Workflows

Workflows sind selbstauslösende Arbeitsabläufe, die in Concept Office über Aktivitäten abgebildet werden. Diese sind in der Strukturansicht unter Weitere Stammdaten zu finden. Sie werden an den Aktivitätenarten eingerichtet.

Wenn aktiv, werden diese Arbeitsabläufe sowohl in Concept Office als auch in Concept Mobile eingehalten.

Es wird die Aktivitätenart ausgewählt, für welche ein Workflow hinterlegt werden soll. Es können für alle Aktivitäten beliebig viele Workflows definiert werden.

In der Aktivität werden die möglichen Ergebnisse dafür gelistet. Dabei können beliebig viele Ergebnisse eingetragen werden.

Jetzt kann der gewünschte Workflow definiert werden. In der ersten Spalte kann aus allen zuvor angelegten möglichen Ergebnissen das ausgewählt werden, welches als erstes mit einem Workflow hinterlegt werden soll.

1. Ergebnis- Auswahl eines zuvor festgelegten möglichen Ergebnis
2. Geschäftsbereich-Auswahl eines für den Workflow gültigen Geschäftsbereiches. Wird (alle) gewählt gilt der Workflow dieser Aktivität für alle Geschäftsbereiche
3. Aktivität-Auswahl der Aktivität, die dem eingetretenen Ergebnis folgen soll (es dient der optimalen Weiterführung der Aufgabe)
4. Bezeichnung-Hinterlegung textueller Hinweise, die für die nächste Aktivität von Bedeutung sind
5. Offset in Tagen-Hinterlegung der Tage bis zur Aktivität, d.h. aktuelles Datum plus Offset in Tagen ergibt das Datum der Aktivität
6. Mitarbeiter-Zuständiger Mitarbeiter, der für die Ausführung der Aktivität zuständig ist

Im Modul Aktivitätenarten gibt es auch die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf den entsprechenden Link die Workflows grafisch anzeigen zu lassen.

Die grafische Darstellung ermöglicht den Arbeitsablauf, der für die entsprechende Aktivitätenart definiert ist, noch einmal zu prüfen und erleichtert den Mitarbeitern diese Abläufen nachvollziehen zu können.

Diese Grafik wird in einem separaten Fenster angezeigt. Mittels dieser Einstellungen können die Aktivitäten zu Workflowketten verbunden werden. Wurde beispielsweise in einer Aktivität an einem definierten Ergebnis als Workflow eine andere Aktivität festgelegt, die ebenfalls einen Workflow hinterlegt hat, erhält man eine Workflowkette.