Concept Wiki vorgaenge

vorgaenge:abrufauftrag

2017-02-21T10:28:10+02:00

Abrufauftrag

Im Folgenden wird der Ablauf eines Abrufauftrages beschrieben. Der Kunde bestellt eine große Menge eines Artikels (zum Beispiel Papier), bezahlt dies im Voraus und ruft es in kleineren Mengen ab.

Vorbereitung

Zum Abarbeiten eines Abrufauftrags wird eine Zusatzvorgangsart benötigt. Diese muss die Eigenschaft Abrufauftrag aufweisen.

Zudem wird ein Abschlagsartikel benötigt, da die Vorausberechnung via Abschlagsrechnung erfolgt.

Ablauf

Bei der Anlage eines Abrufauftrages wird die Zusatzvorgangsart hinterlegt. Der Artikel wird mit seiner gesamten Menge erfasst. Anschließend wird die Abschlagsposition mit einem Rabatt von 100% angelegt - sofern der Kunde die komplette Menge im Voraus bezahlt.

Nun kann die Abschlagsrechnung gedruckt werden (siehe Abschlagsrechnungen). Im Laufe der Zeit wird die Ware in Teilen/Teilmengen bestellt und geliefert.

Ist der Artikel komplett geliefert, schließt man den Auftrag mit einer ausgleichenden Nullrechnung ab.

Wird bei dem Kunden in einem anderen Auftrag dieser Artikel erfasst, so erscheint ein Warnhinweis, das es zu diesem Artikel einen offenen Abrufauftrag gibt.

vorgaenge:abschlagsrechnungen

2018-11-12T20:44:09+02:00

Abschlagsrechnungen

Dieser Artikel zeigt die Anwendung des Abschlagsverfahrens in Concept Office. Es unterstützt eine Rechnungsstellung gemäß der Vergabe u. Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB §16 / Teil B / 2012). Das Verfahren kann hierbei auch für eine Anzahlungsrechnung genutzt werden.

Vorbereitungen

Abschlagsartikel anlegen

Anlage des Artikels im Artikelstamm

Ein Abschlag wird in der Buchhaltung i.d.R. als besondere Kontenklasse geführt. Daher ist es erforderlich, einen besonderen Artikel mit einer entsprechenden Kontierung vorbereitet anzulegen. Hier eine kurze Beschreibung.

Modul Artikelstamm starten

Artikelnummer wählen u. eine Kurzbezeichnung für die Suche eingeben

Für die am Abschlagsartikel hinterlegten Texte für die Abschlags- und Schlussrechnung können folgende Platzhalter benutzt werden:

Platzhalter
#Abschlagsbetrag#
#BerechnungsbasisEk#
#BerechnungsbasisVk#
#Einkaufspreis#
#InklKopfzuschlaege#
#MarkiertePositionen#
#Prozentsatz#

Der Abschlagsrechnungstext mit den entsprechenden Platzhaltern muss im Langtext des Erlösartikels und der Schlussrechnungstext in der Bezeichnung hinterlegt werden.

Artikelkontierung, Artikelart u. Abschlagsklassifizierung hinterlegen

Speichern. Bei einem neuen Vorgang können Sie den Abschlagsartikel nun entsprechend auswählen

Bedienung im Tagesgeschäft

Die Positionen werden wie gewünscht im System erfasst. In einem Kopfvortext zum Angebot / AB können Hinweise über die vereinbarten Zahlungsschritte hinterlegt werden.

Nun wird der Abschlagswertkalkulator gestartet:

Der Abschlagswertkalkulator

Die Ermittlung des Abschlagswertes kann wahlweise prozentual erfolgen (1) oder mit direkter Eingabe eines Festbetrages.(2)

Über den Button Aktualisieren wird die Berechnungsbasis angezeigt. (3)

Nun kann im Feld Abschlagsrechnungstext der Text für die Abschlagsposition hinterlegt werden. (4)

Der Text für die Schlussrechnung kann sofort hinterlegt werden, oder vor dem Erstellen der Schlussrechnung. (5)

Nach Betätigen von OK wird die Abschlagszeile erzeugt.

Die Position hat hierbei eine gelbe Statusfarbe und zeigt alle ermittelten Werte an. Der Abschlag kann vor der Fakturierung über das gleiche Verfahren geändert werden.

Druck der Abschlagsrechnung

Für den Druck der Abschlagsrechnung klickt man auf den Status erfasst der Abschlagsposition. Diese zeigt danach zu fakturieren an.

Lösen Sie wie gewohnt eine Rechnung aus. Das System erzeugt hierbei eine Abschlagsrechnung.

Der Status der Abschlagsposition steht hierbei dann auf fakturiert.

Vorbereitung der Schlussrechnung

Für die Schlussrechnung müssen alle Positionen auf zu liefern oder geliefert gesetzt sein.

Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.

Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.

Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.

Beachten Sie, wenn Sie Positionen und Abschlagssummen in einer Rechnung berechnen, dass Sie diese bei Rechnungskorrekturen nur getrennt gutschreiben können. Liegt eine solche Rechnung vor muss immer erst die Position gutgeschreiben werden und dann im Orginalvorgang den Abschlag. Wird die Abschlagssumme mit Minus zuerst korrigiert, muss diese Rechnung wieder storniert werden, um die Position gutschreiben zu können.

Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.

Achtung für Abschlagsbeträge müssen abweichende Fibu-Konten und abweichende Kontierungsgruppen in CO angelegt sein.

Sichten für Abschlagsverfahren

Offene Aufträge mit Abschlagszahlungen lassen sich auf dem Startbildschirm und im Baum anzeigen. Hierzu ist eine Sicht anzulegen und entsprechend zu speichern.

Diese Sicht wird dann im Baum gespeichert u. erlaubt per Klick das Öffnen der betreffenden Abschlagsvorgänge. Zusätzlich können diese Aufträge auf dem Startbildschirm angezeigt werden.

Darstellung Office Heute

Abschläge sind in dieser Sicht separat. Erst mit der Erstellung der Schlussrechnung werden diese Zahlungen sowohl im Umsatz, als auch im Rohgewinn angezeigt. Abschläge für sich stellen keinen Umsatz dar und werden auch in der Buchhaltung separat geführt.

Abschlagszahlungen und daran anteilig ermittelte Rohgewinne werden nicht unter Umsatz u. Rohgewinn aufgeführt.

Auswertungen

Die bestehenden Umsatzauswertungen beinhalten keine Abschlagszahlungen, diese sind in Umsätze u. Umsatzstatistik Aufträge aus der Vorgangsbearbeitung enthalten. Es gibt zwei weitere Auswertungen, welche einen Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen und ausschließlich Abschlagszahlungen beinhalten.

Bericht Abschlagszahlungen der Vorgangsbearbeitung - offene Abschläge mit der Buchhaltung abgleichen
Bericht Umsätze einschließlich Abschlagszahlungen - Gesamtumsatzbericht mit Abschlägen

Was gibt es noch zu wissen?

Kann ich auch mehrere Abschläge zu einem Vorgang erfassen?

Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.

Ich möchte auf der Abschlagsrechnung nur bestimmte Positionen angezeigt haben. Wie ist dies möglich?

a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.

b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht

c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“

Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.

Ich möchte einen prozentualen Abschlag auf einen Teil des Auftrags in Rechnung stellen. Kann dies Concept Office für mich berechnen?

Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.

Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.

Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.

Kann ich eine Teilrechnung nach einer Abschlagsrechnung stellen?

Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.

Wie kann ich eine bereits getätigte Abschlagsrechnung gutschreiben oder stornieren?

Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.

Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.

Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.

Abschlagsverfahren, Vorgänge

vorgaenge:angebote_schreiben_mit_winword

2016-06-27T13:46:45+02:00

Angebote schreiben mit Winword

Concept Office bietet die Möglichkeit, Angebotsdaten an WinWord zu übergeben. Dazu muss eine extra erstellte Word-Vorlage vorhanden sein.

Kurzbeschreibung zum Erstellen der Wordvorlage

Kopfbereich/Fußbereich

Es werden Felder unterstützt, die in der Tabelle AngebotsDruckkopf vorhanden sind.

z.B. Feld „AngebotsNummer“ - für die Nutzung in der Wordvorlage muss dort eine Dokumentenvariable mit dem Name „AngebotsNummer“ integriert werden.

Positionsbereich

Der Positionsbereich wird mittels einer Tabelle ausgestaltet. Dabei werden die Spaltenüberschriften benutzt, um die Inhalte zu definieren.

z.B.

Überschriftszeile der Tabelle:

Posnr ArtikelNr Bez Bild Menge Preis Rabatt Wert

In diesem Beispiel ist die Positionsnummer die erste Spalte, die Artikelnummer die zweite usw … Da die Spalten nicht in jedem Fall genauestens benannt sein werden, arbeitet Concept Office hier mit einem Näherungsverfahren. Als Spalte für die Positionsnummer wird alles erkannt, das in der Überschrift den Wert „Pos“ enthält. Die Spalte könnte demzufolge auch wie folgt benannt werden: „Pos“, „Position“, „Angebots-Pos“, …

Bitte beachten Sie, dass die Erstellung der Wordvorlage kundenseitig erfolgen muss ! Zusätzlich ist eine Anpassung des Dictionarys notwendig !

vorgaenge:angebotswesen

2021-09-14T15:49:52+02:00

Angebotswesen

Der Artikel befasst sich mit den Möglichkeiten Angebote in Concept Office anzulegen, zu verarbeiten und auszuwerten.

Generell kann man unter Angebot sowohl einen Vorgang als auch ein ausgedrucktes Angebotsformular verstehen. Wenn nachfolgend von Angeboten gesprochen wird, ist stets von Vorgängen im Bearbeitungsstatus „angeboten“ die Rede.

Angebot erstellen

Zum Erstellen eines Angebotes legt man zuerst einen neuen Vorgang an. Nach Eingabe der Kopfdaten werden die gewünschten Artikel als Positionen erfasst.

Um ein Angebotsformular auszudrucken wird nun in der Registerkarte Sonstiges das Feld Angebot sofort angehakt und abschließend das Druckersymbol betätigt.

Der Vorgang befindet sich nun im Status angeboten.

Gültigkeitsdauer festlegen

Concept Office ermöglicht es Angebote zeitlich zu befristen. Im Feld Gültig bis kann ein Datum hinterlegt werden, welches die Gültigkeit des Angebots festlegt.

Am Geschäftsbereich lässt sich dieses Datum als fester Wert oder Zeitspanne vorbelegen.

Ist das Datum überschritten, wird der Sachbearbeiter mit einer Meldung beim Aufruf des Vorgangs darauf hingewiesen.

Realisierungseinstellungen

Um jederzeit einen Überblick über kommende Aufträge zu bekommen bietet Concept Office mehrere Einstellmöglichkeiten an, die in dem Rahmen Realisierung zusammengefasst sind:

Abschluss-Status:generierter Wert, der angibt, wie das Angebot verlaufen ist (mögliche Werte: offen, gewonnen, verloren). Der Abschluss-Status ist solange offen, bis der Vorgang den Bearbeitungsstatus erledigt erhält. Wurde eine Rechnung gelegt, gilt der Vorgang als gewonnen, sonst als verloren.
Wahrscheinlichkeit: Auswahl anhand vordefinierter Werte, wie realistisch eine Auftragserteilung des Kunden ist
Termin: Datumsangabe, wann die Auftragserteilung des Kunden erwartet wird
Erledigungsgrund: Auswahl selbstdefinierter Werte, warum ein Angebot nicht beauftragt wurde. Das Feld ist zwingend auszufüllen, wenn ein Vorgangsstatus von angeboten auf erledigt gesetzt werden soll. Die Pflege dieser Werte geschieht im Modul Status.
Mitbewerber: Firmennummer eines Konkurrenten, vom dem bekannt ist, ebenfalls ein Angebot unterbreitet zu haben.

Eine Auswertung dieser Daten kann dann in der Statistik Forecast erfasster und abgebotener Vorgänge erfolgen.

Alternative Angebote

Manchmal kann es notwendig sein, mehrere Angebote zu einer Kundenanforderung zu erstellen. Um diese Angebote in der Nachkalkulation inhaltlich zusammenzufassen, sollten alle Angebotsvorgänge die gleiche Gruppierungsnummer besitzen.

Über das Kontrollkästchen alternativ kann festgelegt werden, dass so gekennzeichnete Angebote nicht zum erwartenden Auftragseingang (Gesamt) hinzugerechnet werden.

Vorgaenge, Angebote

vorgaenge:bearbeitungsstatus

2023-03-22T12:53:53+02:00

Bearbeitungsstatus eines Vorgangs

Der Bearbeitungsstatus eines Vorgangs gibt an, in welchem Zustand der Vorgang sich zum aktuellen Zeitpunkt befindet, d.h. inwieweit bisher eine Bearbeitung erfolgte.

Reihenfolge der Status

Die Bearbeitungstatus besitzen eine gewisse Reihenfolge, jedoch wird nicht jeder Status wird in jedem Vorgang tatsächlich erreicht.

Der Status eines Vorgangs lässt sich zwar manuell verändern, im Regelfall wird der Status durch den Druck der Vorgangsformulare gesetzt.

Nicht jeder Status lässt sich zu jederzeit manuell setzen. Manchmal muss zuvor eine inhaltliche Änderung des Vorgangs durch den Sachbearbeiter erfolgen.

Übersicht der Status

erfasst

Der Vorgang wurde bisher nur angelegt.

angeboten

Der Kunde hat bereits ein Angebot zu diesem Vorgang erhalten.

bestätigt

Der Vorgang wurde durch den Kunden bestätigt.

Hier sind diese Sonderrechte zu beachten:

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Erlaubt dem Bearbeiter den Bearbeitungsstatus eines Vorganges auf "bestätigt" zu setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Bestätigte Vorgänge bearbeiten

Ist der Benutzer dazu befugt Vorgänge mit einem bestätigten Bearbeitungsstatus zu bearbeiten?

Ja
Nein

teilgeliefert

Ein Teil der Vorgangspositionen wurde bereits ausgeliefert.

geliefert

Alle Positionen des Vorgangs wurden vollständig geliefert.

teilberechnet

Ein Teil der Positionen wurde bereits geliefert und fakturiert.

Der Status gibt keine Auskunft darüber, ob Fakturierrückstände existieren.

erledigt

Alle Positionen des Vorgangs wurden vollständig geliefert und fakturiert.
oder
Der Angebotsvorgang wurde vom Kunden nicht beauftragt. Nähere Hinweise hierzu finden Sie im Artikel Angebotswesen.

Konfigurationsmöglichkeiten

Concept Office bietet die Möglichkeit den Status für die Neuerfassung vorzubelegen.

Konfiguration 37: Vorgangsstatus bei Neuerfassung in Vorgangsbearbeitung

0 - erfasst
1 - angeboten
2 - bestätigt

Konfiguration 125: Vorgangsstatus bei Neuerfassung in Serviceaufträgen

0 - erfasst
1 - angeboten
2 - bestätigt

Außerdem können die Statuswechsel über eine Reihe von Benutzerrechten für die einzelnen Programmbenutzer eingeschränkt werden.

Sonderrechte

Auch werden von Concept Office Sonderrechte angeboten, die den Bearbeitungsstatus beeinflussen.

Sonderrecht Angebote erledigen und "verloren" setzen

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf erledigt setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Erledigte Vorgänge reaktivieren

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von erledigt auf teilberechnet zurücksetzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Sofortstorno auch nach erfolgter FiBu-Übergabe erlauben

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Wenn zugewiesen, darf der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf bestätigt setzen, ohne eine Auftragsbestätigung zu drucken.

Nein
Ja

Sonderrecht Erfasste Vorgänge löschen

Bestimmt, ob ein Bearbeiter das Recht hat Vorgänge mit dem Status "Erfasst" löschen kann.

kein Recht
Recht vorhanden

Vorgaenge, Bearbeitungsstatus

vorgaenge:bestellung_aus_vorgang

2023-04-05T08:45:03+02:00

Bestellung aus Vorgang erstellen

Sie können in Concept Office aus einem Vorgang eine Bestellung erstellen. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn nicht genügend Lagermenge zum Abschließen eines Vorgang vorhanden ist.

Bestellung anlegen

Öffnen Sie den Vorgang für den Sie eine Bestellung erzeugen wollen. Anschließend wechseln Sie in den Reiter Positionen.

Wählen Sie den Artikel aus, den Sie nach bestellen wollen und klicken auf Bestellen.

Es öffnet sich eine Übersicht der Lieferanten mit Mindestbestellwerten aus denen ausgewählt werden kann. Mit Klick auf Fortsetzen öffnet sich das „Bestellung erzeugen“-Fenster.

Sie können nun verschiedene Optionen für die Bestellung auswählen. Mit Klick auf Bestellen schließen Sie den Bestellvorgang ab.

Hier ist diese Konfiguration zu beachten:

Konfiguration 116: Version XRechnung

Bestellungen für unbestätigte Vorgänge (Status=erfasst/angeboten)zulassen XRechnung

0 - Nein, nur für bestätigte Vorgänge zulassen
1 - Ja, auch für unbestätigte (angebotene) Vorgänge erlauben
2 - Ja, auch für unbestätigte (angebotene) Vorgänge erlauben, jedoch auslösen verhindern

Bestellung einsehen

Die erzeugte Bestellung wird im Vorgang im Reiter Sonstiges unter „Dokumente“ abgelegt.

Weiteres

Um bei allen Concept Office Lieferanten bestellen zu können, ist die Beachtung dieses Sonderrechtes notwendig:

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist bei allen Lieferanten zu bestellen.

Nein
Ja

Sonderrecht Bestellungsansicht (Filter)

Bestimmt, welche Bestellungen dem Bearbeiter angezeigt werden.

keine Bestellungen
nur eigene Bestellungen
Bestellungen des VK-Teams
Bestellungen des Geschäftsbereiches
alle Bestellungen

vorgaenge:direktlieferinfo

2018-03-13T10:59:56+02:00

Direktlieferinfo

In diesem Feld kann Lieferdatum und Lieferscheinnummer des Lieferanten hinterlegt werden, wenn dieser die Ware direkt zum Kunden geliefert hat. Die hier eingetragenen Daten werden auf der Rechnung als Leistungsdaten vermerkt.

Die Mandanten-Konfiguration 234 füllt das Feld automatisch. Wird diese Konfiguration aktiviert, ist es sinnvoll mit Konfiguration 235 das Feld Lieferscheinnummer im Modul Warenbuchung zum Pflichtfeld zu machen.

Konfiguration 234: Beim Buchen des Wareneinganges Direktlieferinformation am Vorgang eintragen

0 - Nein
1 - Ja

Vorgaenge

vorgaenge:eigenbedarf

2022-11-22T11:02:49+02:00

Eigenbedarf

Um eine Warenausgabe im eigenen Unternehmen abzubilden, kann die Vorgangsbearbeitung benutzt werden. Zuvor sind jedoch einige Stammdaten anzupassen.

Vorbereitungen

spezielle Zusatzvorgangsart

Sie benötigen eine Zusatzvorgangsart mit speziellen Eigenschaften.

Die Zusatzvorgangsart muss nicht auftragseingangswirksam und mit Umsatzwirksamkeit nein, erledigt mit Lieferung gekennzeichnet sein.

spezieller Kunde

Sie benötigen eine Firma, welche ihr Unternehmen, die Filiale oder den Mitarbeiter repräsentiert.

Die Firma wird später als Kunde im Vorgang eingesetzt.

In den Kundendaten kann diesem Kunden auch fest eine Zusatzvorgangsart zugeordnet werden, die bei Auftragsanlage automatisch eingetragen wird.

Verwendung

Wenn Sie einen Eigenbedarf-Vorgang abwickeln wollen, erstellen Sie zunächst einen Vorgang. Wählen Sie als Kunde Ihren Eigenbedarfskunden aus und stellen Sie die entsprechende Zusatzvorgangsart ein.

Erfassen Sie die Vorgangspositionen und unternehmen Sie alle gewünschten Schritte bis zur Lieferschein-Erstellung. Nachdem der Lieferschein gedruckt wurde, wird der Vorgang automatisch in den Status erledigt gesetzt.

Statistik

Im Statistikmodul können Sie auch Vorgänge mit einer besonderen Zusatzvorgangsart auswerten.

Nachdem Sie Ihre Selektion ausgewählt haben, stellen Sie die gewünschten Druckparameter ein.

Sie erhalten eine statistische Auswertung, die Sie nach Bedarf exportieren oder direkt drucken können.

Vorgaenge, Eigenbedarf

vorgaenge:ekanalyse

2022-08-08T12:17:49+02:00

Einkaufsanalyse eine Vorgangs

Die Modulfunktion EK-Analyse ermöglicht es für die im aktuellen Vorgang erfassten Artikel gezielt Lieferanten zuzuordnen. Dies kann durch manuelle Zuordnung nachbearbeitet werden.

Ist die Schnittstelle copagent aktiviert, lesen Sie bitte auch diesen Artikel.

Funktionsbeschreibung

Beim Aufruf erzeugt Concept Office eine Tabelle deren Zeilen die Auftragspositionen und deren Spalten die Lieferanten darstellen. Wird ein Artikel bei einem Lieferanten nicht geführt, bleibt die Zelle frei, sonst wird der Preis für die Auftragsmenge der Position angezeigt.

Am Ende der Tabelle sind verschiedene Summierungen und Werte aufgeführt:

Summe möglich: maximaler Bestellwert bei diesem Lieferanten
Summe ist: aktueller zugewiesener Bestellwert
Mindestbestellwert: Lieferanteninformation; wird rot dargestellt, wenn unterschritten
Fracht frei: Lieferanteninformation
Versandkosten:Lieferanteninformation

Abschließend werden die gesamten Einkaufskosten angezeigt.

Artikel mit der Artikelart Fracht/Porto und Bearbeitungsgebühr/Dienstleistung werden in der EK-Analyse nicht angezeigt.

Bearbeitungsmöglichkeiten

Die Schaltfläche Günstigster Lieferant besetzt für alle Artikel den Lieferanten mit dem niedrigsten Preis vor.

Durch manuelles Anhaken von Kontrollkästchen kann ein Artikel einem anderen Lieferant zugeordnet werden. Dies kann beispielsweise genutzt werden um Mindestbestellwerte zu erreichen.

Die EK-Analyse beachtet auch die Frachtkosten für den Vergleich des günstigsten Lieferanten auf Positionsebene. Außerdem wird auf Positionsebene auch der Mindestbestellwertzuschlag beachtet, um den günstigsten Lieferanten zu ermitteln. Beim Setzen des günstigsten Lieferanten gibt es die Möglichkeit die Lieferbarkeit zu beachten, sodass der günstigste Lieferant mit Bestand gewinnt.

Übernahme in die Vorgangspositionen

Durch Klicken auf Schließen werden die angezeigten Einstellungen an die Vorgangspositionen zurückgeschrieben. Zur weiteren Verarbeitung kann die Bestellen-Funktion verwendet werden.

Durch Klicken auf das Abbruchsymbol werden die Eingaben verworfen und die Vorgangspositionen nicht verändert.

vorgaenge, ekanalyse, bestellabwicklung, Modulfunktionen

vorgaenge:emailversand

2023-01-31T15:05:17+02:00

Dokumente per Mail versenden

Vom Angebot bis zur Rechnung können alle Dokumente eines Vorgangs auch per Mail versendet werden. Zu diesem Zweck klickt man anstatt auf die Schaltfläche Drucken auf Mail senden.

Bisher wurde mit der Mandantenkonfiguration 241 entschieden, wie die Mails versendet werden sollen. Diese Einstellungen wurden mit einer neueren 7.0 Version in die zentralen Emaileinstellungen übernommen. Sollten diese bei Ihnen bereits aktiv sein, wird die Konfiguration als Inaktiv im Modul Konfigurationen weiter geführt, so dass Sie Ihre Einstellungen jederzeit vergleichen können.

Konfiguration 241: INAKTIV Aufruf E-Mail Client in Vorgängen

0 - Aufruf des Mail Clients lt. Konfigurationsmanager ohne separate Vorgangsmaske (Mail landet in Entwürfe)
1 - Aufruf mit separater Vorlaufmaske
2 - Aufruf des Mail Clients lt. Konfigurationsmanager mit der Option "Sofort versenden"

Rechnungen per Mail versenden

Während bei allen Dokumenten die E-Mailadresse aus dem entsprechenden Ansprechpartner gezogen wird, ist bei Rechnungen ein anderes Verfahren realisiert. Bitte beachten Sie dazu diesen Artikel.

Textbausteine

Beim Mailversand von Vorgangsdokumenten kann der Betreff und der Text vom Nutzer festgelegt werden. Dies wird mittels Textbausteinen erreicht. Sie können diese Textbausteine auch geschätfsbereichsabhängig einstellen.

Für diese Textbausteine ist ein vorgefertigter Text fest im Programm eingestellt, der Inhalt entspricht der Grundeinstellung. Damit sind alle Gültigkeitseinschränkungen irrelevant, da als Rückfallvariante immer dieser Text dargestellt wird.

Die Textbausteine für den Betreff heißen:

bwBetreffAngebot
bwBetreffBestellung
bwBetreffRuecksendung
bwBetreffLieferschein
bwBetreffPackzettel
bwBetreffRechnung
bwBetreffReparaturauftrag
bwBetreffVertragsrechnung
bwBetreffAuftragsbestaetigung

Platzhalter für Vorgänge sind :

#Vorgangsnummer# 
#LaufendeNummer#
#Vorgangstitel#
#KundenBestellNr#
#GN# (Gruppierungsnummer)
#TrackingInfo#

Platzhalter für Bestellungen sind

#Bestellnummer# 
#LaufendeNummer#

Die laufende Nummer steht dabei für die jeweilige Formularnummer (Angebotsnummer, Rechnungsnummer etc.). Das Feld Art des Textbausteins muss auf intern gestellt sein.

Die Textbausteine für den Text der Mail heißen:

bwMailTextAngebot
bwMailTextBestellung
bwMailTextRuecksendung
bwMailTextLieferschein
bwMailTextPackzettel
bwMailTextRechnung
bwMailTextReparaturauftrag
bwMailTextVertragsrechnung
bwMailTextAuftragsbestaetigung

Verwendbare Platzhalter sind:

#Anrede# 
#Anrede2#
#LaufendeNummer#
#Vorgangsnummer#
#Vorgangstitel#  
#FB# (Fachberater/Verkäufer)
#GN# (Gruppierungsnummer)
#VN# (Vertragsnummer)

Schriftart in Outlook

Wenn Sie Ihrer Email in Outlook weitere Informationen hinzufügen möchten, kann es sein, dass dort plötzlich eine andere Schriftart verwendet wird, als für den Text, der bereits aus Concept Office mitkommt.

In diesem Fall müssen in Mircosoft Word die Weboptionen entsprechend eingestellt werden.

Hier werden die Schriftarten eingestellt, welche dann in Emails verwendet werden:

Vorgaenge, Textbausteine, email

vorgaenge:ermittlung_des_lagers_anhand_von_lagerbezirken

2018-02-27T14:26:35+02:00

Ermittlung des Lagers im Vorgang anhand von Lagerbezirken

Voraussetzung

Konfiguration 419: Lagerbezirke verwenden

Soll es möglich sein, über die Bezirksart 'Lagerbezirk' Läger vorzugeben, die in der Vorgangsbearbeitung immer für den entsprechenden Bezirk verwendet werden.

0 - Nein
1 - Ja

Bezirke einrichten

Das Modul Bezirke befindet sich unter weitere Stammdaten. Hier können Lagerbezirke angelegt werden. Lagerbezirke werden durch die Bezirksart Lager gekennzeichnet. Das Lager, das für Kunden aus den erfassten Postleitzahlbereichen im Vorgang eingesetzt werden soll, muss hinterlegt werden. Nun müssen hier noch die Postleitzahlbereiche erfasst werden.

Lagerbezirke können sich auch durch den Geschäftsbereich unterscheiden, d.h. gleiche Postleitzahlbereiche können für ein anderes Lager mit abweichendem Geschäftsbereich hinterlegt werden.

Lagerzuordnung im Vorgang

Bei Abwicklungsart Lager wird die Postleitzahl der Lieferanschrift mit den im Bezirk definierten Postleitzahlbereichen verglichen. Bei der Ermittlung des Bezirkslagers wird jetzt der Bestand des Lagers geprüft. Bei Bestand > 0, unabhängig davon welche Menge in der aktuellen Auftragsposition enthalten ist, wird das am Bezirk hinterlegte Lager, ansonsten das am Bezirk hinterlegte Kommissionslager benutzt.

Lieferanten von der Lagerbezirksermittlung ausschließen

Mit der Konfiguration 421 können Sie Lieferanten von der Lagerbezirksermittlung ausschließen.

Konfiguration 421: Lieferanten von der Lagerbezirksermittlung ausschließen

Ermittlung des Lagers für bestimmte Lieferanten nicht durchführen

0 - Nein
1 - Ja

Im Feld ‚Einstellung textuell‘ müssen die Lieferantennummern mit Komma getrennt hinterlegt werden, für die die Konfiguration 419 nicht gelten soll.

Die Prüfung erfolgt anhand des Hauptlieferanten des Artikels. Wenn die Konfiguration 421 aktiv ist und der Lieferant in der Konfiguration angegeben ist, dann erfolgt keine Ermittlung des Lagers über Lagerbezirke.

vorgaenge:erstbestellung

2017-06-26T14:08:24+02:00

Aktivität bei Erstbestellung

Über diese Funktion kann bei der Erstbestellung eines Kunden automatisch eine Aktivität erzeugt werden, die dann einen Workflow in Gang setzt. Für diese Funktionalität muss über Standardwerte die gewünschte Aktivitätenart als Standardwert definiert werden. Wird für einen Kunden eine Erstbestellung generiert, so wird bei eingestellter Konfiguration eine Aktivität ausgelöst.

Konfiguration 385: Bei Erstbestellung Aktivität starten.

Steuert, ob bei Erstbestellung durch den Kunden eine Aktivtät zu starten ist.

0 - Nein
1 - Ja

Wenn die Konfiguration aktiviert ist, wird beim Druck der Auftragsbestätigung eine Aktivität erzeugt. Die Aktivität wird ebenfalls beim Umsetzen des Bearbeitungsstatus von erfasst auf bestätigt erzeugt.

Werden die Vorgänge direkt mit dem Bearbeitungsstatus bestätigt erzeugt, muss eine Auftragsbestätigung gedruckt werden, um eine Aktivität zu erzeugen.

vorgaenge:erweiterte_verkaufsinformationen

2018-02-13T13:42:38+02:00

Erweiterte Verkaufshinweise

Um dem Innendienst den Telefonverkauf zu erleichtern, können Sie zur Position erweiterte Verkaufshinweise anzeigen. Diese werden in einem separaten Fenster angezeigt und können auch auf einen anderen Monitor gelegt werden.

Mit diesen Funktionen kann während eines Telefonats kompetent Auskunft gegeben und durch entsprechende Empfehlungen die Anzahl der Vorgangspositionen gesteigert werden.

Das Fenster kann während der gesamten Vorgangsbearbeitung geöffnet bleiben und aktualisiert sich mit jedem Positionswechsel oder beim Speichern einer neuen Position. Sie sehen auf dem zweiten Bildschirm also immer alle nötigen Verkaufshinweise zur aktuell markierten Position.

Für dieses Modul benötigen Sie eine Lizenz.

Aufruf

Das Zusatzmodul befindet sich in der Modulleiste beim Aufruf der Positionsliste.

Hier erhalten Sie für die aktuell markierte Position im Vorgang Erweiterte Verkaufshinweise angezeigt.

*klicken Sie auf das Bild um es in voller Größe anzuzeigen

Für Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial ist es möglich am Artikel unter der Reiterkarte Tkd einen Rang zu setzen. Dieser bestimmt die Reihenfolge in der Anzeigesortierung auch für erweiterte Verkaufsinformationen.

Rangreihenfolge - höchster Rang gewinnt

Inhalt

Bei optimaler Pflege Ihrer Artikeldaten, z.B. durch Verwendung Soennecken AMDP-Daten, werden in der ersten Reihe Bild, Mengeneinheiten, Artikelmerkmale und Dokumente angezeigt. Darunter Alternativen, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Die dritte Reihe enthält neben den Kataloginformationen die 10 häufigsten Artikel, die der Kunde kauft aber noch nicht in diesem Vorgang enthalten sind. Daneben Artikel, welche andere Kunden auch kauften, wenn der aktuell markierte Artikel im Vorgang war.

Bei aktivierter Soenneckenbestandsabfrage, wird Ihnen auch die aktuelle Verfügbarkeit angezeigt. Das Symbol oben links neben dem Artikelbild zeigt die Verfügbarkeit des Artikels, der aktuell im Vorgang ausgewählt ist.

Durch einen Klick auf das „+“-Symbol wird der jeweilige Artikel in den aktuellen Vorgang übernommen

Wird die Maus über das Symbol für die Bestandsauskunft geführt, so erhält man neben dem farblich dargestellten Status auch Detailinformationen.

Die Artikelmerkmale lassen sich zur besseren Übersicht auf eine Klassifizierung umschalten.

Arbeiten Sie im Tagesgeschäft mit den Soennecken AMDP-Daten empfiehlt sich die Einstellung „Soennecken“. Die Einstellung bleibt auch beim Verlassen des Fensters erhalten.

Individuelle Anpassung

Die beiden mit statistisch Werten gefüllten Boxen unten rechts, lassen sich inhaltlich an die Anforderungen des jeweiligen Händlers und dessen Vertriebskonzepte anpassen. Gesteuert wird der angezeigte Inhalt über zwei Recherchen.

Erweiterte Verkaufshinweise - Box 1
Erweiterte Verkaufshinweise - Box 2

Diese Recherchen werden programmseitig ausgeliefert und sind mit dem Standardinhalt, den Top 10 des Kunden, die noch nicht im Vorgang aufgenommen sind und weiteren Artikelempfehlungen vorbelegt.

Löscht man diese Recherchen, so werden sie beim nächsten Aufruf der Modulfunktion automatisch wieder mit dem Standardinhalt erstellt.

Die Recherchen sind standardmäßig keinem Mitarbeiter zugeordnet. Sie können entweder vom Systemverwalter gepflegt werden oder man ordnet entsprechende Mitarbeiter zu.

Das Anpassen von Recherchen sollte nur von Personen mit Erfahrung in diesem Bereich durchgeführt werden. Benötigen Sie hierbei Unterstützung, wenden Sie sich bitte an den Support.

Das Feld Beschreibung der Recherche legt die Überschrift der jeweiligen Box fest und der SQL-Befehlt den Inhalt. Für den SQL-Befehl sind Variablen vordefiniert um den Inhalt bei Bedarf im Kontext des aktuellen Artikels oder Kunden anzuzeigen.

So wäre es z.B. möglich, immer die aktuelle Monatsaktion anzuzeigen, die als Preiskatalog hinterlegt sein könnte und die jeweiligen Artikel werden dann genau so wie Alternativen oder Zubehör in den Vorgang übernommen.

Verknüpft man zusätzlich mit dem Kunden, kann man den Inhalt auf diesen eingrenzen.

Ist eine Recherche fehlerhaft, so wird die jeweilige Box mit entsprechender Überschrift und ohne Inhalt angezeigt.

Da der Inhalt der beiden individuellen Boxen zu Laufzeit errechnet wird, ist die Geschwindigkeit, mit der die Inhalte angezeigt werden, von der Systemleistung abhängig.

Sollten Sie generell Probleme mit der Performance Ihrer Systemumgebung haben, lassen sich die Boxen mit einem Dummy-SQL-Befehl und entsprechender Überschrift sogar einzeln deaktivieren.

Auswertung

Werden Artikel über die Modulfunktion erweiterte Verkaufshinweise einem Vorgang hinzugefügt, bekommen sie ein entsprechendes Kennzeichen in der Datenbank. Dadurch besteht die Möglichkeit auszuwerten, welcher Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum Zusatzartikel verkauft bzw. wie sich die Anzahl der Auftragspositionen erhöht hat.

Hierzu sind individuelle Anpassungen Ihrer Statistiken bzw. Recherchen nötig. Bitte wenden Sie sich an unseren Support. Wenn Sie zur Auswertung Recherchen nutzen möchten, ist die entsprechende Lizenz für das Recherche-Modul Voraussetzung.

Soennecken eG

Concept Office unterstützt Mitglieder der Soennecken eG mit vielen weiteren nützlichen Funktionen. Mehr dazu unter Soennecken und Concept Office.

Verkaufsinformationen, Verkaufshinweise, Soennecken

vorgaenge:erweiterte_zubehoerabwicklung

2017-02-14T14:04:18+02:00

Erweiterte Zubehörabwicklung

Concept Office ermöglicht es, Zubehörartikel zu verwalten. Um die Bezeichnung des Zubehörs nicht um alle unterstützten Hauptartikel zu ergänzen, kann dies automatisiert geschehen.

Voraussetzung dafür ist es, die Zubehörartikel an allen kompatiblen Hauptartikeln zuzuordnen. Dies geschieht auf der Registerkarte TKD/Alternativartikel.

Außerdem muss nachfolgende Konfiguration aktiv sein.

Konfiguration 62: Erweiterte Zubehörabwicklung

0 - Nein
1 - Ja

Zusätzliches Auswahlfeld in der Artikelmatchcodesuche

In der Matchcodesuche zu Artikeln wird nun das Feld Bez. Hauptartikel angeboten. Der dort eingetragene Suchbegriff schränkt die Ergebnisauswahl dahingehend ein, dass nur Artikel angezeigt werden, die bei passenden Hauptartikeln als Zubehör zugeordnet sind.

Beachten Sie bei der Artikelmatchcodesuche, dass in der Option V.-Mat./E.-Teile zu Artikelnummer (Hauptlager) das Lager nur angezeigt und durchsucht wird, wenn die Abwicklungsart keine Direktlieferung ist.

vorgaenge:feldbeschreibungen

2023-05-30T10:55:41+02:00

Feldbeschreibungen Vorgänge

(in alphabetischer Reihenfolge nach Registerkarten gruppiert)

Registerkarte Kopfdaten

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abschlußstatus	Anzeige	wird verwendet bei Angebotsauswertungen
Alternativ	Kontrollkästchen	Kennzeichnet einen Angebotsvorgang als alternativ
Anfrage vom	Datum	Zeitpunkt einer Kundenanfrage
Anschriften	Bereich
Bearb.status	Auswahlfeld	aktueller Bearbeitungszustand
Bearbeiter	Auswahlfeld	zuständiger Sachbearbeiter, wird laut Konfiguration 416 vorbelegt.
Bemerkung	Memo	interne Bemerkungen zum Vorgang
Bemerkung intern	Textfeld	Abweichender Kur
Erledigungsgrund	Auswahlfeld	wird verwendet bei Angebotsauswertungen
Firmennummer	Text (numerisch)	Firmennummer des Kunden
Geschäftsbereich	Auswahlfeld	zugeordneter Geschäftsbereich
Gültig bis	Datum	wird verwendet bei Angebotsauswertungen
GruppierungNr	Text (numerisch)	Nummer der Vorgangsgruppe
Historie Kunde	Link	zeigt bisherige Aktivitäten zum Kunden
Historie Vorgang	Link	zeigt bisherige Aktivitäten zum Vorgang
Inkl. Mwst	Kontrollkästchen	gibt an, ob die Positionspreise in Brutto oder Nettopreisen angezeigt werden
Kostenstelle	Text (numerisch)	Kundenkostenstelle
Kundenbest.-Nr.	Text (255 Zeichen)	Kundenbestellnummer
Mitbewerber	Text (numerisch)	wird verwendet bei Angebotsauswertungen
OP-Saldo	Link	ausstehender Rechnungsbetrag (wird nur bei Fibu-Anbindung angezeigt)
Projekt	Textfeld	Verweis auf zugeordnetes Projekt
Provisionsteilung	Link	Einstellungen zur Provision
Rech.-empfänger	Text (numerisch)	ggf. abweichende Firmennummer, welche die Rechnung erhält
Ref-RechNr	Text (numerisch)	verwendet bei Gutschriften
Service-Auftrag	Kontrollkästchen	kennzeichnet den Vorgang als Service-Auftrag
Termin	Auswahlfeld	wird verwendet bei Angebotsauswertungen
Umsatzauskunft	Link	Umsatzinformationen zum Kunden
Verbindungen	Link	zeigt Kontaktinformationen zum Kunden
Verkäufer	Auswahlfeld	zugeordneter Vertriebsmitarbeiter
Vertriebsstatus	Auswahlfeld	Information für den Verkäufer, in welcher Situation sich der Vorgang befindet
VK-Team	Auswahlfeld	zugeordnetes Verkaufsteam
Vorgang-Nr	Text (numerisch)	laufende Nummer der Vorgangs
Vorgangsart	Auswahlfeld	Art des Vorgangs
Vorgangstitel	Text (100 Zeichen)	Titelfeld
Wahrscheinlichkeit	Auswahlfeld	wird verwendet bei Angebotsauswertungen
Währung	Auswahlfeld	Währung, welche in den Positionen und Formularen verwendet werden soll
Zahlung	Auswahlfeld	Zahlungsmodalitäten des Vorgangs
Zus.Vorg-art	Auswahlfeld	zusätzliche Vorgangsart; kann Verarbeitung des Vorgangs beeinflussen. Siehe hier

Registerkarte Lieferdaten / Texte

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Bestellinfo	Text (Memo)	Bestellinformation
Direktlieferinfo	Text (max. 255 Zeichen)	Eingabefeld für Lieferantennummer und Lieferdatum
Disposition	Bereich	Bereich zu Disponierung von Vorgängen
Kommissionierung	Kontrollkästchen	Kennzeichnung der Dringlichkeit der Kommissionierung
Fusstext	Text (Memo)	Kopftext für Vorgangsdokumente
Kopftext	Text (Memo)	Fusstext für Vorgangsdokumente
Lieferbedingung	Auswahlfeld	entsprechend der Ermittlungsreihenfolge hinterlegte Werte
Lieferinfo	Text (max. 255 Zeichen)	Zuweisung der Lieferbedingungen im Vorgang
Lieferung avisiert für	Bereich	Textbausteine können hier hinterlegt werden
Logistikstatus	Auswahlfeld	Status der Ware im Lager
Terminwunsch des Kunden	Bereich	Eingabe Terminwunsch Kunde; Beim Einhaken des Feldes Tag wird das Feld Woche/Jahr zu Termin umbenannt und ein Datum wird angezeigt
Trackinginfo	Eingabefeld	Informationen zur Bestellungsverfolgung
Versandart	Auswahlfeld	entsprechend der Ermittlungsreihenfolge hinterlegte Werte

Registerkarte Sonstiges

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Abschläge	Bereich	Vergabe von Rabatte
Abwicklungsart	Auswahlfeld	fest vorgegebene Werte
Abweichender Kurs	Eingabefeld	Differenz zur Hauswährung
Alten Steuersatz verwenden	Auswahlkästchen	wird aktuell nicht benötigt
Auftragseingangsart	Auswahlfeld	am Mandanten hinterlegte Werte
Auftragswerte	Bereich	Anzeige des Gesamtpreises, des Rohgewinns, der Zuschläge und der Spanne des Auftrags
Belegdatum	Datum	Bestimmung des Belegdatums
Bezirk	Auswahlfeld	Dienen als Verkaufsgebiet, Anfahrtszone oder Tour
Buchungsdatum	Datum	Bestimmung des Buchungsdatums der Rechnung
Concept Office Web	Bereich
Dokumente	Bereich	Anzeige der zum Vorgang generieten Dokumente
Ext. Projektreferenz	Eingabefeld	Eingabe der externen Projektreferenz
Ext. Ticket-ID	Eingabefeld	Eingabe der externen Ticket-ID
Druckfreigabe	Bereich	Einstellungen zum Drucken von Dokumenten
Filiale	Auswahlfeld	Dient der Verwaltung räumlich getrennter Standorte wie Läger
Packer	Eingabefeld	Zuständige Person für Verpackung der Ware
Rabattstufe	Auswahlfeld	Die am Kunden hinterlegte Rabattstufe wird automatisch gezogen
Rech.freigabe	Datum	Bestimmung des Datums zur Rechnungsfreigabe
Rechnungsmail	Eingabefeld	Mailaddresse zum Senden der Rechnung
Rechnungsgebühr nicht erheben	Kontrollhäkchen	Beim Rechnungen per Mail wird keine Rechnungsgebühr verrechnet
LS.freigabe	Datum	Datum zur Freigabe des Lieferscheins
Rechnungskennzeichen	Auswahlfeld	Dient der Kennzeichnung von Aufträgen zur gesonderten Selektion im Formulardruck
Sammellieferschein	Auswahlkästchen	Legt fest, dass die Lieferscheine für einen Kunden mit diesem Kennzeichen zusammengefasst werden
Sammelrechnung	Auswahlkästchen	Legt fest, dass die Rechnungen für einen Kunden mit diesem Kennzeichen zusammengefasst werden
Teillieferschein	Auswahlkästchen	Erlaubt für Vorgang bei Teilung eines Auftrages Teillieferscheine zu generieren
Teilrechnung	Auswahlkästchen	Erlaubt für Vorgang bei Teilung eines Auftrages Teilrechnungen zu generieren
Sprache (Basket)	Auswahlfeld	Einstellung der Sprache im Basket
Steuergebiet	Auswahlfeld	Auswahl des Steuerlandes

Vorgaenge

vorgaenge:internepositionen

2016-06-27T13:46:45+02:00

Interne Positionen

Eine Vorgangsposition kann über das Kennzeichen intern gekennzeichnet werden, um den Artikel dem Kunden gegenüber nicht auszuweisen.

Ein typischer Anwendungsfall ist die Abbildung interner Kosten, die den Rohgewinn eines Umsatzes schmälern.

Darstellung und Einschränkung

Interne Positionen werden in der Positionsübersicht blau dargestellt. Und natürlich ist das Kontrollkästchen intern angehakt.

Interne Positionen müssen einen Verkaufspreis und Positionswert = 0 aufweisen.

Befinden sich interne Positionen in einem Abschnitt mit Abschnittspreis ist ein Verkaufspreis zulässig.

Verhalten beim Druck von Dokumenten

Interne Positionen werden auf keinem Vorgangsdokument gedruckt - mit Ausnahme des Packzettels.

Interne Positionen lassen sich wie normale Positionen bestellen.

Interne Artikel

Manche Artikel werden immer als interne Positionen verarbeitet. Für solche Fälle kann im Artikelstamm, auf der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres das Kontrollkästchen interner Artikel angehakt werden.

Wird so ein Artikel in einem Vorgang erfasst, wird er automatisch als intern gekennzeichnet.

Vorgaenge, Artikel

vorgaenge:katalogpreisliste

2022-11-22T11:04:25+02:00

Erstellen Preisliste in Katalogform

Voraussetzungen

Für die Katalogerstellung aus Concept Office ist ein gesonderter Report, sowie eine Anpassungen der Dictionary-Datei nötig. Der Report wird standardmäßig mit Ihrem Logo und der Fusszeile mit Ihren Geschäftsdaten ausgestattet.

Anlage der Daten

Geplanten Inhalt des Kataloges als Vorgang anlegen

Empfohlen wird die Anlage einer Zusatzvorgangsart, damit der Vorgang nicht auftragseingangswirksam ist und nicht fakturiert werden kann.

Übernommen werden folgende Felder:

Vorgangstitel - Katalogtitel
Gültig bis - Gültigkeitsangabe des Kataloges
Abschnitte - Gruppierungsüberschriften
Abschnitte - Bilder
Artikelpositionen - Angebotsartikel
Textpositionen - Texte

Jeder Abschnitt bildet eine Seite des Dokuments. Der Abschnittstext ist die Seitenüberschrift. Die Position des Artikels im Abschnitt entspricht der Position auf der Seite. Pro Seite können 10 Positionen in einem 2-spaltigen Layout dargestellt werden, auf der ersten Seite, wegen den Kopfdaten, nur 8 Positionen. Werden im ersten Abschnitt nur 2 Positionen erfasst, können diese auf der ersten Seite hervorgehoben, z.B. für eine Aktion, dargestellt werden (Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“).

Erste Seite

Der Vorgangstitel bildet automatisch den Namen der Preisliste bzw. des Katalogs auf der ersten Seite. Die Angabe für „Gültig bis …“ kommt ebenfalls automatisch aus dem Vorgang. Der Druckparameter „Seite 1 als Aktion darstellen“, steuert, ob nur zwei Artikel auf der ersten Seite dargestellt werden. Ist der Haken gesetzt, darf der erste Abschnitt maximal 2 Positionen haben.

Folgeseiten

Die Bezeichnung des Abschnitts wird als Seitenüberschrift bzw. Kategorie ausgegeben und die Abschnittsposition entspricht der Position auf der Seite. Durch umsortieren in der Positionsliste, kann auf einfache Weise die Darstellung verändert werden. Artikel lassen sich so innerhalb einer Seite neu anordnen oder auf andere Seiten verschieben. Auch ganze Seiten lassen sich verschieben, in dem man die Reihenfolge der Abschnitte ändert.Die Abschnittsnummer wird auch als Seitenzahl angezeigt.

Darstellung einzelner Artikel

Wird im Vorgang eine Nummer im Feld „Kundenartikelnummer“ angegeben, wird diese angezeigt und wenn vorhanden nicht das Bild (Feld „Bildname“), sondern, wenn vorhanden, das Sammelbild (Feld „Bildname1“) angezeigt. So ist es möglich, platzsparend mit nur einer Position, einen Artikel darzustellen, den es in mehreren Ausführungen gibt. Der Text kann individuell über den Langtext des Artikels gesteuert formatiert werden.

Die Schriftgröße für Arial 6 kann nicht ausgewählt und muss manuell eingegeben werden. Ist der Druckparameter „Legende Farben anzeigen“ aktiviert (Standard), wird, sobald ein Artikel mit Varianten vorhanden ist (Kundenartikelnummer), über der Fußzeile eine Legende angezeigt.

Textbereiche

Es können formatierte Textblöcke mit und ohne Bezug zu einem Artikel eingefügt werden. Es empfiehlt sich als Positionsnummer eine Stelle mehr zu verwenden, z.B. „2.3.1“, damit die Reihenfolge der Positionen durchgängig erhalten bleibt.

Füllseiten

Ist die Anzahl der Abschnitte (Seiten) nicht durch 4 teilbar, kann mit „Füllseiten“ gearbeitet werden. Hierzu muss ein Bild (Format jpeg, 18×23 cm) im Concept Office-Ordner „..\CO\Reports\Privat\Preislisten“ existieren. Es kann dann einfach in der Positionsliste ein Abschnitt für die entsprechende Seite eingefügt werden, der als Bezeichnung den Namen der Bilddatei trägt. Aufgrund der Inhalte muss bei firmenspezifischen Bildern der Mandant vorangestellt (z.B. „Mustermandant-Logistik.jpg“) werden. Es ist sinnvoll sich hierfür einige Vorlagen abzulegen, um schnell darauf zugreifen zu können.

Bestandskontrolle

Mit dem Druckparameter „Freie Menge (Hauptlager) anzeigen“ kann eine Bestandskontrolle gedruckt werden. Als Bezeichnung werden nur noch die ersten 25 Zeichen der Artikelbezeichnung als Kurzbezeichnung ausgegeben und dafür zusätzlich die freie Menge auf dem Hauptlager. Diese Funktion ist hauptsächlich zur schnellen Kontrolle für den Einkauf gedacht. So kann ohne zeitlichen Aufwand die Verfügbarkeit für einen Aktionsflyer oder kleinen Katalog überwacht werden. Unterschrittene Mindestbestände oder 0-Mengen werden rot angezeigt. Wird das Feld „Kundenbestellnummer“ verwendet um mit einer Position mehrere Varianten eines Artikels darzustellen, werden unter der Kurzbezeichnung alle dazugehörigen Artikelnummern mit Bestandsinformation aufgelistet. Aktuelle Bestellmengen werden mit einem „(B)“ gekennzeichnet hinter der freien Menge angezeigt.

Diese Funktion ist im Basisreport nicht enthalten. Bitte kontaktieren Sie dazu den Support.

Druckparameter

Mittels Druckparameter lassen sich weitere Feineinstellungen für den Katalog vornehmen. Die Fusszeilen müssen zwingend mit dem Texteditor, der mit Klick auf die Lupe öffnet, gesetzt werden. Sollten Die Fusszeilen für mehr als einen Drucklauf erhalten bleiben, empfiehlt es sich die Textbausteine selbst entsprechend zu befüllen.

vorgaenge:kopf-und_fusstext

2023-05-04T11:31:47+02:00

Kopf- und Fusstext

Pro Vorgangsdokument kann ein Kopf- und ein Fusstext eingegeben werden.

Über die Suchfunktion können zuvor definierte Textbausteine aufgerufen werden. In der Geschäftsbereichspflege können Textbausteine hinterlegt werden, so dass diese bei Vorgangsanlage in den Vorgang kopiert werden.

Bei Druck eines Dokumentes wird vor den Kopftext automatisch die Anrede2 des Ansprechpartners gesetzt. Ist kein Ansprechpartner angegeben, wird „Sehr geehrte Damen und Herren,“ vorangestellt.

Platzhalter

Ein Platzhalter dient als Baustein, der später, d.h. zum Zeitpunkt des Drucks, durch tatsächliche Werte des Vorgangs ausgetauscht wird. Platzhalter werden von #-Symbolen umrahmt. Klassische Platzhalter wurden mit 2 Zeichen benannt, neue mit entsprechender Benennung.

Platzhalter	Bedeutung
#AV#	AnfrageVom
#AN1#	Anrede Ansprechpartner
#AN2#	Anrede Ansprechpartner
#Anrede#	Anrede Ansprechpartner
#Anrede2#	Anrede Ansprechpartner
#AuftragswertInklMwst#	Auftragswert brutto (inklusive Mehrsteuer)
#AuftragswertExclMwst#„	Auftragswert netto
#TA#	Avisierter Termin
#ATJ#	Avisierter Termin Jahr
#ATW#	Avisierter Termin Woche
#ATZB#	Avisierter Termin Zeit Bis
#ATZV#	Avisierter Termin Zeit Von
#BM#	Bemerkung
#BN#	Bestellnummer
#DirektLieferInfo#	Direktlieferinfo
#DB#	DispoBemerkung
#FB#	Fachberater - Kurzname des Verkäufers
#GB#	GueltigBis
#Kundenbestellnr#	Kundenbestellnummer
#KN#	Kundenkurzname
#KU#	Kundennummer
#Laufzeit#	Laufzeit
#RateInklMwst#	Leasingrate brutto (inklusive Mehrwertsteuer)
#RateExclMwst#	Leasingrate netto
#LB#	Lieferbedingung
#LI#	LieferInfo
#LT#	Liefertermin
#LTJ#	Liefertermin Jahr
#LTW#	Liefertermin Woche
#RLT#	Realisierungstermin
#RechnungName#	Rechnungsname
#ReferenzNr#	Referenznummer
#SB#	Sachbearbeiter
#SBE#	Sachbearbeiter EmailAdresse
#SBF#	Sachbearbeiter Fax
#SBM#	Sachbearbeiter MobilTelefon
#SBT#	Sachbearbeiter Telefon
#SachbearbeiterNachname#	Sachbearbeiter Nachname
#SachbearbeiterVorname#	Sachbearbeiter Vorname
#SachbearbeiterKurzname#	Sachbearbeiter Kurzname
#TI#	TicketID
#US#	Unterbearbeitungsstatus
#FB#	Verkäufer / Fachberater
#VB#	Versandbedingung
#VG#	Vorgangsnummer
#Vorgangsnummer#	Vorgangsnummer
#Vorgangstitel#	Vorgangstitel
#VT#	Vorgangstitel
#ZV#	ZusatzVorgangsArt

Formatierte Texte

Kopf- und Fußtexte können auch formatiert werden. Dies geschieht so, wie es in Microsoft Word oder anderen Textverarbeitungsprogrammen üblich ist. Das Fenster, in dem Sie die Texte formatieren können, erreichen Sie über einen Doppelklick in das Texteingabefeld.

Bevor Sie formatierte Texte nutzen, stellen Sie sicher, dass die für Sie angepassten Formulare diese Funktion unterstützen.

Vorgaenge, Textbaustein, Platzhalter

vorgaenge:leasingberechnung

2018-11-14T15:02:43+02:00

Leasingberechnung im Angebot

Concept Office bietet die Möglichkeit Leasingberechnungen für Angebote durchzuführen. Dabei entstehen Textpositionen im Vorgang, die auf hinterlegten Werten beruhende Ergebnisse beinhalten. Der Nutzer kann damit Leasingangebote erstellen, ohne selbst rechnen zu müssen.

Vorbereitung

Hinterlegen von Leasingfaktoren

Im Modul Leasingfaktoren unter können für die einzelnen Leasinggesellschaften verschiedene laufzeitabhängige Faktoren angegeben werden. Leasinggesellschaften müssen vorher als Kunden angelegt worden sein.

Textbausteine definieren

Für die Aufnahme in den Auftrag muss mindestens ein Textbaustein definiert werden. Möchte man mit alternativen Texten arbeiten, kann man auch mehrere anlegen. Diese werden dann vom Nutzer im Vorgang ausgewählt.

Unterstützt werden die Platzhalter:

Platzhalter	Bedeutung
#AuftragswertInklMwst#, #AuftragswertExclMwst#	Auftragswert mit bzw. ohne Mwst.
#RateInklMwst#, #RateExclMwst#	Errechnete Rate mit bzw. ohne Mwst
#KN#	Kurzname der Leasinggesellschaft
#Laufzeit#	Laufzeit des Leasingvertrages

Leasingberechnung im Vorgang

Im Vorgang kann über die Modulfunktion Leasing berechnen eine Maske gestartet werden, die es erlaubt, eine oder mehrere Leasingkonditionen aufzunehmen. Zu diesem Zweck kann man die hinterlegen Konditionen suchen.

Danach kann über die Suche in der Spalte Text ein Textbaustein ausgewählt werden.

Nach Betätigung der „Übernehmen“-Taste werden die Texte als Textpositionen in den Vorgang übernommen. Diese Texte werden für den Ausdruck auf Angebot und Auftragsbestätigung gekennzeichnet. Zusätzlich wird eine interne Textposition erzeugt, die die Eckdaten der Leasingkalkulation beinhaltet, um später nachvollziehen zu können auf welcher Grundlage die Berechnung erfolgte.

Eine wiederholte Kalkulation auf der Basis alter Daten ist nicht möglich. Nachfolgende Änderungen am Vorgang aktualisieren nicht die generierten Texte. In diesem Fall muss die Textposition gelöscht und neu gebildet werden.

Unter folgenden Einschränkungen ist die Leasingberechnung auch für den Geschäftsbereich Möbel möglich:

Nach der Anlage der Angebotspositionen als letztes Doing noch Textbausteine für das Leasing formulieren. Diese geben dann Leasingrate, Leasingzins, Leasingdauer sinngemäß auf der letzten Seite wieder.
Wird im pCon.basket geändert, löscht das System den hinterlegten Leasingtextbaustein und dieser muss neu geladen werden. (Aufwand i.d.r. 2 Minuten)
Zum Textbaustein entfernen, reicht es aus, den pCon.basket - Startknopf mit gedrückter Shifttaste zu betätigen. Beim Beenden erfolgt eine komplette Synchronisation der Positionsliste aus dem pCon.basket. Die Textposition verschwindet.
Leasingtextbausteine sind nur in der Concept Office Positionsliste ersichtlich.
Es erfolgt an dieser Stelle derzeit keine Weiterentwicklung, d.h. der beschriebene Umstand bleibt zunächst Bestandteil der Softwareauslieferung. Etwaige Nachteile hierzu wären Stand Heute nicht änderbar.

vorgaenge:liefern

2019-06-20T08:56:57+02:00

Liefern

Über die Modulfunktion Liefern wird die zu liefernde Menge eingetragen. Dies erfolgt unter Berücksichtigung

des verfügbaren Lagerbestandes
der Lieferscheindruck-Freigabe
der Direktlieferungspositionen

Außerdem kann hier die zu liefernde Menge storniert werden.

Dabei können Sie sich für die aktuelle oder alle Position(en) entscheiden.

Liefermengen stornieren

Diese Funktion erspart Ihnen aufwendiges, manuelles Austragen von Positionen im Modul Vorgänge.

Die zu stornierenden Artikel werden unter dem Reiter Positionen aufgerufen und markiert (1). Durch die Aktivierung des Button Liefern (2) öffnet sich das Fenster Zu liefernde Menge eintragen (3). Dort wird abschließend die Combo-Box Liefermengen stornieren entsprechend mit Häkchen versehen. Möchten Sie alle Positionen stornieren, wird stattdessen auf alle Positionen gesetzt.

Durch Bestätigung mit Eintragen erfolgt das Zurücksetzen der Liefermenge auf Null, d.h. die Artikel werden storniert (4).

Bei der Seitenansicht des Lieferscheines wird die Konfiguration (162) des Überlieferns nicht beachtet da die Prüfung erst beim Druck erfolgt.

Vorgänge, Positionen, Artikel

vorgaenge:lieferschein_stornieren

2023-02-03T15:32:09+02:00

Lieferschein stornieren oder ändern

Lieferschein stornieren

Ein Lieferschein kann nur storniert werden, wenn die Positionen des Lieferscheines noch nicht fakturiert sind.

Zum Stornieren eines Lieferscheines öffnen Sie den Vorgang (Auftrag) und dort die Registerkarte Positionen.
Klicken Sie in eine der Positionen, die auf dem Lieferschein vorhanden sind.
Wählen Sie die Modulfunktion Lieferschein stornieren

Markieren Sie dort den zu stornierenden Lieferschein.

Hier ist außerdem das Sonderrecht Lieferscheine stornieren zu beachten.

Sonderrecht Lieferscheine stornieren

Steuert ob der Benutzer einen gedruckten Lieferschein stornieren darf.

Nein
Ja

Lieferschein nachträglich ändern

Ziel: Ein bereits gedruckter Lieferschein wurde beim Kunden vor dessen Unterschrift noch einmal korrigiert, weil zum Beispiel die falschen Mengen mitgeliefert wurden.

Zum Ändern eines Lieferscheines öffnen Sie den Vorgang (Auftrag) und dort die Registerkarte Positionen.
Klicken Sie in die Position, die mengenmäßig auf dem Lieferschein geändert werden soll.
Tragen Sie nun die Menge, die vom Lieferschein herunter genommen werden soll, mit Minus davor in die Spalte zu liefern ein oder mit Plus für eine positive Korrektur
Bei Verlassen der Position kommt erst eine Sicherheitsabfrage und dann werden Sie gefragt ob Sie auch die Bestellmenge reduzieren wollen, für den Fall, dass keine Nachlieferung erfolgen soll. (Achtung, dies gilt nur für den gedruckten Lieferschein, in der Auftragsposition müssen Sie die Bestellmenge selbst reduzieren.)

Sie können auch einen Korrekturlieferschein erstellen, so dass der Vorgang jederzeit nachvollzogen werden kann.

Vorgaenge, Lieferschein

vorgaenge:lieferscheinmail

2021-06-11T10:57:24+02:00

Lieferschein per Mail

1. Einrichten Verbindungsart

Im ersten Schritt wird unter Weitere Stammdaten im Modul Verbindungsart eine neue Verbindungsart LieferscheinMail angelegt. Benötigt werden die Felder Verbindung, Bezeichnung und Kommunikationsart.

Dieser Schritt ist notwendig, damit im Grid Verbindungen unter Firmen, die Spalte LieferscheinMail angezeigt wird.

2. Drucksteuerung anpassen

In der Drucksteuerung muss eine neue Zeile für Lieferscheine erstellt werden, wo als Drucker $Email eingetragen wird. Zusätzlich können die entsprechenden Kunden bzw. Kundengruppe eingetragen werden, wo diese Funktion greifen soll.

3. Mailadresse eintragen

Abschließend wird im Modul Firmen im Verbindungsgrid in die Spalte LieferscheinMail die entsprechende E-Mail-Adresse eintragen.

Möglicherweise ist es notwendig, die Spalte vor der ersten Benutzung über die Spaltenauswahl einzublenden.

Reihenfolge, die greift, wenn mehrere LieferscheinMail-Adressen eingetragen wurden:

Zentrale → Hauptansprechpartner → weitere Ansprechpartner

vorgaenge:lieferstellplatz

2020-11-30T15:02:49+02:00

Lieferstellplatz

An der Vorgangsposition kann für Maschinenlieferungen der Lieferstellplatz angegeben werden, dieser füllt bei Auslieferung (Druck des Lieferscheins) den Standort-Stellplatz an der Maschine.

In der aufgeführten Reihenfolge findet die Zuordnung statt:

1. Direkte Angabe im Reservierungsdialog zum Gerät.

Nachdem die Maschine unter Positionen im Vorgang aufgenommen wurde, kann bei der Maschinenreservierung der Lieferstellplatz angegeben werden. Zum nachfolgenden Dialog gelangen Sie durch Rechtsklick auf die Maschine und anschließender Auswahl von „Identartikel reservieren“.

2. Übernahme aus der Vorgangsposition.

3. Übernahme aus Abschnittsbezeichnung (über Konfiguration 470 freizuschalten).

4. Übernahme aus Lieferanschrift im Auftragskopf.

vorgaenge:maschinenreservierung

2023-02-01T09:54:32+02:00

Reservierung von Maschinen

Maschinen, die im Vorgang verkauft werden, müssen vor Auslieferung (Lagerlieferung) eine Reservierung besitzen, d.h. es muss eine Identnummer zugeordnet werden. Maschinen werden wie andere Artikel über die Artikelnummer (durch Direkteingabe oder Artikelsuche) in den Vorgang aufgenommen.

Über Rechtsklick auf die Position öffnet sich eine Auswahl von Funktionen. Die Reservierung erfolgt über Identartikel reservieren. Anschließend öffnet sich der Reservierungsdialog.

Stellplatz

Beim Verkauf von mehreren Maschinen im Auftrag können jetzt Stellplätze zugewiesen werden. Wird die Maschine reserviert, so ist es möglich direkt bei der Reservierung den zukünftigen Stellplatz zu erfassen.

Dieser wird dann beim Druck des Lieferscheines an die Maschine geschrieben.

Garantie

Das Datum für die Kundengarantie wird im Reservierungsdialog für Geräte nicht automatisch vorbesetzt.

Vielmehr wird dieses anhand des Lieferscheins unter Berücksichtigung des konkreten Lieferscheindatums ermittelt.

Das Garantie-Datum wird anschließend in Maschine zurückgeschrieben.

Optionen

Vorgänge, Maschinen

vorgaenge:montageartikel

2017-12-01T10:01:54+02:00

Montage- und Frachtkostenzuschläge

Einleitung

Montage- oder Frachtkostenzuschläge sind EK- und VK-Zuschläge, deren Wert sich ausgehend von den Werten anderer Positionen ermittelt. Hierbei sind beliebige Kombinationen von EK und VK sowie rabattierten und unrabattierten Preisen möglich, z.B. VK-Zuschlag = 3% der Summe der Listen-Einkaufspreise. Diese Zuschläge werden wie normale Positionszuschläge behandelt, d.h., mit einem Artikel verknüpft und als Vorgangsposition geführt. Auf Kopfebene sind Montage- oder Frachtkostenzuschläge nicht möglich. Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge (außer beliebig vielen Montagezuschlägen) mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Typischer Ablauf

Definition Montage- oder Frachtkostenzuschlag im Modul Zu-und Abschläge. (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten)
Verknüpfung Montage- oder Frachtkostenzuschlag mit einem Montage- oder Frachtkosten-Artikel im Modul Artikel, Registerkarte Gruppierungen/Weiteres.
Bei Bedarf Montage- oder Frachtkosten-Artikel mit einer Lieferbedingung verknüpfen (zu finden unterhalb Weitere Stammdaten). Dieser Artikel wird automatisch als Position bei der Anlage eines Vorgangs eingesetzt, sofern die entsprechende Lieferbedingung in den Kundenstammdaten an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt ist.
Alternativ kann die Artikelposition manuell in den Vorgang aufgenommen werden.
Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Definition des Montage- oder Frachtkostenzuschlages

Der Montage- oder Frachtkostenzuschlag wird im Modul Zu-und Abschläge definiert.

Als Zu-/Abschlagswert ist ein Prozentwert sinnvoll. Er kann für den VK, EK oder beides verwendet werden.

Als Berechnungsbasis kann der rabattierte oder unrabattierte Preis gewählt werden. Zusätzlich, wenn als Kalkulationsbasis = „Gesamter Bereich“ gewählt ist, kann ein alternierender rabattierter bzw. alternierender unrabattierter Preis gewählt werden, d.h. ein EK Zuschlag berechnet sich auf der Basis des VK und umgekehrt.

Das Kontrollkästchen Umlegen auf Positionen ist gesperrt, da dies nur bei Kopfzuschlägen sinnvoll ist.

Die Kalkulationsbasis „Aktueller Bereich“ ist für normale Zuschläge an der Vorgangsposition oder im Auftragskopf und berechnet sich anhand des Positionspreises bzw. Vorgangspreises. Wird hier „Gesamter Bereich“ gewählt, berechnet sich der Zuschlagswert anhand aller oder durch einen Filter eingeschränkter Positionen.

Filter sind unter Kalkulationsmerkmal, Kalkulationsschlüssel und Filter Lagerabwicklung zu definieren.

Als Kalkulationsmerkmal kann Gesamter Vorgang oder Warengruppe, Serie, Herstellerkürzel gewählt werden. Die Herstellerkürzel werden im Feld Kalkulationsschlüssel eingegeben.

Der Filter Lagerabwicklung kann genutzt werden, um die Berechnung der Montagekosten nur für Lagervorgänge oder Direktlieferungsvorgänge auszuführen.

Zuschläge mit Montage-/Frachtkostenartikel verknüpfen

Am erstellten Montage –oder Frachtkostenartikel werden unter der Registerkarte Gruppierungen/Weiteres die Zuschläge (Rubrik Zuschläge) hinterlegt. Dafür wird über die Kennung der zuvor angelegte Zuschlag ausgewählt.

Der Wert der Vorgangsposition berechnete sich damit aus dem Preis des Artikels + der Summe seiner Zuschläge. Es ist sinnvoll, den EK und VK des Artikels, welcher Montage- oder Frachtkostenzuschläge trägt, auf 0 zu belassen und auch keine anderen Zuschläge außer Montagezuschlägen mit diesem Artikel bzw. einer Vorgangsposition zu verknüpfen.

Montage-/Frachtkostenartikel mit Lieferbedingung verknüpfen

In der Strukturansicht unter weitere Stammdaten finden Sie das Modul Lieferbedingungen. Hier werden die Bedingungen für die Kundenbelieferungen vordefiniert. Außerdem können Sie pro Lieferbedingung einen Versandartikel und einen Montagekostenartikel festlegen.

Übernahme des Artikels in den Vorgang

Wird die Lieferbedingung mit dem Montageartikel an der Lieferanschrift des Kunden hinterlegt, so wird der Montageartikel bei Vorgangsanlage automatisch in den Vorgang aufgenommen. Der Artikel kann auch händisch in den Vorgang aufgenommen werden.

Nach Erfassen der Vorgangspositionen wird der Wert des Montageartikels automatisch berechnet.

Montagezuschläge und pCon.Basket

Montagezuschläge können auch in pCon.Basket-Positionen geführt werden. Allerdings ist pCon.Basket zurzeit nicht in der Lage, den Wert der Montagezuschläge dynamisch zu berechnen, d.h., der pCon.Basket wird als Zuschlagswert immer = 0 anzeigen. Die Kalkulation erfolgt bei der Übernahme aus dem pCon.Basket in die Concept Office Positionsliste. Die Eigenschaften des Montagezuschlages werden im pCon.Basket in der Bezeichnung verschlüsselt (z.B. „Zuschlagsbezeichnung #0##“. Bitte die mit „#“ gekennzeichneten Werte nicht ändern).

Vorgaenge, Montage, Zuschlaege, Rabatte

vorgaenge:optional_kennzeichen

2016-07-03T13:47:34+02:00

Alternativ und Optional Kennzeichen

Das Alternativkennzeichen im Vorgang weist eine Position als Alternative aus.

Beispiel: Position 1 ist ein Schreibtisch als alternative Position dazu wäre ein anderer Schreibtisch mit abweichenden Eigenschaften als nächste Position zu vermerken.

Das Optionalkennzeichen im Vorgang weist eine Position als Option aus.

Beispiel: Position 1 ist ein Schreibtisch als optionale Position dazu wäre hier ein Stuhl oder eine Schreibunterlage als nächste Position zu vermerken.

Basketartikel müssen nach der Übernahme in Concept Office als optional gekennzeichnet werden.

Vorgaenge

vorgaenge:positionen

2023-03-22T12:59:45+02:00

Positionen

Im Modul Vorgänge finden Sie unter der Registerkarte Positionen eine Liste. Hier werden die vom Kunde bestellten Artikel mit Menge und Preisen hinterlegt. Wenn ein Artikel in einen Vorgang gezogen wird, enthält er die Artikelinformationen, welche zu diesem Zeitpunkt an seinem Stammdateneintrag hinterlegt sind.

Änderungen in diesem Eintrag werden nur am Vorgang gespeichert und nicht in die Stammdaten übernommen. Umgekehrt werden auch Änderungen an den Stammdaten nicht an bereits bestehende Positionen übernommen.

Feldbeschreibungen Positionen

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Angelegt am	Anzeigefeld	Datum der Positionsanlage
Angelegt von	Anzeigefeld	Wer hat die Position angelegt
Artikelnummer	Auswahlfeld	Artikelnummer in CO
Bestellnummer	Anzeigefeld	Bestellnummer beim Hauptlieferanten
Bezeichnung	Eingabefeld	Bezeichnung in CO
Druck	Auswahlfeld	Druckauswahl für Dokumente
Einheit	Auswahlfeld	Mengeneinheit des Artikels
EK-Positionswert	Anzeigefeld	Gesamteinkaufspreis der Position
EK-Preis	Auswahlfeld	Einkaufspreis des Artikels
EK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen EK nach Rabattierung
fakturiert	Anzeigefeld	Menge für die eine Rechnung gedruckt wurde
Geändert am	Anzeigefeld	Datum der letzten Änderung der Position
Geändert von	Anzeigefeld	Wer hat die Position zuletzt geändert
geliefert	Anzeigefeld	Menge für die ein Lieferschein gedruckt wurde
Interne Bemerkung	Eingabefeld	Eingabemöglichkeit für interne Bemerkungen
Lager	Auswahlfeld	Lager von dem die Position geliefert wird
Menge	Eingabefeld	gewünschte Menge der gewählten Mengeneinheit
PE	Anzeigefeld	Preiseinheit
Pos.	Eingabefeld	Gruppierungsnummer einer Position
Rabatt %	Eingabefeld	Artikelnummer in CO
Rohg.	Anzeigefeld	Rohgewinn
Spanne	Anzeigefeld	Spanne
Stat.	Anzeigefeld	Status der Bearbeitung
VK-Preis	Eingabefeld	Verkaufspreis
VK-Preis nach Rabatt	Anzeigefeld	Zeigt den neuen VK nach Rabattierung
Wert	Anzeigefeld	Gesamtverkaufspreis der Position
zu liefern	Eingabefeld	Menge die zum Liefern vorhanden ist

* Status-Beschreibungen

Status	Kurzbeschreibung
	Position im erfassten Vorgang
	Position im bestätigten Vorgang
	Für die Position wurde ein Bestellvorschlag generiert
	Die Position wurde in einer Bestellung erfasst
	Position mit Bestellung bestellt
	Position durch den Lieferanten bestätigt
	Position vom Lieferanten geliefert, zur Kundenbelieferung bereit
	Position wurde an den Kunden teilgeliefert
	Position wurde an den Kunden geliefert
	Position wurde berechnet

Aus der Positionsliste Service-Aufträge anlegen

Aus einer Auftragsposition heraus kann auch ein Serviceauftrag angelegt werden. Dabei wird die Bezeichnung der Position in den Vorgangstitel und in die Fehlermeldung übernommen. Die Gruppierungsnummer wird aus dem Originalauftrag übertragen. In der Nachkalkulation wird der Vorgangstitel angezeigt. Aus der aktiven Position heraus kann durch Klicken mit der rechten Maustaste auf diese Position das Kontextmenü geöffnet werden, hier findet man die Funktion Service-Auftrag anlegen.

Die Daten für den Service-Auftrag können noch entsprechend ergänzt werden. Mit Klick auf Anlegen wird der Service-Auftrag angelegt. Der erstellte Service-Auftrag hat die gleiche Gruppierungsnummer wie der Originalauftrag. Vorgangstitel und Fehlertext enthalten die Bezeichnung der Position aus dem Vorgang.

Edi-Artikel über Matchcode-Suche übernehmen

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten

Sonderrecht Bei allen Lieferanten bestellen (Filiallösung)

Erlaubt dem Benutzer, über der Matchcode-Suche (Edi-Artikel), temporäre Artikel anzulegen. Die sind Artikel mit der Sortimentskennung "automatisch angelegt (Edifakt)". Die Checkbox "Temporärer Artikel" in der Übernahmemaske wird in diesem Fall vorbelegt und gesperrt.

Nein
Ja

Vorgänge

vorgaenge:provisionsteilung

2023-03-22T12:57:57+02:00

Provisionsteilung

Dieser Artikel bezieht sich auf die Einstellungen im Modul Vorgänge. Hinweise für die Vorbelegung von Provisionsteilungen finden Sie in den Verkaufsteams.

Um besondere Provisionsfälle abbilden zu können lässt sich an jedem Vorgang eine Provisionsteilung hinterlegen. Diese sorgt dafür, dass die durch den Vorgang erzeugt Provision bei der Provisionsabrechnung auf mehrere Mitarbeiter verteilt wird.

Ist eine Provisionsteilung hinterlegt, dann wird dies im Vorgang durch ein * am Ende des Namens Provisionsteilung angezeigt.

Eingabe einer Provisionsteilung

Durch Klicken auf Provisionsteilung wird die aktuelle Vergabe der Provisionswerte angezeigt. Sie können nun Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen. Passen Sie anschließend die Prozentwerte für die Verteilung an. Die Summe der Werte in der Spalte Prov. % muss immer 100 ergeben.

Weiteres

Sonderrecht Provisionsbearbeitung erlauben

Erlaubt dem Benutzer im Vorgang Mitarbeiter in der Provisionseinteilung hinzuzufügen, zu entfernen und die Prozentwerte der Verteilung anzupassen.

Nein
Ja

Vorgänge, Provisionsteilung, Provision

vorgaenge:rechnungsgebuehr

2022-05-05T09:23:04+02:00

Akademie

Verfügbar ab Version 7.0.2348

Rechnungsgebühr am Vorgang

In Concept Office ist es möglich eine Rechnungsgebühr für Vorgänge bzw. Kunden zu erheben, wenn diese beispielsweise mit einer bestimmten Zahlungsart bezahlen.

1. Vorbereitung

Um die die Rechnungsgebühr verwenden zu können, muss zunächst ein Artikel „Rechnungsgebühr“ erstellt werden. Hierfür öffnen Sie das Modul Artikel unter Stammdaten. Legen Sie einen neuen Artikel an, dem Sie die Beschreibung und den Preis übergeben.

2. Rechnungsgebühr hinterlegen

Die Rechnungsgebühr wird am Geschäftsbereich/Firmen oder an der Zahlungsbedingung fest hinterlegt, wodurch bei Auswahl dieser im Vorgang die Rechnungsgebühr automatisch angehakt wird. Die Zahlungsbedingung ist dabei höher wertig.

2.1 Rechnungsgebühr am Geschäftsbereich

Öffnen Sie Firmen unter Stammdaten und wählen Sie die entsprechende Firma aus. Im Reiter Kundendaten können Sie im Abschnitt „Zahlungsbedingungen / Rechnungstermine“ festlegen für welche Art von Aufträgen die Rechnungsgebühr erhoben werden soll. Hierfür setzten Sie einfach die jeweiligen Häkchen. Rechnungsgebühren sind möglich bei:

Normalaufträgen
Service-/Tkd-Aufträgen
Vertragsabrechnungen.

Öffnen Sie Geschäftsbereiche unter Weitere Stammdaten und wählen Sie den entsprechenden Geschäftsbereich aus. Im unteren Abschnitt des Eingabe-Reiters finden Sie „Rechnungsgebühr-Artikel“. Wählen Sie hier nun über die Artikelsuche den gewünschten Gebührenartikel aus, der für den Geschäftsbereich gültig sein soll.

2.2 Rechnungsgebühr an der Zahlungsbedingung

Um die Rechnungsgebühr an der Zahlungsbedingung zu verankern, öffnen Sie unter Weitere Stammdaten die Zahlungsbedingungen.

Öffnen Sie die Zahlungsbedingung, die Sie ergänzen wollen oder legen Sie eine neue Bedingung an. Bei „Rechnungsgebühr-Artikel“ können Sie mittels der Suche den vorher angelegten Gebührenartikel hinterlegen.

Damit die Zahlungsbedingung im Vorgang wirksam wird, muss diese in den Kopfdaten im Vorgang unter „Zahlung“ ausgewählt werden.

3. Rechnungsgebühr im Vorgang deaktivieren

Sind die vorherigen Einstellungen aktiviert, wird im Vorgang automatisch der Rechnung der Gebührenartikel hinzugefügt. Der Artikel wird nicht separat unter Positionen aufgeführt.

Es ist möglich die Rechnungsgebühr im Vorgang auszuschalten. Dafür öffnen Sie den Vorgang und öffnen den Reiter Sonstiges. Im Abschnitt „Druckfreigabe“ können Sie „Rechnungsgebühr nicht erheben“ anhaken. Dann wird unabhängig von den anderen Einstellungen für diesen Vorgang keine Gebühr erhoben.

Die Rechnungsgebühr ist auch für Verträge möglich.

vorgaenge:rechnungsmail

2022-11-24T14:26:40+02:00

Rechnungsversand per E-Mail

Bitte lesen Sie zuerst den Artikel über den generellen Versand von Vorgangsdokumenten per Email.

Verbindungsart Rechnungsmail

Es gibt eine neue Verbindungsart „Rechnungsmail“. Diese Verbindung kann am Kunden und an der Kundenanschrift angegeben werden.

Die am Kunden oder an einer seiner Rechnungsanschriften hinterlegte Email wird nun im Vorgang angezeigt und wird bei Versand der Rechnung via Email-Symbol herangezogen. Bei Anlage eines Vorgangs wird die Rechnungsemail nicht in den Vorgang kopiert, sondern im Moment der Rechnungslegung aus den Stammdaten gezogen. Damit wird verhindert, dass, wenn sich die Rechnungsmail beim Endkunden ändert, bereits laufende Vorgänge noch an die alte evtl. nicht mehr gültige Mailadresse versendet werden. Man kann jedoch diese „Vorlage“ aus den Stammdaten im Vorgang überschreiben. Dann wird diese Adresse für diesen einen Vorgang verwendet.

Sammelrechnung, Formulardruck und Vertragsrechnung per Email

Um auch über die Module Formulardruck und Vertragsabrechnung Rechnungen per Mail versenden zu können, wird im Druckmanager eine Kundengruppe benötigt (Achtung, gemeint ist nicht die Kundengruppe am Kunden selbst!).

Kunden können nun im Druck-Manager oder direkt im Modul Firmen dieser Kundengruppe zugewiesen werden. Wird nun für diese Druckkundengruppe für die Formulare Rechnung und Vertragsrechnung der Drucker $Email hinterlegt, werden die Dokumente im Formulardruck, in der Vertragsabrechnung und bei Klick auf das Druckersymbol im Auftrag entsprechend versendet.

Weitere Informationen zum Druck-Manager.

Ermittlungsreihenfolge

Folgende Ermittlungsreihenfolge für die Rechnungsmail-Adresse ist wirksam:

Rechnungsmail direkt am Vorgang oder Vertrag
Anschriftsrechnungsmail
Kundenrechnungsmail - (Rechnungsmail an der Hauptanschrift des Kunden)
Rechnungsmail weiterer Ansprechpartner
RechnungsansprechpartnerMail (nur im Vorgang - kann auch keine Rechnungsmailadresse sein)
Mailadressen weiterer Ansprechpartner (Nur bei aktiver Konfiguration 534)

Konfiguration 534: Ansprechpartner mit einbeziehen bei Rechnungsmailadresse

Bei Ermittlung der Mailadresse des Rechnungsempfängers alle möglichen Mailadressen der Ansprechpartner des Kunden mit einbeziehen.

0 - Nein
1 - Ja

vorgaenge:rechnungsnummer_verwendung

2016-06-27T13:46:47+02:00

Verwendung einer Rechnungsnummer

Concept Office ordnet jedem Rechnungsdokument eine konkrete Rechnungsnummer zu. Im Normalfall ergibt die eine lückenlose Reihe von Rechnungsdokumenten. Falls in der Finanzbuchhaltung eine Lücke festgestellt wird, kann das Fragen aufwerfen.

Für eine verlässliche Prüfung, was mit dieser Nummer passiert ist, existiert ab CO 6.0 eine interne Historie über deren Verwendung. Mittels einer Recherche kann gezielt auf diese Daten zugegriffen werden.

Recherchebefehl

declare @Rechnungnummer integer

select Nummer, VerwendungsArt, 
CASE VerwendungsArt 
WHEN 1 THEN 'Anforderung über Zwischentabelle'
WHEN 2 THEN 'NullRechnungsNummer anfordern ohne Zwischentabelle'
WHEN 3 THEN 'Commit Zwischentabelle'
WHEN 4 THEN 'Rollback Zwischentabelle'
WHEN 5 THEN 'Eintrag aus Zwischentabelle nutzen'
WHEN 6 THEN 'Rechnung Stornieren'
WHEN 7 THEN 'Stornierte Rechnungsnummer wiederverwenden'
WHEN 8 THEN 'Stornierte Rechnungsnummer verwerfen'
ELSE '<unbekannt>'
END as VerwendungsArtText,
angelegtam,angelegtprogramm,angelegtdurch
from NummernkreiseHistorie
where Nummer=@Rechnungnummer 
and NummernKreisArt=3

Vorgaenge, Recherche

vorgaenge:rohgewinnermittlung

2023-03-22T13:02:29+02:00

Rohgewinnermittlung und Einkaufspreis für Vorgangspositionen

Der Einkaufspreis und damit der Rohgewinn einer Auftragsposition wird beim Erfassen der Position eingetragen. Dabei wird die Einstellung der nachfolgenden Konfiguration verwendet.

Diese Konfiguration ist geschäftsbereichsabhängig konfigurierbar.

Konfiguration 1: Steuert die Ermittlung des Rohgewinns (Ermittlungsvorschrift EK)

0 - Durchschnittlicher EK
1 - Letzter EK
2 - Listen EK laut Auftragsmenge
3 - Listen EK laut Menge=1
5 - Kalkulatiorischer EK
6 - Laut optimaler Bestellmenge
7 - Durchschnittlicher EK pro Lager, wenn Bestand vorhanden ist

Existiert der eingestellte Wert für den Artikel nicht, oder ist der Wert=0, wird der Listen-EK des Hauptlieferanten aus EK eingesetzt.

Für Direktlieferungspositionen wird stets der Listen-EK verwendet.

Eine weitere Möglichkeit den Rohgewinn eines Artikels zu verändern, bieten umgelegte Kopfrabatte.

Weiteres

Hier ist das Sonderrecht Einkaufspreise und Rohgewinne sichtbar machen zu beachten.

Sonderrecht Einkaufspreise und Rohgewinne sichtbar machen

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter keine Einkaufspreise oder abhängige Werte (Spanne, Rohgewinn ) einsehen.

Nein
Ja

Sonderrecht Vorgangsgesamtspanne bzw. -rohgewinn ändern

Legt fest, ob ein Benutzer dazu berechtigt ist die Vorgangsgesamtspanne und den Rohgewinn zu ändern.

Ja
Nein

Artikel, Rohgewinn, Listen EK, Durchschnittlicher EK, Kalkulatorischer EK

vorgaenge:serviceauftrag_anlegen

2023-02-01T08:33:43+02:00

Service-Auftrag für Maschinen aus dem Vorgang anlegen

Es ist im Vorgang möglich positionsweise Service-Aufträge für Maschinen anzulegen, die mit Hinweisen wie Lieferdatum versehen sind. So sollen zukünftige Lieferungen einfacher vorbereitet werden.

Aus den Vorgangsdaten wird übernommen:

der Terminwunsch des Kunden
die Auftragsnummer
der zukünftige Standort
sowie die Identnummer der Maschine

Service-Auftrag anlegen

Öffnen Sie das Modul Vorgänge und tragen Sie unter Position, die zu liefernde bzw. die zu liefernden Maschinen ein.

Wählen Sie nun die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ aus. Dies ist über den Reiter „Positionsverarbeitung“ in der obigen Menüleiste oder per Rechtsklick auf die Position möglich.

Sollte die Funktion „Service-Auftrag anlegen“ nicht angezeigt werden, dann überprüfen Sie im gewählten Geschäftsbereich, ob „Tkd-Funktionen freischalten“ angeklickt ist.

Danach öffnet sich folgende Vorlaufmaske:

Tragen Sie, wie in der Abbildung dargestellt, den entsprechenden Geschäftsbereich ein sowie alle weiteren für Sie notwendigen Daten. Im Feld „Fehlermeldung“ erscheint der neue Hinweistext. In diesem Text ist die Maschine, der Auftrag sowie der Terminwunsch des Kunden angegeben.

Werden mehrere Maschinen ausgewählt, dann erscheint in den Feldern Fehlertext und Ident-Nr.: „(mehrere gewählt)“.

Wenn Sie den Service-Auftrag anlegen, erscheint im unteren Teil der Vorlaufsmaske ein blauer Link mit der Nummer des Auftrages. Mit diesem Link können Sie direkt in den Auftrag wechseln.

Bei der Anlage von mehreren Aufträgen werden Ihnen in den Link zwar alle Nummern angezeigt, aber mit Klick darauf, springen Sie immer in den ersten angelegten Auftrag.

Hinweistext einsehen

Im neu angelegten Service-Auftrag finden Sie den Hinweistext im unteren Bereich des Reiters Identartikel im Abschnitt Identartikeldaten.

Textbaustein anpassen

Der Hinweistext kann über das Modul Textbausteine unter Weitere Stammdaten gesteuert werden. Hierfür öffnen Sie das Modul und suchen nach dem Textschlüssel ‚bwServiceauftragFehlertext‘.

In der sich nachfolgend öffnenden Eingabe-Maske können Sie den Text entsprechend anpassen und abschließend speichern.

vorgaenge:sidebar

2016-06-27T13:46:47+02:00

Sie befinden sich im Bereich:

Vorgänge

Index

Feldbeschreibungen (Vorgänge)

Schlagwörter:

vorgaenge:steuerfreierechnung

2017-07-20T15:38:49+02:00

Steuerfreie Rechnungen im Inland

Für bestimmte Kunden kann es notwendig sein, einen Vorgang ohne Mehrwertsteuer zu berechnen. Dies kann über ein spezielles Steuergebiet realisiert werden.

Hinterlegen der Stammdaten

Zuerst müssen Sie Ihre Stammdaten erweitern. Dies geschieht in drei Schritten.

Anlegen des Steuergebietes

Im Modul Länder legen Sie ein neues Steuergebiet an.

Eintragen des Steuersatzes

Anschließend wechseln Sie in das Modul Steuersätze.

Erweitern Sie den steuerfreien Satz, indem Sie eine neue Zeile mit dem zuvor angelegten Steuergebiet hinzufügen. Der Prozentsatz sollte 0 sein.

Bearbeitung der Kontierungsgruppen

Abschließend müssen Ihre Kontierungsgruppen angepasst werden.

Fügen Sie jeder gewünschten Kontierungsgruppe eine neue Zeile mit dem Steuergebiet, dem Steuersatz und den gewünschten Kontonummern hinzu.

Einstellungen am Vorgang

Nachdem die Stammdaten passen, können Sie nun in einem Vorgang, auf der Registerkarte Sonstiges das Steuergebiet zuweisen.

Diese Zuweisung kann auch nach Eingabe der Positionen, muss aber vor dem Druck eines Vorgangsdokumentes geschehen.

Einstellungen am Kunden

Falls ein Kunde immer steuerfreie Rechnungen erhält, macht es Sinn das Steuergebiet in seiner Rechnungsanschrift zu hinterlegen. Auf der Registerkarte Weiteres im Modul Anschriften können Sie dies vornehmen.

Wird nun ein Vorgang zu dieser Rechnungsanschrift erzeugt, wird das Steuergebiet automatisch am Vorgang eingetragen.

vorgaenge, steuerfrei, steuergebiete

Steuerfreie Rechnungen ins Ausland deren Lieferanschrift im Inland liegt, können ebenfalls mittels dieser Einstellung erstellt werden.

vorgaenge:teilschlussrechnung

2023-07-05T12:19:01+02:00

Teilschlussrechnungen auf Abschlagsrechnungen

Hiermit wird ermöglicht, Schlussrechnungen auf Abschlagsrechnungen nicht nur als kompletten Betrag, sondern auch als Teilbetrag zu fakturieren, z.B. wenn nach einer unvollständigen Lieferung eine Teilschlussrechnung gewünscht ist.

Voraussetzung für die Nutzung der Teilschlussrechnung:

1. Es sollte eine Prüfung der Rechnungsdaten für die jeweils angeschlossen Fibu erfolgen, ob diese die Abrechnungsweise korrekt unterstützt. Gegebenfalls müssten entsprechende kostenpflichtige Anpassungen durchgeführt werden.

2. Es ist eine kostenpflichtige Anpassung des Reportes notwendig.

Freigabe eines Teilschlussrechnungsbetrages

Eine fakturierte Abschlagsposition kann komplett ausgeglichen werden (Standardverfahren) oder in Teilbeträgen. Zur Eingabe der Teilbeträge gibt es die neue Schaltfläche „Teilausgleich“.

Es wird eine Maske geöffnet, auf welcher die Teilschlussrechnungsbeträge eingegeben werden können. Pro Abschlagsposition darf es nur einen nicht fakturierten Teilschlussrechnungsbetrag geben.

Nach Eingabe eines Teilausgleichbetrages wird der Status der Abschlagsposition automatisch auf „teilweise auszugleichen“ gesetzt.

Faktura eines Teilschlussrechnungsbetrages

Beim Rechnungsdruck wird eine Schlussrechnung für den freigegeben Betrag erstellt. Der Status der Abschlagsposition wird automatisch auf „teilweise ausgeglichen“ gesetzt.

Jetzt kann eine weitere Teilausgleichsposition erfasst und fakturiert werden.

Nicht fakturierte Teilausgleichpositionen können geändert oder gelöscht werden.

Gutschrift und Storno

Fakturierte Teilausgleichspositionen können, wie auch alle anderen Rechnungen, im Modul Formulardruck unter „Anschriftenkorrektur/Sofortstorno“ storniert werden.

Eine Gutschrift zu Rechnungen aus Aufträgen mit einer oder mehr Teilausgleichspositionen ist nicht möglich.

Abschließender Teilausgleich

Erreicht die Summe der ausgeglichenen fakturierten Beträge den Abschlagsbetrag, so wird der Status auf „ausgeglichen“ gesetzt, so als wäre die Schlussrechnung in einem Betrag fakturiert worden.

Getrennter Ausgleich von Abschlagspositionen

Wird eine Abschlagsposition auf auszugleichen gesetzt, so werden automatisch alle weiteren Abschlagsposition ebenfalls auf diesen Status gesetzt. (ohne Teilausgleich)

Möchte man nur eine von mehreren Abschlagspositionen in einer Schlussrechnung fakturieren, so kann dies über Setzen des vollen Abschlagsbetrages als Teilausgleichsbetrag erfolgen. (als Teilausgleich)

ACHTUNG: Sollen nicht die vollen Beträge der einzelnen Abschlagspositionen ausgeglichen werden, sondern nur Teilbeträge, so müssen diese manuell eingetragen werden. Eine automatische Vorbesetzung ist nicht sinnvoll da CO die Verteilung nicht automatisiert berechnen kann, da es hierbei immer mehrere Möglichkeiten gibt.

Vorbesetzung des Teilausgleichsbetrages

Mittels des Buttons „Auszugleichenden Betrag vorbesetzen“ kann der Wert, der zu liefernden und gelieferten nicht fakturierten Positionen vorbesetzt werden. Im Normallfall wird es so sein, dass man eine Teilschlussrechnung genau über diesen Betrag stellen und den entsprechenden Betrag mit dem bisher geleisteten Abschlagsbetrag ausgleichen möchte.

Beispiel: Bei einem Auftragswert in Höhe von 1000,00€ wurden bisher Teilschlussrechnungen über insgesamt 300,00€ fakturiert. Die Ware wurde komplett geliefert, so dass auch die restlichen Abschlagszahlungen verrechnet werden können.

Teilabschlagszahlungen beeinflussen die Berechnung des vorzubesetzenden Betrages nicht (siehe Beispiele mit Abschlagsteilbetrag).

Beispiele Vorbesetzung

**Komplette Lieferung**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 100%: 1000,00€
Lieferung komplett
auszugleichen: -1000€
= 0 Rechnung

**Komplette Lieferung für Abschlagsteilbetrag**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 40%: 400,00€
Lieferung komplett
In Schlussrechnung auszugleichen: -400€ (Betrag wird auf den Abschlagsbetrag gekappt)

{{:vorgaenge:teilschlussrechnung11.png?400|}}

Teilschlussrechnung fakturieren
auszugleichen: 0 €
Rechnung = 600 €

**Teillieferung**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 100%: 1000,00€
Lieferung 600,00€
auszugleichen: -600€
Teilschlussrechnung fakturieren = 0 Rechnung
Lieferung 400,00€
auszugleichen: -400€
= 0 Rechnung

**Teillieferung für Abschlagsteilbetrag**
Auftragswert: 1000,00€
Abschlagsrechnung über 40%: 400,00€
Lieferung 600,00€
In Schlussrechnung auszugleichen: -400€ (Es wird also hier die komplette Abschlagsrechnung ausgeglichen, obwohl nur ein abschlagsteilbetrag fakturiert worden war. Außerdem wird der Betrag auf den Abschlagsbetrag gekappt.)

Teilschlussrechnung fakturieren = 200€
Lieferung 400,00€
auszugleichen: 0€
Rechnung = 400€

Zusammenfassung für den Ablauf einer Teilschlussrechnung mit Teillieferung

Auftrag über 10 Stück zu 100,00€ erfassen. 100% Abschlagszahlung über 1000,00€ fakturieren.

Lieferung Teilmenge 1 Stück. Anlage einer Teilschlussrechnungsposition über 100,00€.

Faktura Teilschlussrechnung + gelieferte Menge

Es entsteht eine Nullrechnung.

Lieferung Restmenge 9 Stück Teilschlussrechnung über 900,00€ Nullrechnung, Auftrag ist erledigt.

ACHTUNG: Zur Nutzung ist eine kostenpflichtige Reportanpassung erforderlich!!!

vorgaenge:textposition

2016-06-27T13:46:47+02:00

T wie Textposition

Manchmal ist es notwendig innerhalb der Positionsliste einen zusätzlichen Text zu erfassen. in Concept Office erfolgt dies über die Artikelnummer T.

Bei Eingabe von T in die Spalte Artikelnummer öffnet sich das Fenster zum Eingeben des Textes und zur Vergabe einiger Attribute:

Mit einem Doppelklick in das Texteingabefenster öffnet sich ein Editor, indem Sie diese Texte auch formatieren können.

Eine angelegte Textposition kann über F9 oder über das Kontextmenü der Maus (Rechtsklick) erneut aufgerufen werden.

Textpositionen erhalten auf unseren Standard-Auftragsformularen keine Positionsnummer. Um Lücken in der Nummerierung für den Kunden zu vermeiden, sollte man bei Textpositionen eine Unterpositionsnummer vergeben.

vorgaenge:tipps_und_tricks

2016-06-27T13:46:47+02:00

Tipps und Tricks

(Vorgangsbearbeitung)

Abwicklungsart fest vorbesetzen

In der Vorgangsbearbeitung „merkt“ sich das Programm vom letzten Auftrag des Nutzers die Abwicklungsart (Lager, Direktlieferung, Kommissionslager). Wenn der Nutzer eine bestimmte Abwicklungsart nur in Ausnahmefällen nutzt, darf er danach nicht vergessen, diese wieder zurückzustellen. Um dies zu vermeiden, kann man am Geschäftsbereich eine Abwicklungsart fest hinterlegen. In einem Auftrag dieses Geschäftsbereiches wird dann immer diese Abwicklungsart vorbesetzt.

Vorgänge schnell finden

Es kann vorkommen, dass man einen Vorgang sucht, aber nur eine Dokumentennummer, wie Lieferscheinnummer oder Angebotsnummer, zur Hand hat. Um nun schnell zum Vorgang zu kommen, kann man in das Feld Vorgangsnummer der Vorgangsbearbeitung einen Buchstaben vor die Dokumentennummer setzen und mit Klick auf die Tab-Taste den Vorgang laden.

Folgende Buchstaben sind möglich

A = Angebotsnummer
L = Lieferscheinnummer
R = Rechnungsnummer
G = Gutschriftsnummer

Beispiel: Eingabe von „A924711“ öffnet Vorgang zu Angebot mit der Nummer 924711

Kalkulation nach Spanne (MargeUp)

Aktuell kann Concept Office nicht vom EK aus mit eine Spanne kalkulieren. Man muss mit Aufschlag kalkulieren. Eine Spanne von 10 % hat einen Aufschlag von 11,11 %. Da Aufschlag und Spanne sich mathematisch bedingen, kann man sich den Aufschlag ausrechnen, mit dem eine bestimmt Spanne erreicht werden würde.

Den Aufschlag einer Spanne berechnet man wie folgt:

100 : (100 – Spanne) – 100 = Aufschlag

Im oben genannten Beispiel einer zu erzielenden Spanne von 10% ergibt das:

100 : (100-10) – 100 = 11,11

Tipps, Tricks, Vorgaenge

vorgaenge:verkaufshinweise

2023-05-22T09:29:10+02:00

Verkaufshinweise

In den Positionsinformationen (Registerkarte Positionen) befindet sich ein Bereich Verkaufshinweise. Dieser meldet Besonderheiten zu der Position, in der Sie sich in der Positionsliste gerade befinden. Dies können Warnungen (grün), Fehler (rot) oder Hinweise (blau) sein.

Staffelpreise vorhanden

Gibt es zu einem Artikel Staffelpreise (Listenverkaufspreise oder kundenindividuelle Preise), dann wird dies hier angezeigt. Darüber hinaus eine Verkaufshilfe: In grüner Schrift wird die nächsthöhere Staffel im Vergleich zur aktuellen Menge angezeigt und wie viel der Kunde pro Stück spart, wenn er diese höhere Menge bestellt.

Katalog

Die Verkaufshinweise zeigen auch an, aus welchem Preiskatalog der aktuelle Verkaufspreis gezogen wird.

Hinweistext

Wurde am Artikel ein Hinweistext hinterlegt, erscheint dieser bei Aufnahme des Artikels in den Vorgang als Meldung. Nachdem man diese bestätigt hat, kann man den Hinweistext jederzeit wieder hier nachlesen.

Zubehör / Material

Gibt es bei Maschinen Zubehör oder Material, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.

Alternativartikel

Wurden am Artikel Alternativen hinterlegt, dann erscheint ein Hinweis darauf.

Versandkosten

siehe hierzu: Versandkostenartikel

Vorgaenge

Erweiterte Verkaufshinweise

Zur Optimierung von Querverkäufen und Steigerung der Auftragspositionen ist das Modul Erweiterte Verkaufshinweise erhältlich.

vorgaenge:versandart

2022-07-25T16:28:14+02:00

Versandart

Die Versandart gibt an, auf welche Art die Ware versendet wird. Versandarten werden unter Weitere Stammdaten / Versandarten gepflegt.

Im Modul Versandarten kann jeder Versandart eine Farbe zugewiesen werden. So ist in CO-Logistik eine schnelle visuelle Zuordnung der Aufträge möglich.

Über die Versandart kann eine Schnittstelle zur DHL-Software angesprochen werden. Damit ist ein automatischer Versandaufkleberdruck möglich.

Achtung bitte verwenden Sie beim Name der Versandart KEINE Sonderzeichen, wenn Sie CO-Logistik im Einsatz haben.

Soe - Lieferstufen und Lieferoptionen

Einzelne Lieferoptionen werden als Erweiterung der Maske Versandarten abgebildet. Als Auslieferungskennzeichen muss an der Versandart Soe LS2, LS3 oder LS4 hinterlegt werden. Die bisherigen Lieferstufen werden über die Codierungen der Lieferoption verwaltet. Diese entspricht der ID in der folgenden Tabelle:

ID	Bezeichnung	Bemerkung	Merkmal	Lieferstufe	Annahme-schluss	Kosten pro Auftrag	Kosten pro Position	LVS-Frachtführer	LVS-Versandart	Staat	Storno-Dankeartikel
005	LS2	Standard	Sammelkennzeichen erforderlich	LS2	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
011	LS3	Standard	-	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
012	LS3	Anlieferung	nur Paket(e)	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	Paket	frei	ja
013	LS3	Schreibtisch	Paket(e)	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	Paket	DE	ja
024	LS3	Lieferung 10:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	14,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
025	LS3	Schreibtisch 10:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	19,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
028	LS3	Lieferung 12:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	10,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
029	LS3	Schreibtisch 12:00 Uhr	Paket(e)	LS3	13:00	15,90	0,83	variabel	Paket	DE	ja
032	LS4	Standard	Sammelkennzeichen erforderlich	LS4	13:00	4,95	0,83	variabel	Paket	frei	ja
098	LS3	Schreibtisch	Paket(e) GLS	LS3	17:00	6,95	0,83	GLS	Paket	DE	ja
099	LS3	mit Lieferschein außen	nur Komplettlieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
100	LS3	mit Materialschein außen	nur Komplettlieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
108	LS3	Schreibtisch	Paket(e) mit xLS mit mehreren Lieferscheinen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	Paket	DE	ja
111	LS3	Komplettlieferung	wie LO11 aber nur als Komplettlieferung	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
117	LS3	kein Ersatzartikel	wie LO11 aber ohne Ersatzartikelfindung	LS3	17:00	4,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
122	LS3	mit Lieferschein außen m. T.	wie LO99 aber mit Teillieferungen	LS3	17:00	6,95	0,83	variabel	variabel	frei	ja
123	LS2	Stadtfahrer	-	LS2	17:00	2,95	0,83	variabel	variabel	DE	ja

Am Kontakt werden die Standardversandkosten hinterlegt. Über die Versandart kann eine abweichende Versandkostenvereinbarung definiert werden. Es sind weitere Angaben wie Annahmeschluss, Anlieferungsuhrzeit usw. entspr. oben stehender Tabelle möglich.

Wird diese Versandart im Auftrag ausgewählt (oder kommt vom Kunden in den Auftrag), dann

Sollte der Auftrag als Direktlieferung abgewickelt werden.
Wird in der Bestellung als Lieferanschrift die Adresse des Kunden verwendet
Wird die Versandart aus dem Auftrag in die Bestellung übernommen (unabhängig davon wie Mandantenkonfiguration 95 eingestellt ist.)
Wird in die Bestellung (OpenTrans bzw. bei LS3 OpenTrans oder pbsMail) die Lieferstufe übergeben
Wird bei aktivierter Tourenplanung der Auftrag während der Warenzubuchung (manuell oder DESADV) in eine Tour aufgenommen (optional, wenn Auftrag in einer Tour ist.) → Mandantenkonfiguration 231 muss auf 3 (Lieferscheindruck) stehen.
soll bei einer vorgangsbezogenen Bestellung an LS2 oder LS4 über OpenTrans die Tourennummer übermittelt werden, muss zuvor folgender Befehl auf der Datenbank gepflegt werden - die Kontaktnummer ist auf den entsprechenden Lieferanten bezogen:

update kontakte set BestellAusgabeOptionen='<BestellAusgabeOptionen><Format>OpenTransXml</Format><Option><Name>SoenneckenFormat</Name><Wert>1</Wert></Option></BestellAusgabeOptionen>' where kontaktnummer =xxxx

muss Mandantenkonfiguration 102 (Lieferscheindruck bei Warenzugang) auf „keine Aktion“ stehen, da Lieferscheine bereits von Soennecken gedruckt werden
muss Mandantenkonfiguration 234 auf „ja“ stehen (Direktlieferinfos am Vorgang eintragen), damit die Lieferscheinnummer auf die Rechnung gedruckt wird.

Drucken von DHL Versandaufklebern

Ab Januar 2017 wird DHL easylog durch das neue System Versenden im DHL Geschäftskundenportal abgelöst. Um weiter Versandaufkleber lokal ausdrucken zu können, stellt DHL das Tool Pollingclient bereit. Bei der Einrichtung unterstützt die DHL Hotline.

An der Versandart kann ein Auslieferungskennzeichen und der Ausgabepfad gesetzt werden. Beim Lieferscheindruck wird dieses Kennzeichen ausgewertet und bei eingestelltem Kennzeichen „DHL“ werden die Lieferscheindaten als Textdatei im angegebenen Ordner ausgegeben.

Diese Textdatei beinhaltet alle für einen Paketaufkleber relevanten Daten und kann in der DHL-Software weiterverarbeitet werden. Sie ist Semikolon-getrennt und wie folgt aufgebaut:

110704174;Mustermann GmbH;;;12345;Berlin;Musterstraße 12;030 123456;030123457;D;1;4

1.Feld	Lieferscheinnummer
2.Feld	Name 1
3.Feld	Name 2
4.Feld	Name 3
5.Feld	Postleitzahl
6.Feld	Ort
7.Feld	Straße
8.Feld	Telefon Empfänger
9.Feld	Fax Empfänger
10.Feld	Land
11.Feld	Anzahl Pakete
12.Feld	Zoll-Warenart (4 = Warenlieferung)

Bitte vergwissern Sie sich, dass die Konfiguration 66 (Export in externe Systeme) richtig eingestellt ist.

Neben diesem Daten-Export ist weiterhin das Zurücklesen der sogenannten Tracking-Nummer möglich:

Dazu muss seitens des DHL-Tools in dem im CO angegebenen Pfad die entsprechende Access-Datei (.mdb) abgelegt werden. Im Normalfall wird bei dieser Datei von der Namensgebung in der Art wie ELSendEx….mdb ausgegangen. Sollte sich an der Stelle ein anderer Name erforderlich machen, so ist dies mittels Schalter ‚DhlSendungsExportDateiname=*.mdb‘ in der Office.dat einzustellen.

Beim Erstellen neuer Versandarten wird für das Auslieferungskennzeichens „DHL“ die Codierungs-Lieferstufe automatisch mit „V01PAK“ für Pakete befüllt. Für Warenpost muss hier manuell „V62WP“ eingetragen werden. Beim Erstellen der Pollingdatei wird die eingetragene Codierungs Lieferstufe in die Datei übernommen.

Verlinken der Sendungsverfolgung

Wird die Tracking-Url an der Versandart um einen entsprechenden Platzhalter erweitert, so kann am Dokument direkt in die Sendungsverfolgung abgesprungen werden.

…&idc=#trackingid#

Dieser Link wird auch im Vorgang unter Lieferdaten und in der Toureninformation angezeigt. (siehe auch Abruf von Tracking-Info)

Abruf der Tracking-Info

Der Abruf der Tracking-Info (URL) kann, je nach aufgestellter Infrastruktur, durch die Firewall blockiert werden. Diesbezüglich muss die angewandte URL in der Firewall freigegeben werden.

Der Abruf der Tracking-Info erfolgt über die URL des angeschlossenen Versand-Dienstleisters, inklusive der zugehörigen Tracking-ID. Damit der Abruf durch die angeschlossene Firewall nicht blockiert wird, ist es notwendig, die URL des Versand-Dienstleisters in der Firewall zu hinterlegen.

Hinterlegung in der Firewall

Die Hinterlegung der URL sollte in der http UND https-Variante erfolgen und am Ende mit einem * versehen werden:

Beispiele:

http://partner.dachser.com*
https://partner.dachser.com*


http://track.tof.de*
https://track.tof.de*


http://www.gls-group.eu*
https://www.gls-group.eu*

http://www.dhl.de*
https://www.dhl.de*

Lieferbedingungen, Versandbedingungen

vorgaenge:vorgaenge

2021-01-05T06:52:06+02:00

Vorgänge

(auch Auftrags- und Angebotsbearbeitung)

Die Vorgangsbearbeitung umfasst die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Kommissionierungsaufträgen.

Die Vorgangsbearbeitung beruht im Wesentlichen auf den in den Stammdaten hinterlegten Daten. Diese können in der Vorgangsbearbeitung vielfältig überschrieben oder angepasst werden.

Seiten in diesem Namensraum:

E (Fortsetzung)

Feldbeschreibungen Vorgänge

Interne Positionen

Kopf- und Fusstext

Rechnungsgebühr am Vorgang

R (Fortsetzung)

Vorgaenge

vorgaenge:vorgaenge_kopieren

2023-03-14T11:28:20+02:00

Vorgänge kopieren

Es wurde die Option „Zahlungsbedingungen übernehmen“ eingebaut, bei der entschieden werden kann, ob die Zahlungsbedingungen des Quellvorgangs übernommen werden oder, wenn nicht gewählt, die in den Stammdaten festgelegten Zahlungsbedingungen.

Die Auswahl ist im Standard aktiviert.

Weiteres

Hier ist dieses Sonderecht zu beachten:

SonderrechtVoreinstellung für Preisübernahme beim Kopieren von Vorgängen ändern

Erlaubt dem Benutzer beim Kopieren von Vorgängen die Voreinstellungen für Preisübernahmen zu ändern.

Ja
Nein

vorgaenge:vorgangsarten

2023-03-21T10:07:24+02:00

Vorgangsarten

Der Artikel beschreibt die verschiedenen Vorgangsarten und deren Anwendungsfälle.

Normalauftrag

klassischer Kundenauftrag

Warenbewegung vom Händler zum Kunden
Umsatzmenge wird pro Position geschrieben

Rechnungskorrektur mit Lagerbuchung

Gutschrift mit Rücknahme der Ware

Warenbewegung vom Kunden zum Händler
Umsatzmenge wird pro Position gutgeschrieben

Hier ist das Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Rechnungskorrekturen erlauben

Erlaubt dem Benutzer Rechnungskorrekturen durchzuführen.

Ja
Nein

Rechnungskorrektur ohne Lagerbuchung

Gutschrift ohne Rücknahme der Ware

keine Warenbewegung vom Kunden zum Händler (kein Lagerzugang)
Umsatzmenge wird pro Position gutgeschrieben
ursprünglicher Umsatzbetrag wird reduziert

Hier ist das Sonderecht zu beachten:

Sonderrecht Rechnungskorrekturen erlauben

Erlaubt dem Benutzer Rechnungskorrekturen durchzuführen.

Ja
Nein

Sonderrecht Druck mit Optionen bei Rechnungen und Rechnungskorrekturen erlaubt

Steuert, welche Rechte der Benutzer Zum Ducken bestimmter Datensätze im Ansprechpartner-Modul hat bei Rechnungen und Rechnungskorrekturen.

Ja
Nein

Gutschrift reaktiviert Urspungsauftrag

Konfiguration 63: Gutschriften reaktivieren urspünglichen Vorgang nach Rückfrage

Wenn aktiviert, ändert Concept Office einen Ursprungsvorgang so ab, dass er erneut berechnet werden kann.

0 - Nein
1 - Ja, Rückfrage ob urspünglicher Auftrag zu reaktivieren ist

Gutschriften ohne Lagerrückbuchung können, wenn Sie über eine Referenzrechnungsnummer erfasst werden, den ursprünglichen Auftrag reaktivieren. In dem Fall werden die in der Rechnung angegebenen Fakturiermengen aus dem Vorgang entfernt (erledigte Vorgänge werden wieder geöffnet). Liefermengen werden nicht verändert. Als Ergebnis kann der urspüngliche Vorgang nun bearbeitet und erneut berechnet werden.

Folgende Einschänkungen sind zu beachten:

der Gutschriftsvorgang darf nicht auftragseingangswirksam sein (über Zusatzvorgangsart geregelt)
Wertgutschriften, Gutschriften mit Lagerbuchung ermöglichen keine Reaktivierung
Abschlagsrechnungen können nicht reaktiviert werden
Schlussrechnungen erzwingen eine Reaktivierung
berechnete Kopfzuschläge (auch anteilig) werden als Wert-Zuschlag in den Gutschriftsvorgang aufgenommen

Concept Office führt keine Prüfungen durch, ob die reaktivierten Mengen tatsächlich gutgeschrieben werden. Gehen Sie mit Bedacht vor, wenn Sie Positionen im Gutschriftsvorgang löschen.

Hier ist dieses Sonderrecht zu beachten:

Sonderrecht Eintragung der zurücknehmenden Menge in Gutschriftsvorgängen (Rechnungskorrekturen) zulassen

Erlaubt dem Benutzer in Rechnungskorrekturen die zurücknehmende Menge einzutragen.

Ja
Nein

Wertrechnungskorrektur

Gutschrift eines Geldbetrages

keine Warenbewegung
ursprünglicher Umsatzbetrag wird reduziert
keine Umsatzmenge
keine Änderung von Durchschnitts- oder Letzter Einkaufspreis der Artikelpositionen

Wertrechnung

Berechnung eines Geldbetrages

keine Warenbewegung
Umsatzbetrag wird geschrieben
keine Umsatzmenge
keine Änderung von Durchschnitts- oder Letzter Einkaufspreis der Artikelpositionen

Vorgaenge, Gutschrift

vorgaenge:vorgangsmodulfunktionen

2023-05-16T11:16:32+02:00

Modulfunktionen in Vorgängen

Modulfunktionen stellen Werkzeuge und Funktionen für das Vorgangsmodul bereit. Sie werden wahlweise im Menü oder am rechten Bildschirmrand angezeigt und aufgerufen.

Modulfunktionen

Modulfunktion	Beschreibung
Aktivität anlegen	erzeugt eine Aktivität zum Vorgang
Bestellen	ermöglicht Erzeugung von vorgangsbezogenen Bestellungen
Brief schreiben	startet Assistent zur Brieferstellung
cop agent starten	startet, wenn eingerichtet, den cop agent
Dispo-Ansicht	startet das Dispositionsmodul
Dokument stornieren	Stornofunktion je nach Einstellung der Konfiguration 396
EK-Analyse	Werkzeug zum Ermitteln der bestmöglichen Bestellvariante
erledigte Vorgänge anzeigen	schaltet die Übersicht auf erledigt Vorgänge um
Handlieferschein	Einbuchen eines Handlieferscheins
Kalkulieren	Werkzeug zur positionsübergreifenden Verkaufspreisänderung. Die CO-Kalkulation ist auch für Basket-Vorgänge möglich. Wird durch die CO-Kalkulation ein Verkaufspreis geändert, so wird dieser beim nächsten Start des Basket übertragen (so, wie jetzt schon für geänderte Einkaufspreise). Bitte beachten, dass die CO-Kalkulation für Artikel mit Möbelkonditionen für die meisten Kalkulationsarten nicht sinnvoll ist.
Leasingberechnung	Ermöglicht Wahl, Bearbeitung und Berechnung zur Leasingrate
Liefern	automatisches Eintragen der zu liefernden Menge
Lieferschein bebuchen	Möglichkeit zur manuellen Buchung von einer Position auf einen Lieferschein
Lieferschein stornieren	Stornowerkzeug für Lieferscheine
Liefertermin ermitteln	Werkzeug zur Ermittlung möglicher Liefertermine
Massenänderung	ermöglicht positionsübergreifende Änderungen
Nachkalkulation	Auswertungsmöglichkeit für die Vorgangsgruppe
OFML-Basket starten	startet die Artikelerfassung des pConBasket
Positionen markieren	Werkzeug zum Markieren anhand von Positionsmerkmalen
Preise übernehmen	ermöglicht die Übernahme der Vorgangspositionen in Kundensonderkonditionen
Proforma-Rechnung	erstellt eine Proforma-Rechnung zum Vorgang
Ticket anlegen	erzeugt ein Ticket zum Vorgang
Vertragskalkulation	siehe Vertragskalkulation
Vorgänge der Filiale anzeigen	Filter für die aktuelle Filiale

Vorgaenge, Modulfunktionen

vorgaenge:vorgangsrechte

2023-05-04T11:58:15+02:00

Benutzerrechte Vorgangsbearbeitung verwalten

Dieser Artikel beschreibt die Möglichkeiten die Rechte der Concept Office Benutzer zu konfigurieren. Die allgemeinen Funktionsweise der Rechteverwaltung ist hier beschrieben.

Modulrechte

Technisch setzen insgesamt 3 Module auf die Vorgangsbearbeitung auf, nämlich

Angebotswesen
Vorgänge
Service-Aufträge

Abhängig vom Aufgabenfeld des Sachbearbeiters können diese getrennt vergeben werden.

Modulrecht Angebotswesen

Ermöglicht dem Sachbearbeiter Angebote zu erfassen und zu bestätigen.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Vorgänge

Ermöglicht dem Sachbearbeiter Vorgänge zu bearbeiten.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Modulrecht Service-Aufträge

Ermöglicht dem Sachbearbeiter Service-Aufträge zu bearbeiten.

Keine Rechte
Lesen
Lesen / Ändern
Lesen / Ändern / Anlegen
alle Rechte

Reportrechte

Für das Ausdrucken von Vorgangsformularen müssen die entsprechenden Rechte in den Gruppen Reports CO-Aktuell und Reports CO-Aktuell TKD mindestens mit Ausprägung Drucken gewährt werden.

Mögliche Ausprägungen.

Keine Rechte
Anzeigen
Drucken
Exportieren
Anzeigen / Drucken
Anzeigen / Exportieren
Anzeigen / Drucken / Exportieren

Sonderrechte

Über eine Reihe von Sonderrechten lassen sich die Bearbeitungsmöglichkeiten noch differenzierter einstellen:

Sonderrechte zur Ansicht von Vorgängen

Sonderrecht Angebotsansicht

Bestimmt welche Angebotsvorgänge (Modul Angebotswesen) dem Bearbeiter angezeigt werden. Detailbeschreibung siehe Sonderrecht Vorgangsansicht.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Sonderrecht Vorgangsansicht

Legt fest welche Vorgänge dem Bearbeiter angezeigt werden. Je nach eingestellter Ausprägung werden die Mitarbeiterzuordnung im Vorgang, die Mitgliedschaft in Verkaufsteams oder zugeordnete Geschäftsbereiche berücksichtigt.

keine Vorgänge
Nur eigene Aufträge
Aufträge des VK-Teams
Aufträge des Geschäftsbereiches
Alle Aufträge

Sonderrecht Vorgangsansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest, ob dem Benutzer Vorgänge auf der Office Heute-Seite angezeigt werden sollen.

Nein
Ja

Sonderrecht Auftragseingangsansicht (Filter)

Legt fest welche Auftragseingänge dem Benutzer angezeigt werden sollen.

keine Auftragseingänge
nur eigene Auftragseingänge
Auftragseingänge des VK-Teams
Auftragseingänge des Geschäftsbereiches
alle Auftragseingänge

Sonderrecht Auftragseingangsansicht (Filter) für Office Heute

Legt fest welche Auftragseingänge dem Benutzer auf der Office Heute Seite angezeigt werden.

keine Auftragseingänge
nur eigene Auftragseingänge
Auftragseingänge des VK-Teams
Auftragseingänge des Geschäftsbereiches
alle Auftragseingänge

Bei eingeschränkter Ansicht wird die Datensatzanzahl im Baum mit einem Sternchen gekennzeichnet.

Sonderrechte die den Bearbeitungsstatus betreffen

Normalerweise hängt die Änderung des Vorgangsstatus vom Zustand der Vorgangspositionen ab. Durch nachfolgende Sonderrechte können Benutzern gezielt weitere Änderungen erlaubt oder entzogen werden.

Sonderrecht Angebote erledigen und "verloren" setzen

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf erledigt setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Bestätigte Vorgänge auf "erledigt" setzen

Mitarbeiter ohne dieses Recht können Vorgänge, die mindestens den Bearbeitungsstatus 'bestätigt' haben, nicht auf 'erledigt' setzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Erledigte Vorgänge reaktivieren

Wenn zugewiesen, das der Benutzer den Vorgangsstatus von erledigt auf teilberechnet zurücksetzen.

Nein
Ja

Sonderrecht Sofortstorno auch nach erfolgter FiBu-Übergabe erlauben

Wenn gewährt kann der Bearbeiter jederzeit eine Rechnung stornieren.

Nein
Ja

Sonderrecht Vorgänge bestätigen

Wenn zugewiesen, darf der Benutzer den Vorgangsstatus von angeboten auf bestätigt setzen, ohne eine Auftragsbestätigung zu drucken.

Nein
Ja

Sonderrechte zur Preisgestaltung in Vorgängen

Sonderrecht Basket Einkaufsbrutto ändern

Legt fest, ob im angeschlossenen pCon Basket eine EK-Änderung erlaubt ist.

Nein
Ja

Sonderrecht Einkaufspreise und Rohgewinne sichtbar machen

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter keine Einkaufspreise oder abhängige Werte (Spanne, Rohgewinn ) einsehen.

Nein
Ja

Sonderrecht Mindestspanne am Artikel unterschreiten

Wenn gewährt kann der Bearbeiter den Verkaufspreis eines Artikels niedriger als die am Artikel hinterlege Mindestspanne eingeben.

Nein
Ja

Sonderrecht Rabattvergabe für nicht rabattfähige Artikel

Wenn nicht gewährt kann der Bearbeiter in Auftragspositionen keinen Rabatt eintragen, falls der Artikel nicht das Kennzeichen rabattfähig besitzt. Ist das Recht gewährt, erhält der Sachbearbeiter eine Meldung, dass der Artikel eigentlich nicht rabattfähig ist.

Nein
Ja

Sonderrecht Basketaufruf im Vorgang erlauben

Erlaubt den Benutzer aus einem Vorgang heraus den Basket aufzurufen.

Nein
Ja

Sonderrecht Verkaufspreise und -rabatte ändern

Erlaubt es dem Benutzer die VK-Preise und Rabatte zu ändern.

Nein
Ja

Sonderrecht Einkaufspreise, Rahmenvertragsnummer in Positionsliste ändern (außer Basket)

Erlaubt dem Benutzer EK-Preise und Rahmenvertragsnummern in Positionslisten eines Vorganges zu ändern.

Ja, nur Rahmenvertragsnummer
Ja, alles
Nein

Sonstige Sonderrechte

Sonderrecht Gutschriften erlauben

Wenn gewährt, darf der Sachbearbeiter neben Normalaufträgen auch Gutschriftsvorgänge erfassen. Das Durchführen eines Sofortstorno ist ebenfalls an dieses Recht gekoppelt (notwendige Ausprägung: Erfassen uns Auslösen.

Nein
Erfassen
Erfassen und Auslösen

Sonderrecht Lieferscheine stornieren

Steuert ob der Benutzer einen gedruckten Lieferschein stornieren darf.

Nein
Ja

Sonderrecht Obergrenze Auftragswert Angebotsdruck

Legt fest, bis zu welcher Angebotshöhe ein Bearbeiter Angebote erstellen darf.

kein Angebotsdruck erlaubt
Obergrenze 1.000
Obergrenze 5.000
Obergrenze 10.000
Obergrenze 50.000
Angebotsdruck erlaubt

Sonderrecht Verkaufsteam im Auftrag ändern

Steuert ob das Feld Verkaufsteam vom Sachbearbeiter geändert werden darf.

Nein
Ja

Sonderrecht Filiale im Auftrag ändern

Steuert ob das Feld Filiale vom Sachbearbeiter geändert werden darf.

Nein
Ja

Sonderrecht Angebots- und Bestätigungsanschrift bearbeiten

Legt fest, ob ein Benutzer dazu befugt ist Angebots- und Bestätigungsanschrift bearbeiten kann.

Nein
Ja

Sonderrecht Rechnungsanschrift oder Debitorenkonto

Änderung der Rechnungsanschriften und Debitorenkoten erlauben?

Ja
Nein

Vorgaenge, Rechteverwaltung

vorgaenge:xrechnung

2024-02-19T14:55:50+02:00

Rechnungsversand per XRechnung

XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden.

Hier finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder.

Für dieses Modul ist die Lizenz XRechnung erforderlich.

Version XRechnung

Konfiguration 522: Version XRechnung

Angabe der Version XRechnung

0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version)
1 - lt. Einstellung textuell

Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu upzudaten. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal die XRechnung nicht ablehnt.

Einrichtung XRechnung

Lizenz prüfen

Unter Administration im Modul Lizenzinfo kann im Reiter Optionen die Lizenz für die XRechnung eingesehen werden. Ist ein Häkchen bei Sonderverarbeitung XRechnung gesetzt, verfügen Sie bereits über die notwendige Lizenz.

Ist die Lizenz nicht vorhanden, muss diese im Ordner Licenses im auf dem Laufwerk C unter dem Ordner CO eingefügt werden. Mit einem Klick auf Lizensieren gelangt man automatisch zu dem entsprechenden Ordner.

Info: Nach dem Einspielen der Lizenz kann ein Neustart von Concept Office notwendig sein.

Einstellungen am Mandanten

Bankverbindung eintragen

Unter Administration im Modul Mandanten wird im Reiter Bankverbindungen die IBAN eingetragen (alle anderen Spalten werden automatisch ausgefüllt).

Falls mehrere Banken existieren, wird automatisch immer die erste aktive Bank für die XRechnung benutzt. Sollen mehrere Banken auf der XRechnung erscheinen, muss ein Bankverbindungs-Schemata angelegt werden.

Bankverbindungs-Schemata anlegen

Um z.B. zwei Bankverbindungen in der XRechnung anzeigen zu lassen, wird dafür ein Schemata im Modul Bankverbindungs-Schemata angelegt. Dieses Modul finden Sie unter Weitere Stammdaten.

Nachdem das Schemata benannt wurde, werden die Banken ausgewählt, welche in der XRechnung angezeigt werden sollen. Wird in der Tabelle Zuordnungen in der Spalte Kunde eine 1 eingetragen, so gilt dieses Schemata für alle Kunden.

Einstellungen im Druck-Manager

Druck-Kundengruppe

Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen.

Diese wird unter Administration im Modul Druck-Manager unter Reiter Gruppen und Mitglieder angelegt.

Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart „Kundengruppe“ im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte „Name“ eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen.

Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. über das Modul Druck-Manager:

Im Druck-Manager im Reiter „Gruppen und Mitglieder“ können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen.
Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer.

2. über das Modul Firmen:

Öffnen Sie das Modul Firmen unter Stammdaten.
Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter „Kundendaten“.
Im Abschnitt „Allgemein“ befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe.

Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!

Formularzuordnung

Öffnen Sie im Modul Druck-Manager den Reiter „Formularzuordnung“. Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu.

Folgende Spalten müssen befüllt werden:

Formularname – z.B. Rechnung (1)
Kundengruppe – $XRechnung
Drucker – $EmailXRechnung
Absendeadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen werden
Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789
Absendername - z.B. sendername: Max Müller

Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte „Zusatzparameter“ eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller

Kontrolle ob Muster oder Standard:

Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard)

Seitensteuerung

Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden.

In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen.

Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll.

Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte „Seitensteuerung“ ausgewählt werden.

Leitweg-ID und Ziel-Email

Die Leitweg ID wird unter Stammdaten im Modul Firmen im Reiter „Mitarbeiter/Weiteres“ in die Tabelle „Externe Kundennummern“ in die Spalte „Fremdnummer“ eingetragen.

Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul Firmen eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter „Eingabe“. Unter „Verbindungen“ wird die Ziel-Email in der Spalte „RechnungsMail“ hinterlegt.

Email-Einstellungen

Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter Administration im Modul E-Mail Einstellungen der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden.

Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter „Smtp-Server“ der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter „E-Mail Einstellungen“ der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden.

Sonderfälle XRechnung

Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden

Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist.

Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen.

Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt.

Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.

Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma

Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden.

Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter „Weiteres“ im Abschnitt „Warenwirtschaftsdaten“ die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul Firmen zurück.

Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.

Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet.