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Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden. Diese sind in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden an den Aktivitätenarten eingerichtet.
Wenn aktiv, werden diese Arbeitsabläufe sowohl in Concept Office als auch in Concept Mobile eingehalten.
Es wird die Aktivitätenart ausgewählt, für welche ein Workflow hinterlegt werden soll. Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden.
In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.
Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.
Im Modul Aktivitätenarten gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf den entsprechenden Link die Workflows grafisch anzeigen zu lassen.
Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diese Abläufen nachvollziehen zu können.
Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.
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Das Ziel der Anlage eines Workflow ohne Ergebnisse ist, eine Kette von Aktivitäten mit Hilfe eines auslösenden Triggers sofort zu erstellen.
Dazu wird in Aktivitätenarten eine sogenannte Triggeraktivität (Kennung) angelegt. Sie dient lediglich dazu, um die Aktivitätenkette auszulösen und erscheint später nicht mehr in den offenen Aktivitäten.
Außerdem muss die Check-Box Aktivitäten der Workflowkette sofort erstellen aktiviert werden.
In der Workflowdefinition dieser Aktivität wird angegeben, welche Aktivitäten bei Anlage ausgelöst werden. Hierbei ist die Nennung unterschiedlicher Mitarbeiter sowie Offset-Tage (aktuelles Datum + Offset-Tage = Aktivitätendatum) möglich.
Um die Aktivitätenkette nun auszulösen, muss eine Aktivität mit dieser Triggeraktivität erstellt werden.
Für alle an dieser hinterlegten Workflowdefinitionen werden nun Aktivitäten erstellt.
Die Triggeraktivität selbst wird jedoch ausgeblendet. Innerhalb jeder der einzelnen Aktivitäten kann über den Link Workflow eine Übersicht der verknüpften Aktivitäten sowie deren Status abgerufen werden.