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Gebruikt u een versie voor 6.1 van Concept Office? Lees dan het het volgende artikel: „Aanbetalingsfacturen in eerdere versies”
In dit artikel wordt de toepassing van aanbetalingsfacturen in Concept Office 6.1 met nieuwe mogelijkheden beschreven. Het ondersteunt een facturatie volgens de aanbestedingen voor constructiewerkzaamheden (§ 16 VOB / deel B / 2012)
Aanmaken van het artikel in de artikelstam
Een aanbetaling wordt meestal op een speciale grootboekrekening in de boekhouding vermeld. Daarom is het nodig om een speciaal artikel met een passende toewijzing aan te maken. Hier volgt een korte beschrijving.
De posities worden zoals gewenst in het systeem aangemaakt. In het ‚ondersteunde tekstveld’ kunnen eventueel de verdere instructies over de overeengekomen betalingsvoorwaarden opgeslagen worden.
Nu wordt de aanbetalingscalculator gestart:
De aanbetalingscalculator
De waarde van de aanbetaling kan procentueel worden berekend (1) of door het ingeven van een vast bedrag. (2)
Met behulp van de knop [Bijwerken] wordt de berekening getoond. (3)
Nu kan in het veld Aanbetalingstekst de tekst voor de aanbetaling opgegeven worden. (4)
Tevens kan de tekst voor de eindfactuur bij het betreffende veld ingevoerd worden. (5)
Na de bevestiging op [OK] wordt een aanbetalingspositie aangemaakt.
Deze positie heeft de status Aangemaakt (gele statuskleur) en toont alle berekende waarden. De aanbetaling kan eventueel nog voor de uiteindelijke facturatie, middels dezelfde procedure, gewijzigd worden.
Afdrukken van de aanbetalingsfactuur
Voor het afdrukken van de aanbetalingsfactuur klikt men op de status Aangemaakt. Deze verandert daarna in Te factureren.
Print nu zoals gebruikelijk een factuur. Het systeem zal een aanbetalingsfactuur printen.
De status van de aanbetalingspositie wijzigt daarbij op Gefactureerd.
Voorbereiding van de eindfactuur
Voor de eindfactuur moeten alle posities op te leveren of op geleverd gezet zijn.
De aanbetalingsposities moeten de status „Verevend” te klikken. De eindfactuurtekst kan hier nog worden aangepast. Die Abschlagspositionen müssen per Klick auf den Status auf „auszugleichen“ gestellt werden. Der Schlussrechnungstext kann hierbei noch angepasst werden.
Beim Auslösen des Rechnungsdrucks wird Concept Office eine Rückfrage an Sie stellen, ob die Abschlagsrechnungen mit den Normalpositionen zusammengeführt werden sollen.
Nach Bestätigung mit JA erfolgt der Druck der Schlussrechnung.
Hierbei werden alle Abschläge aufgeführt und gegen die gelieferte Ware gerechnet.
Ja, dies ist möglich. Die Erfassung erfolgt auf die gleiche Art wie beim ersten Abschlag.
a) Setzen Sie bei diesen Positionen den Druckhaken in der Positionsliste.
b) Stellen Sie sicher, dass die Abschlagsrechnung auf zu fakturieren steht
c) Setzen Sie bei der Druckfreigabe den Haken „nur gekennzeichnete Positionen drucken“
Auf der Abschlagsrechnung erscheinen dann die selektierten Artikel, als auch der Abschlagsartikel.
Die Berechnung ist kein Problem. Markieren Sie hierbei zunächst die Positionen, welche für die Berechnung vorgesehen sind.
Starten Sie direkt danach den Abschlagswertkalkulator und klicken auf das Bedienfeld markierte Positionen einbeziehen.
Gehen Sie danach vor, wie oben bereits beschrieben. Die Ausgangsbasis für den Abschlag ist hierbei nun die Positionsmarkierung.
Die Berechnung von Artikelpositionen ist auch nach einer Abschlagsrechnung möglich. Diese werden jedoch nicht in der Schlussrechnung aufgeführt. Falls Sie dies wünschen, können Sie einen Abschlag über einen Anteil der Positionen ausführen.
Die Gutschrift einer Abschlagsposition ist über einen Rechtsklick mit der Maus auf die ursprüngliche Abschlagsposition möglich.
Dadurch wird eine neue rote Betragszeile erzeugt, die den Gutschriftswert wiedergibt.
Danach wird die Position wie eine Abschlagsrechnung behandelt. (Siehe Druck der Abschlagsrechnung) Die Abschlagsrechnung enthält hierbei eine negative Rechnungssumme und gleicht den Umsatz wieder aus. Ein Storno der Rechnung ist natürlich auch möglich.