Mahnwesen in der OP-Verwaltung

Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Sie finden das Mahnwesen unter der Registerkarte im Modul OP-Verwaltung.

Für die Anwendung der Funktion in Concept-Office benötigen Sie eine Lizenz.

Einstellen der Zahlungsbedingungen

Die Ermittlung der ersten Mahnstufe z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.

Die Einteilung wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.

Mahnstufenverwaltung

Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt. Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr, Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes voreinzustellen. Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und könnten auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.

OP-Verwaltung

Im Modul OP-Verwaltung werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.

In der Übersicht erhalten Sie alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion Mahnvorschläge erstellen liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden. Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt. Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Funktion alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filtern zu separieren.

Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch Mahnungen abschließen vorgenommen werden.

Mahnvorschläge erstellen

Durch das Ausführen der Funktion Mahnvorschläge erstellen öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.

Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.

Mahnungen versenden

Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OPs in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen an ihr bisheriges Formularlayout angepasst werden.

Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden.
Für den Betreff und den Text stehen folgende Textbausteine bwMailTextMahnbrief, bwMailBetreffMahnbrief zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:

#Rechnungname#
#Mahnstufe#
#Mahndatum#
#Zahlungerwartetbis#
#DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden, ab Concept Office Version 7.0.1243)


Wenn die Rechnungsmail vorhanden ist, wird diese als Adresse verwendet.

Versenden per Mail

Soll die E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung verschickt werden , so muss die Konfiguration eingestellt sein.

Konfiguration 388:

Mailadresse des Ansprechpartners der Auftragsbestätigung für Mahnungsmail verwenden.(nur für Vorgänge)

  • 0 - Nein
  • 1 - Ja

Für das Anfügen der Rechnungsdokumente ist die Konfiguration 387 einzustellen.

Konfiguration 387:

Rechnungskopie wird an die Mahnungsmail als Anhang angefügt. (nur für Vorgänge)

  • 0 - Nein
  • 1 - Ja

In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.

Sind diese beiden Konfigurationen gesetzt, so wird bei entsprechendem Eintrag in der Drucksteuerung die Mahnung per E-Mail an den Ansprechpartner der Auftragsbestätigung aus dem Vorgang mit den angefügten Rechnungsdokumenten verschickt. Nach dem Versenden der Mahnung befinden sich die angefügten Rechnungsdokumente im Pfad „Dokumentenpfad\mandant\gedrucktedokumente\rechnungen\jahr\monat\“.

Die Ordnerstruktur „jahr\monat “ bezieht sich auf Jahr und Monat aus den Rechnungsdokumenten.

Mahnsperren

Mahnsperren in der OP-Verwaltung

Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden. Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hakens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.

Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden!

Mahnsperren am Kunden

Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.

Mahnungen abschließen

Um einem OP eine neue Mahnstufe zuzuteilen, kann dies über die Funktion Mahnung abschließen, für alle oder mittels Selektion nur für bestimmte Posten durchgeführt werden. Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.

Zusätzliche Funktionen

Qualitätsmanagment

Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.

Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.

OP-Abgleich mit der Finanzbuchhaltung

Im Modul OP-Verwaltung können im Tab OP-Abgleich mit Fibu die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden. Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.

Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem FiBu Programm nach Concept Office rückgeführt werden.

OP-Saldo am Kunden

Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunden unter der Registerkarte Kundendaten auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.

sonstiges/mahnwesen.txt · Zuletzt geändert: 2019/01/21 16:26 von Rico Kuehn
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