir hier entfernt) betroffen ist. Dann geht man über dessen Kontierungsgruppe und die Lieferadresse zur entsprechenden Kontierung und prüft für diese die Steuersätze des Lieferlandes. Bei der Meldung wie oben steht meist in der Kontierung eine „0“ - diese ist also noch nicht vollständig befüllt.

4. Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland
Dieser Fall ist problemlos und wird bei richtiger Eintragung der Kontierungsgruppen direkt angewendet.

5. Mehrwertsteuerfrei im Inland
Hier handelt es sich um Sonderfälle! Diese müssen eine stichhaltige Begründung haben. Der Kunde sollte immer darauf hingewiesen werden, dass er - bei nicht begründeter Anwendung - massive Konsequenzen im Falle einer Steuerprüfung zu befürchten hat! Des Öfteren hört man, dass der Kunde dies aus Kulanz seinem Kunden gegenüber machen möchte oder anderen Gründen - dies ist nicht zulässig und darauf muß ausdrücklich hingewiesen werden. Es erfolgt auf eigene Gefahr und gegen unseren Rat!
Eine Übersicht der Sonderfälle findet man unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html
Die häufigsten, uns begegnenden Fälle sind die sog. Ausnahme der Besteuerung nach §13b (Bauleistungen)
https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
sowie Lieferungen an NATO-Gebiet (Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk.) oder §9 Freihafen (Freihandelsabkommen).

Sonstige außergewöhnliche Steuerfälle sollten immer mit dem Steuerberater abgestimmt werden!

In den Sonderfällen muß in den Weitere Stammdaten → Länder ein zusätzliches Steuergebiet erstellt werden:

Wichtig ist hier die Zuordnung als „Steuergebiet“. Man könnte sagen, man schafft hier ein „künstliches Land“, welches gesondert berechnet wird.

In den Kontierungsgruppen muß dieses ebenfalls noch angelegt werden

Vermutlich ahnen Sie es schon - es muß noch der Steuersatz für dieses neue Steuergebiet angelegt werden:

Wie wird nun dieses Steuergebiet „angewandt“. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die einfachste ist, dies an der Lieferadresse des Kunden als Steuergebiet zu hinterlegen. Dies hat aber nur Sinn, wenn diese Adresse immer so beliefert wird. Ansonsten kann ein Steuergebiet auch manuell - für den Einzelfall - im Vorgang unter „Sonstiges“ gewählt werden.

Diese Eintragung gilt dann nur für den aktuellen Vorgang und übersteuert das Steuergebiet, welches an der Lieferadresse des Kunden hinterlegt wurde, manuell!
Ebenso lassen sich auch andere Sonderfall-Steuergebiete anlegen. So gab es zum Beispiel einen besonderen Fall, in welchem auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden wegen eines Zwischenlagers in die Schweiz (Nicht-EU wäre Steuerfrei) mit Mwst. geliefert werden mußte. Dies läßt sich auch über diesem Weg - jedoch dann mit manuell auf „Normal“ gesetztem Steuersatz abbilden.

Mögliche Steuerfälle beim Einkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland

Die Vorgehensweise setzt voraus, dass wie erwähnt in den Kontierungsgruppen auch die Seite „Einkauf“ gepflegt wurde. Nur dann kann eine Eingangsrechnung richtig gebucht werden!

Wichtig sind bei Fehlern bei der Rechnungseingangsbuchung die Felder der Kontierungen. Steht hier z.B. „9999“ oder „-9999“, so ist die Kontierung nicht korrekt befüllt und in der fraglichen Kontierungsgruppe findet sich dort eine „0“. Dies muß der Anwender korrigieren. Wichtig ist auch, am Rechnungseingang das Steuergebiet zu kontrollieren. Dieses ist das Steuergebiet des Rechnungsstellers! Danach sollte sich die Rechnung buchen lassen.

Abschließende Bemerkungen:

Das Programmverhalten wird durch mehrere Konfigurationen beeinflußt. Diese sind im Bereich „Administration“ unter „Konfigurationen“ erreichbar. Wichtig ist, im Falle eines Fehlverhaltens deren korrekte Einstellung zu prüfen!

Die Wichtigste, von deren korrekter Einstellung bei den bisherig geschilderten Verhaltensweisen ausgegangen wird, ist die Konfiguration „8“:

Die Einstellung ist für Deutschland so obligat! Diese darf nur in Sonderfällen in anderen Nicht-EU-Ländern verändert werden.
Empfohlen wir auch, die nachfolgende Konfiguration „1089“ auf eine Prüfung einer eingebenen Umsatzsteuer-ID vorzubelegen:

Um unerwünschtes Programmverhalten zu verhindern und zugleich die Mitarbeiter zu einer korrekten und vollständigen Anlage von Firmen zu „erziehen“, ist auch das Setzen der Konfiguration „295“ sehr hilfreich:

howto:mindestbestellwertpruefung

2022-09-15T06:37:19+02:00

Mindestbestellwertprüfung bei der Angebotserstellung

Bisher konnte der Mindestbestellwert, der in den Lieferantendaten hinterlegt ist, nur in der Bestellung geprüft werden.

Mit der neuen Konfiguration 434 kann dieser nun auch beim Verlassen des Basket in den Vorgangstati „erfasst“, „angeboten“ und „bestätigt“ geprüft werden.

Die „Konfigurationen“ finden Sie unter dem Modul „Administration“. Dort wählen Sie das Merkmal 434 aus und stellen die Einstellung auf den Wert „1 - prüfen“

Nun können Sie in den Firmen einen Lieferanten auswählen und dort im Karteireiter „Lieferantendaten“ das Feld Mindestbestellwert und Zuschlag mit Werten belegen.

Wenn Sie nun im OFML-Basket Artikel dieses Lieferanten auswählen, die unter dem Mindestbestellwert liegen erscheint folgende Meldung:

So ist nun auch in der Angebotsphase gewährleistet evtl. Zusatzkosten des Lieferanten zu prüfen und zu berücksichtigen.

howto:modern_authentification_einstellen

2023-01-02T13:27:28+02:00

Modern Authentification

Modern Authentification einstellen (Oauth2 Authentification für den POP3 Aufruf)

Notwendig für für Concept EDI, EDI-Integration in Concept Office und Exchange-Server-Synchronisation mit Concept Office.

Azure Active Directory Center

Hinweise zur Einrichtung im ‚Azure Active Directory Admin Center‘ finden Sie unter:

App-Registrierung: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/develop/quickstart-register-app
Die App benötigt ‚POP.AccessAsApp‘ Berechtigungen.

Anwendungs- und Dienstprinzipalobjekte: https://learn.microsoft.com/de-de/azure/active-directory/develop/app-objects-and-service-principals
Der Zugriff auf die Postfächer erfolgt über Dienstprinzipale.

Verwalten von Berechtigungen:https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/recipients/mailbox-permissions?view=exchserver-2019
FullAccess – Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat das Dienstprinzipal keinen Zugriff.

Falls Sie Unterstützung zur Einrichtung (kostenpflichtige Dienstleistung) benötigen, so wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Powershell

Full-Access-Rechte müssen für jedes Postfach vergeben werden, sonst hat die App keinen Zugriff!
1. Windows PowerShell als Administrator starten.

Install-Module -Name AzureAD
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement

2. Zustimmung für die Installation trotz der „nicht vertrauenswürdigen Quellen“ erteilen.

$AppId = „YOUR_APP_ID_HERE“
$TenantId = „YOUR_TENANT_ID_HERE“
$DisplayName = „POP3App“
Import-module AzureAD
Connect-AzureAd -Tenant $TenantId
($Principal = Get-AzureADServicePrincipal -filter „AppId eq ‚$AppId‘“)
$PrincipalId = $Principal.ObjectId

3. Einloggen in das Azure AD Center

Import-module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -Organization $TenantId
New-ServicePrincipal -AppId $AppId -ServiceId $PrincipalId -DisplayName $DisplayName

4. Einloggen in das Exchange Center

Add-MailboxPermission -User $PrincipalId -AccessRights FullAccess -Identity „ ef@conceptoffice.onmicrosoft.com“
Add-MailboxPermission -User $PrincipalId -AccessRights FullAccess -Identity „Test.Shared@conceptoffice.onmicrosoft.com “

Concept Office

1. Pflege in externe Systeme

2. Konfiguration EDI-Schnittstelle z.B. für Tickets einlesen oder eAB einlesen

Concept EDI

Für alle diejenigen, welche mit Concept EDI (nicht EDI 2.0 bzw. EDI-Integration) arbeiten, ist folgender Punkt wichtig:
Im Konfigurationsmanager (Windows Startmenü → Alle Apps → Software Concept → Konfigurationsmanager) müssen die Eintragungen, die auch in Externe Systeme kommen, noch im Reiter Concept EDI eingerichtet werden wie unten ersichtlich:

howto:pcm_veraltete_produkthierarchie

2022-09-21T14:45:52+02:00

Steelcase PCM - Warnung bei nicht aktueller Produkthierarchie oder CDAList

Wenn die Steelcase PCM Funktion im Concept Office aktiviert ist, werden regelmäßig XML Dateien via Steelcase WebService heruntergeladen.

Wird bei Ihnen im pCon.basket eine Meldung mit Hinweis auf die Produkthierarchie oder die Rahmenvertragsliste angezeigt, dann sind die Dateien älter als fünf Tage und somit nicht mehr aktuell (siehe folgender Screenshot).

In diesem Fall müssen im Concept Office die Parameter bezüglich der Verbindung zu dem Steelcase WebService überprüft und die Daten aktualisiert werden.

Die Daten finden Sie im Concept Office unter „Administration / Externe Systeme / Steelcase Webservice“

Die Kundendaten haben Sie während der PCM-Schulung durch Herrn Häußler (jhaeussl@steelcase.com) erhalten und können im Bedarfsfall erneut bei ihm abgefragt werden. Uns liegen diese Daten nicht vor.

Wird trotz aktualisierter Daten eine Meldung angezeigt, informieren Sie bitte unseren Support: support@wegscheider-os.de

Meistens werden die PCM-Konditionen jedoch durch eine sogenannte Automationen täglich aktualisiert. Sollte also diese Meldung erscheinen, müßte die korrekte Funktion der Automation verifiziert werden.

Fehlerquellen können sein:

Änderung des Administratorpasswords auf dem Server - da die Automation mit Administratorrechten laufen muß.
Serverumzug
Aktualisierung von Concept Office ohne Aktualisierung des Programmes auf dem Server, auf dem die Automation läuft!

howto:shopanbindungen

2022-09-16T10:53:51+02:00

Shopanbindungen mit Concept Office Pro

Um eine effiziente Anbindung eines WEB-Shops zu gewährleisten, bietet Concept Office Standardschnittstellen, mit welchen eine Übermittlung von Artikeldaten an den Shop und eine Rückübermittlung von Kundenbestellungen aus dem Shop, ermöglicht wird. Dies erspart wertvolle Arbeitszeit, da die Stammdatenpflege zentral im ERP-System erfolgt, wie auch bei der Verarbeitung von Kundenbestellungen, welche automatisiert in die Vorgangsbearbeitung importiert werden können.

Artikeldatenexporte aus Concept Office

Um Artikeldaten qualifiziert in ein Shop-System zu importieren, bietet Concept Office folgende Schnittstellen: Format Typ BMEcat 1.2 XML BMEcat 2005 XML

Diese Datenformate beinhalten neben den kaufmännischen Grundinformationen auch separate Bilddateien. Ebenso können Shop-Strukturen in den Artikeln in einem WEB-Katalog verankert werden, welche Bestandteil der Exportdateien sind.

Kundenbestellungen des Shops in Concept Office einlesen

Folgende Bestellformate können von Shop-Systemen übernommen und importiert werden: Format Typ OpenTrans 1.0 XML OpenTrans 2.1 XML OEX 2.1.0 XML

OpenTrans wurde als allgemeines Austauschformat von kaufmännischen Informationen entwickelt. OEX ist ein spezielles Format des IBA-Verbands, mit welchem neben den kaufmännischen Daten auch die produktionsrelevanten Informationen der Büromöbelindustrie ausgetauscht werden.

Was tun, wenn keines der genannten Formate vom eingesetzten Shop-System bereit steht?

Teilen Sie uns bitte mit, welche Import- bzw. Exportformate unterstützt werden und übermitteln Sie uns bitte Formatbeschreibungen und Testdatensätze Ihres Shopanbieters mit. Ein qualifizierter Mitarbeiterkontakt für Rückfragen und Abstimmungen sowohl in Ihrem Haus als auch von Ihrem Shopanbieters wären sehr hilfreich. Wir werden diese Unterlagen prüfen und mit möglichen Lösungsansätzen auf Sie zukommen.

Wie können weitere Dienste zwischen meinem Shop und Concept Office implementiert werden?

Sie möchten noch weitere Daten zwischen den beiden Systemen austauschen, welche über Stammdaten und Bestelldaten hinausgehen. So teilen Sie uns Ihre Vorstellungen mit, welche Daten von welchem Quell-System an welches Zielsystem übertragen werden. Soweit Ihr Shopanbieter hierzu Schnittstellenbeschreibungen und Testdaten zur Verfügung stellen kann, erleichtert dies die Validierung Ihrer Anforderung. Auch in diesem Falls werden Ihre Unterlagen geprüft und Sie erhalten von uns Lösungsansätze unterbreitet.

howto:signaturen_und_textbausteine_in_emails

2022-09-15T15:35:08+02:00

Signaturen oder Textbausteine werden in Mails nicht mehr aus Concept Office übertragen

In den neueren Versionen (spätestens ab 7.0.2899) werden nicht mehr wie früher unformatierte Textbausteine oder Signaturen übertragen.
Wenn Sie feststellen, dass Emails in Outlook nur noch ohne Textbausteine und/oder Ihre Signaturen ankommen, so sollten Sie folgende Punkte prüfen und beheben:

1. Format der Emails in Email-Einstellungen:

Sie finden diesen Punkt im Bereich „Administration“ → „Email-Einstellungen“. Dort sollten für Ihre Formulare (kann für alle oder für best. Formulare eingestellt werden) die Punkte „HTML“ und wenn Sie Signaturen der Mitarbeiter verwenden auch für „Mitarbeitersignatur“ gesetzt werden.

2. Textbausteine:

Sie finden alle verfügbaren Textbausteine in „Weitere Stammdaten“ → „Textbausteine“.
Die für Emails am Häufigsten genutzten sind mit dem Filter „bwmail“ herauszufinden. Sollten Sie individuell erstellte verwenden, müssen Sie diese jedoch auch formatieren.
Wählen Sie nacheinander die Textbausteine mit Doppelklick aus. Diese sollten wie hier im Screenshot aussehen (Text auf weißem Hintergrund), wenn sie noch nicht formatiert sind.

Führen Sie einen Doppelklick in das Textfeld aus. Es öffnet sich ein Bearbeitungsfenster. Wählen Sie einfach „Ok“.

Der Textbaustein ist nun formatiert und wird künftig (wieder) übertragen. Sie erkennen bereits formatierte Bausteine am beigen Hintergrund.

Sofern Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eigene Mailsignaturen verwenden, müssen diese in „Weitere Stammdaten“ → „Mitarbeiter“ auch noch angepasst werden auf dem gleichen Wege:

Danach einmal Concept Office neu starten und die Mailübergabe sollte wieder wie gewünscht vonstatten gehen.

howto:sofortstorno_einer_rechnung_oder_rechnungskorrektur

2022-09-15T15:50:26+02:00

Sofortstorno einer bereits gedruckten Rechnung oder Rechnungskorrektur

Mit der Standardrechteeinstellung ist es in Concept Office möglich, eine bereits gedruckte (und ggf. versendete und an die FiBu übergebene Rechnung) oder Rechnungskorrektur zu stornieren und „rückgängig zu machen“.

Dies ist nicht gleichzusetzen mit einem Rechnungskorrekturvorgang (Gutschriftsvorgang)!

Bei der entsprechenden Funktion handelt es sich um eine Funktion, welche mit äußerster Vorsicht zu verwenden ist und nur von geschultem Personal!

Der richtige Weg, eine Rechnung wieder auszugleichen, ist immer über einen Rechnungskorrekturvorgang bzw. bei einer Abschlagsrechnung über die Funktion „Abschlag gutschreiben“ im Vorgang selbst!
Sollte diese Funktion dennoch angewandt werden, findet diese sich im Formulardruck. Abschlagsrechnungen dürfen jedoch in keinem Fall so storniert werden, da dies zu Fehlern im Vorgang führen kann!

Nach Eingabe der Rechnungsnummer und Klick auf Anzeigen wird die Rechnungsadresse des gedruckten Dokumentes angezeigt.

Analog können auch Rechnungskorrekturen storniert werden:

Das Programm bietet dann an, die Rechnungsnummer wieder für den Vorgang zu verwenden.

Wird hier mit „Ja“ bestätigt, ist die nächste in diesem Vorgang gedruckte Rechnung mit identischer Rechnungsnummer. Die Reservierung der Nummer erfolgt immer nur für den gleichen Vorgang.

Vor dem Storno erfolgt gegebenenfalls eine nochmalige Warnung, falls der Beleg bereits über eine FiBu-Schnittstelle an die Buchhaltung übergeben wurde. Spätestens hier sollten Sie unbedingt Rücksprache mit Ihrer Buchhaltung nehmen, bevor Sie mit „Ja“ bestätigen, ob diese dem Vorgehen zustimmt!

Das eigentliche „Storno“ wird mit dem Button „Stornieren“ durchgeführt. Nach dessen Betätigen öffnet sich eine Seitenansicht des entspr. Dokumentes (Rechung / Rechnungskorrektur…) - der Stornobeleg. Dieser ist unbedingt ausdrucken und unmittelbar der Buchhaltung zuzuführen oder alternativ als PDF zu exportieren und dorthin zu leiten. Dies darf weder übersehen noch übersprungen werden!

Ein Storno eines Dokumentes über diesen Weg ist irreversibel und das Dokument z.B. die Rechnung - wird unwiderbringlich aus der Datenbank gelöscht! Ein solchermaßen entferntes Dokument ist nicht mehr in der Datenbank aufzufinden und das Vorgehen kann nicht mehr hinterher nachvollzogen werden. Es läßt sich demnach später nicht mehr ermitteln, wer wann welche Rechnung auf diesem Wege gelöscht hat!
Wird die Übergabe des Beleges an die Buchhaltung versäumt und es kommt z.B. zu einer Steuerprüfung, steht infolge der mangelnden Nachvollziehbarkeit unter Umständen der Vorwurf der Steuerhinterziehung im Raum!

Der usprüngliche Vorgang verhält sich nun so, als wäre die Rechnung / Rechnungskorrektur nie gedruckt worden. Der blaue Link zum Dokument ist verschwunden. Der Vorgang kann weiter bearbeitet werden.
Aufgrund der erheblichen Gefahr, die bei unsachgemäßem Gebrauch mit dem Verfahren verbunden ist, empfehlen wir dringend, in der Rechteverwaltung in Concept Office diese Funktion idealerweise komplett zu deaktivieren oder nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich zu machen.

Sie finden die beiden entsprechenden Rechte hier:

howto:tapi_-_schnittstelle_grundeinrichtung

2023-11-10T14:11:26+02:00

TAPI-Schnittstelle einrichten

Um in Concept Office eine TAPI-Schnittstelle zu nutzen, muss ein entspr. TAPI Treiber installiert sein. Diesen TAPI Treiber erhalten Sie von Ihrem IT Partner bzw. beim Anbieter Ihrer Telefonanlage. Mit Hilfe der TAPI Schnittstelle kann direkt aus Concept Office heraus eine Nummer angewählt werden. Falls gewünscht kann auch eine Anrufsignalisierung erfolgen. Hierbei wird die anrufende Nummer mit der in Concept Office gespeicherten Nummern abgeglichen und der entspr. Ansprechpartner angezeigt, bevor der Hörer abgenommen wird.

Einrichtung Konfigurationsmanager:

Zunächst muss der Concept Office Konfigurationsmanager gestartet und im Register Tapi-Manager auf die Schaltfläche Änderungen erlauben werden.

Zur Eingabe der korrekten Einstellungen wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Nun ist die Maske entsperrt und die Angaben zur TAPI können wie folgt hinterlegt werden:

Benutzerabhängig auswählen (ist i.d.R. die richtige Wahl)
Entsprechendes TAPI Gerät auswählen
Schaltfläche Standardwerte setzen drücken

Durch das setzen der Standardwerte wird der Schalter bei Call Privileges auf None gesetzt. Soll auch noch die Anrufsignalisierung erfolgen sind die Call Privileges so abzuändern:

Der None Haken darf nicht gleichzeitig mit dem Owner Häkchen aktiviert sein! Falls der Haken noch bei None ausgewählt ist wird die TAPI-Schnittstelle nicht funktionieren. Die Einrichtung in dem Konfigurationsmanager kann durch den Button Übernehmen abgeschlossen werden.

howto:updateservice

2022-09-21T08:04:05+02:00

Updateservice - Concept Office über einen Dienst aktualisieren

Wird Concept Office in einer Client-/Server Umgebung betrieben (und nicht auf einem Terminalserver), ist es ratsam das Update der einzelnen Clients über einen Update Dienst vorzunehmen. Würden die Clients über die reguläre Setup Routine installiert, darf sonst während des Installationsvorgangs keiner mit Concept Office arbeiten, da es sonst zu temporären Fehlern kommen kann. Desto größer die Anzahl der zu aktualisierenden Clients ist, desto mehr kann das zu einem Problem werden.

Um dem Sachverhalt zu begegnen kann ein entspr. Dienst eingerichtet werden. Der bekannte Concept Office Patch muss dann nur noch einmalig angewendet werden. Sobald dies passiert ist, können alle weiteren Clients dann über den Update Dienst aktualisiert werden. Der Dienst installiert dann nur noch die lokale Concept Office Installation und lässt die Server Freigabe unangetastet.

Dieser Knowledebaseartikel erklärt, wie der Update Dienst auf regulären Clients eingerichtet wird und zeigt auf, wie ein Update mit eingerichtetem Dienst abläuft.

Terminalserver müssen jedoch weiterhin, ganz regulär über die Installationsroutine und manuell aktualisiert werden! Dabei ist darauf zu achten, dass immer nur eine Installationsroutine gleichzeitig gestartet wird. Hier muss der verantwortliche Administrator zunächst einmal dafür sorgen, dass niemand mehr am Server mit Concept Office arbeitet. Im Idealfall stellt man schlicht sicher, dass kein Nutzer mehr am Server angemeldet ist. Darüber hinaus sollte die erneute Anmeldung für die Dauer des Update gesperrt werden. Evtl. laufende Dienste und Concept Office Programme (bspw. Webservice / Exchange Synchronisation / Automation …) sind vorher zu beenden.

Voraussetzung

Dieser Dienst kann keine Erstinstallation von Concept Office ersetzen!

Ein Concept Office Aktualisierung muss aber zwingend (über die herkömmliche Methode) zunächst einmal installiert werden! Hierbei werden dann nämlich auch wichtige Dateien im Netz ausgetauscht die für das ordnungsgemäße Funktionieren von Concept Office erforderlich sind. Eine Aktualisierung nur über die neue Methode funktioniert nicht.

Im Rahmen einer solchen Erstinstallation werden bspw. auch ActiveX DLLs etc. registriert. Sollten es einmal innerhalb einer Version erforderlich sein, bspw. neue DLLs zu registrieren, kommt man um eine herkömmliche Patch Installation nicht umhin. In dem Falle wäre die Installation über den UNC Pfad, unter dem das zentrale Concept Office Verzeichnis abliegt, aus dem SETUP Ordner möglich.

Dienstnutzer

Der Update Dienst wird mit der Berechtigung, des am Dienst hinterlegten Windows Kontos ausgeführt. Im Rahmen dieser Dokumentation wird ein dedizierter Nutzer COUpdateService empfohlen. Ob das Ganze aber über einen speziellen Nutzer, oder durch ein anderes (selbst ausgedachtes) Konstrukt erreicht wird, spielt dabei keine Rolle. Auch sogenannte Managed Service Accounts wären denkbar, um einem erhöhtem Sicherheitsbewusstsein gerecht zu werden. Dann muss ggfs. der registrierte Dienst umgebaut werden.

Letztendlich benötigt der Nutzer lokale Administrationsrechte und muss auch die Berechtigung haben, (mindestens lesend) auf den zentralen Concept Office Pfad über die Freigabe zuzugreifen.

Dienst COUpdateService

Um den Dienst COUpdateService zu registrieren ist es erforderlich die EXE Datei Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe mit Administrativer Berechtigung zu starten. Dies erreicht man indem man aus dem lokalem Concept Office Programmverzeichnis (üblicherweise C:\Program Files (x86)\Software-Concept\Concept Office) einen Rechtsklick auf die EXE macht und die Option Als Administrator ausführen wählt:

Daraufhin muss man auf die Schaltfläche Updateservice installieren klicken und im Fenster Dienstanmeldung festlegen die entpsr. Kontoinformationen des Dienstnutzers hinterlegen.

Daraufhin ist der Dienst registriert und wird auch unter Dienste in Windows angezeigt.

Damit der Dienst auch mit dem Betriebssystem gestartet wird, ist der Starttyp noch zu konfigurieren. Ein Doppelklick auf den Dienst öffnet die Eigenschaften des Dienstes, worauf dann der Starttyp auf Automatisch gestellt wird.

Unter dem Register Anmelden sollte der zuvor definierte Nutzer hinterlegt sein. Wer den Dienst unmittelbar im Anschluss starten will, muss diesen dann noch einmalig starten (per Rechtsklick).

Mechanismus aktivieren

Abschließend muss noch ein Schalter in der zentralen Concept Office Installationsdatei OFFICE.DAT gesetzt werden, um die Funktionalität endgültig zu aktivieren. Dort ist folgende Zeile in der Sektion [Settings] zu ergänzen:

UpdateServiceAktiv=1

Aktualisierung mit aktiviertem Dienst

Ab dem Zeitpunkt ändert sich das Verhalten bei aktiviertem und vorhandenem Update Dienst, wenn ein Update ansteht. Zwar ändert sich zunächst an der Maske nichts, die ein Update signalisiert, diese sieht wie gewohnt aus.

Fortan wird aber nur noch die lokale Concept Office Installation aktualisiert und der Teil im Netz so belassen, wie er ist.

Sobald die Aktualisierung durchgelaufen ist, wird Concept Office im Anschluss automatisch gestartet.

Mögliche „False Positive“ Meldungen am Virenscanner

Der ein oder andere Virenscanner, will im Update Service Dienst einen Schädling (Ransomware bzw. Erpressungstrojaner) erkennen. Exemplarisch hier eine Meldung des TrendMicro Virenscanners:

Solche falschen positiven Erkennungen der Sc.Co.UpdateServiceInstaller.exe müssen durch entspr. Maßnahmen im Virenscanner (bspw. Whitelisting, Ausschluß o.ä.) verhindert werden. Sprechen Sie hierzu bitte Ihren IT Partner an, der Ihnen den Virenscanner verkauft hat. Er sollte sich mit diesem auch auskennen und wissen wie so etwas im jeweiligen Produkt konfiguriert wird.

howto:variable_skalierung_indivdueller_basketbilder

2022-09-16T10:57:26+02:00

Variable Skalierung der individuellen Basket-Bilder

Allgemein

In Concept Office 7 gibt es eine neue Konfiguration. Ist sie aktiv, so werden die vom basket an Concept Office als „Bild individuell“ übergebenen Bilder automatisch skaliert und in ein Rechteck mit variabler Größe eingepasst. Das Format der Bilder kann dabei individuell vom Anwender bestimmt werden. Das gewählte Bildformat gilt dann für den Andruck auf allen Formularen. Eine formularabhängige Steuerung des Formates ist nicht möglich.

Voraussetzung

Die Konfiguration der variablen Bildskalierung wurde mit Concept Office 7.0.1256 implementiert. Damit ihre Fomulare die Ordnerbilder unterstützen, ist eine Formularanpassung notwendig! Gerne geben wir Ihnen Auskunft über die damit verbunden Kosten.

Einstellungen pCon.basket

Um die Konfiguration nutzen zu können, muss im basket die Spalte „Managementbild“ oder „BildIndividuell“ vorhanden sein. Diese basket-Spalte übernimmt die Darstellung der Ordnerbilder. Damit die Spalte angezeigt wird, ist eine aktuelle basket-Ansicht notwendig. Bei Bedarf können wir Sie gerne bei der Einrichtung unterstützen.

Konfiguration Concept Office

Zur Aktivierung der Funktion, ändern Sie die Einstellung der Mandantenkonfiguration „456“ von „0“ auf „1“. In dem Testfeld „Einstellung textuell“ ist das Bildformat in der Form <Breite>x<Höhe> einzutragen. Bleibt das Feld leer, werden die Bilder automatisch auf einen Wert von 360 x 360 skaliert.

Angebotsansicht

Legt man jetzt einen neuen Vorgang an, so ist es möglich im pCon.basket der Ordnerposition ein beliebiges Bild zuzuweisen. Folgend sehen Sie ein Beispiel, wie ein Angebot zukünftig aussehen kann. Den Positionen vorangestellt, würde nun der Andruck des Ordnerbildes erfolgen.