Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen gezeigt.

--- sonstiges:mahnwesen [2017/03/10 07:44]
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-====== Mahnwesen in der OP-Verwaltung ======
-Im Rahmen einer [[op-verwaltung:op-verwaltung|Offenen-Posten-Verwaltung]] über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Sie finden das Mahnwesen unter der Registerkarte im Modul OP-Verwaltung.
-{{:sonstiges:strukturbau.png?600|}}
-<note important>Für die Anwendung der Funktion in Concept-Office benötigen Sie eine Lizenz.</note>
-===== Einstellen der Zahlungsbedingungen =====
-Die Ermittlung der ersten Mahnstufe z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.
-{{:sonstiges:zahlungsbedingungen.png?400|}}
-Die Einteilung wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.
-===== Mahnstufenverwaltung =====
-Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt. Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr, Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes voreinzustellen. Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden.
-Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und könnten auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.
-{{:sonstiges:mahnstufenverwaltung.png?800|}}
-===== OP-Verwaltung =====
-Im Modul OP-Verwaltung werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.
-{{:sonstiges:mahnungen.png?600|}}
-In der Übersicht erhalten Sie alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion //Mahnvorschläge erstellen//  liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder  durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden. Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.
-Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Funktion alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filtern zu separieren.
-{{:sonstiges:opveraltunguebersicht.png?600|}}
-Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch //Mahnungen abschließen// vorgenommen werden.
-===== Mahnvorschläge erstellen =====
-Durch das Ausführen der Funktion //Mahnvorschläge erstellen// öffnet sich der //Mahnvorschlag Parameter// in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt ob dies für einen bestimmten //Kunden// oder für alle im Verzug befindlichen //Kunden (0 = alle)// durchführt werden soll.
-{{:sonstiges:mahnvorschlaege.png?600|}}
-Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion //Mahnung abschließen// erfolgen.
-===== Mahnungen versenden =====
-{{:sonstiges:mahnungreport.png?400|}}
-Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OPs in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen an ihr bisheriges Formularlayout angepasst werden. \\ \\ Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. \\ Für den Betreff und den Text stehen folgende Textbausteine bwMailTextMahnbrief, bwMailBetreffMahnbrief zur Verfügung, welche angepasst werden können. \\ Wenn ==== vorhanden, wird hierfür die Rechnungsmail als Adresse verwendet.
-==== Versenden per Mail ====
-Soll die E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung verschickt werden , so muss die Konfiguration 388 = 1 eingestellt sein.
-Für das Anfügen der Rechnungsdokumente ist die Konfiguration 387 =1 zu stellen.
-In der Drucksteuerung  muss für den OP Mahnbrief der  Drucker $Email eingetragen werden.
-{{:sonstiges:mahnenpermail.png?´1000 |}}
-===== Mahnsperren =====
-==== Mahnsperren in der OP-Verwaltung ====
-Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden.
-Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hackens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.
-<note tip>Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden! </note>
-==== Mahnsperren am Kunden ====
-Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am [[firmen:feldbeschreibungen|Kunde im Kundenstamm]] hinterlegt werden.
-{{:sonstiges:mahnsperren.png?600|}}
-===== Mahnungen abschließen =====
-Um einem OP eine neue Mahnstufe zuzuteilen, kann dies über die Funktion Mahnung abschließen, für alle oder mittels Selektion nur für bestimmte Posten durchgeführt werden.
-Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.
-===== Zusätzliche Funktionen =====
-==== Qualitätsmanagment ====
-Eine neue Spalte //Mahnstufe// zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.
-{{:sonstiges:uebersichtoffeneposten.png?600|}}
-Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.
-{{:sonstiges:offenepostenstatistikreport.png?600|}}
-==== OP-Abgleich mit der Finanzbuchhaltung ====
-Im Modul OP-Verwaltung können im Tab //OP-Abgleich mit Fibu// die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden.
-Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.
-{{:sonstiges:opabgleichfibu.png?600|}}
-Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem FiBu Programm nach Concept Office rückgeführt werden.
-==== OP-Saldo am Kunde ====
-Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunde unter der Registerkarte //Kundendaten// auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.
-{{:sonstiges:opamkunde.png?600|}}