Activiteiten met Outlook synchroniseren

Afspraken en taken kunnen met Microsoft Outlook gesynchroniseerd worden. Zowel de activiteiten als de bijbehorende contacten kunnen overgedragen worden. Verder kunnen ook de afspraken uit Outlook in Concept Office geïmporteerd worden. Momenteel is het niet mogelijk om te verwijderen.

Het veld Billinginformation wordt in Outlook als referentie van het activiteitennummer gebruikt.

Configureren van de synchronisatie

Startdatum

Door het invullen van een datum in het veld Synchronisatie vanaf legt u vast vanaf welke datum de activiteiten gesynchroniseerd moeten worden.

Daardoor is het mogelijk om oude afspraken te synchroniseren, bijvoorbeeld voor latere analyses.

Synchronisatie van activiteiten naar Outlook

Om activiteiten naar Outlook over te brengen moet het gelijknamige vakje aangevinkt worden.

Optioneel is het mogelijk om de toegewezen contactpersonen automatisch te laten synchroniseren. Verder informatie daarover kunt u vinden bij de beschrijving Contactpersoon synchronisatie.

Synchronisatie van activiteiten naar Concept Office

Door het aanvinken van Afspraken en taken uit Outlook importeren, worden de gegevens vanuit Outlook in Concept Office ingelezen.

Daarbij kan een onderscheid gemaakt worden of alleen bestaande activiteiten of ook nieuwe activiteiten aangemaakt moeten worden.

Nieuwe afspraken worden daarbij in de achtergrond overgenomen en bij activiteitensoort als Import uit Outlook gekenmerkt. Deze kunnen dan op een later tijdstip hernoemd worden. Het is ook mogelijk om Categorieën in Outlook dezelfde naam te geven als de activiteitensoorten in Concept Office. Daarmee wordt een in Outlook aangemaakte activiteit, direct met de van toepassing zijnde activiteitensoort in Concept Office aangemaakt.

Indien activiteiten vanuit Outlook geïmporteerd worden, moet naderhand een activiteitensoort en het bijbehorende bedrijf gekoppeld worden. Het wordt daarom aanbevolen om klantspecifieke activiteiten in Concept Office aan te maken, en daarna naar Outlook te laten synchroniseren. Om deze toewijzing naderhand te doen, opent u de betreffende activiteit door te dubbelklikken. Nu kunt u door op de knop Selectie wijzigen te drukken, de activiteit aan het juiste bedrijf of contactpersoon koppelen.

Verdere informatie

In tegenstelling tot eerdere versies van concept Office wordt nu ook het Privé-kenmerk gesynchroniseerd.

Gesynchroniseerde taken en afspraken worden in Outlook door middel van het veld Billinginformation gekenmerkt. Deze wordt gevuld met het AktivitätenID.

Activiteiten kunnen in Concept Office aan meerdere medewerkers toegewezen worden. In Outlook is dat niet mogelijk. Als een medewerker een activiteit in Outlook aanpast, welke hij met andere medewerkers in Concept Office deelt, dan zal de aanpassing bij alle andere medewerkers doorgevoerd worden.

Activiteiten updaten veronderstelt dat de medewerker aan de activiteit is toegewezen en het recht heeft om veranderingen aan te brengen.

Onder Uitgebreide stamgegevens/Activiteiten soorten kan ingesteld worden of activiteiten gesynchroniseerd moeten worden.

Let op: een verwijder actie is niet bi-directioneel. Als een activiteit wordt verwijderd in Outlook, moet deze ook nog in Concept Office verwijderd worden.

nl/aktivitaeten/aktivitaetensynchronisation.txt · Laatst gewijzigd 2016/06/27 13:50 (Externe bewerking)
CC Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported
Driven by DokuWiki Recent changes RSS feed Valid CSS Valid XHTML 1.0