Concept Wiki nl:aktivitaeten

nl:aktivitaeten:aktivitaet_anlegen

2016-06-27T13:50:40+02:00

Aanmaken van een activiteit

Activiteiten kunnen op drie manieren aangemaakt worden:

In de agenda door middel van een dubbelklik.
In de module Open activiteiten met een klik op
Met behulp van de functie Activiteit aanmaken in de volgende modules:
- Dossiers
- Bestellingen
- Projecten
- Thema's
- Acties
- Contracten
- Trainingen
- Concept Mobile

In deze modules is een functie beschikbaar waarmee een nieuw venster geopend wordt en een nieuwe activiteit aangemaakt kan worden.

Concept Office gaat ervan uit dat er een activiteit plaatsvindt, die tot een vervolg taak leidt. Daarom is de bovenste activiteit als afgehandeld gekenmerkt. Men kan nu de taak aanmaken en daaronder een vervolg activiteit (Follow-up taak) opgeven. Als een activiteit in de toekomst moet worden aangemaakt, verwijder dan het vinkje bij „Gereed“ en laat het onderste gedeelte van het „Follow-up“ scherm leeg.

In Concept Office is een activiteit met opgave van datum en tijd, of zonder tijd mogelijk. Op het moment dat een tijd ingevuld wordt (veld „Tijdstip“ aanvinken) verschijnt de activiteit ook in de agenda. Als er geen tijd wordt opgegeven is de activiteit alleen in het activiteiten overzicht te zien.

Als men de omschrijving niet overschrijft wordt de activiteitensoort, klantnaam en contactpersoon, automatisch ingevuld.

Activiteiten, Aanmaken van een activiteit

nl:aktivitaeten:aktivitaeten

2017-09-13T14:00:44+02:00

Activiteiten

Een activiteit in Concept Office is een geplande taak of afspraak. Activiteiten kunnen aan één of meerdere medewerkers toegekend worden. Verder wordt er een onderscheid gemaakt tussen open, gedelegeerde en afgesloten taken.

Activiteiten kunnen met andere gegevens verbonden worden, en zijn dan ook in de betreffende gegevensbestanden op te roepen. In de volgende modules kunnen activiteiten aangemaakt en gekoppeld worden:

Bedrijven
Projecten
Acties
Dossiers
Contracten
Thema’s

Seiten in diesem Namensraum:

A (Fortsetzung)

Activiteiten met Outlook synchroniseren

Invoeren van een terugkeerpatroon

Veldbeschrijving van de module Activiteiten

Deze module is alleen met de licentie Bedrijfsondersteuning 1 beschikbaar.

Actueel-Verkoop, Activiteiten

nl:aktivitaeten:aktivitaeten_delegieren

2016-06-27T13:50:40+02:00

Activiteiten delegeren

Concept Office biedt de mogelijkheid om niet alleen voor uzelf activiteiten aan te maken, maar deze kunnen ook aan andere medewerkers binnen uw organisatie toegekend worden.

In de module Gedelegeerde activiteiten kunt u de activiteiten zien welke u gedelegeerd heeft.

Toewijzen van medewerkers

Bij het aanmaken of aanpassen van een activiteit, kunt u in het veld Medewerker eventueel ook andere medewerkers toekennen. Voor deze medewerkers ontstaat daarbij een gedelegeerde activiteit.

Na het opslaan van de activiteit ziet de betreffende medewerker onder Open activiteiten een nieuwe activiteit.

Bevestiging

Normaal is een activiteit direct na het aanmaken bevestigd. Maar als u een activiteit delegeert, vraag Concept Office of u een Bevestiging wilt ontvangen.

Als u Nee aanklikt, wordt de activiteit op de normale manier bevestigd. Indien u Ja kiest, moet de medewerker aangeven of de activiteit bevestigd of afgewezen wordt.

Op het tabblad Overzicht kunt u snel zien of de activiteit bevestigd is. De ongelezen activiteiten van medewerkers worden vet weergegeven.

Terugkoppeling

Met behulp van een configuratie instelling kan aangegeven worden of er bij elke voltooide bedrijf-gerelateerde activiteit, een bericht voor de hoofdcontactpersoon gegenereerd moet worden.

Mogelijke configuraties:

Configuratie 1000: Rückmeldung für Hauptverantwortlichen generieren

0 - Nein, keine Rückmeldung
1 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht im verantwortlichen Verkaufsteam ist.
2 - Ja, wenn aktueller Mitarbeiter nicht der Hauptverantwortliche ist

Verdere aanwijzingen

Onder Gedelegeerde activiteiten worden alleen open, aan andere medewerkers gedelegeerde activiteiten getoond. Afgehandelde gedelegeerde activiteiten kan men onder Open activiteiten of onder de toegekende bedrijven oproepen. Met een speciaal recht is het mogelijk om gedelegeerde activiteiten te verwijderen.

Mogelijke bijzondere rechten:

Sonderrecht Delegierte Aktivitäten löschen

Steuert, ob ein Mitarbeiter ihm delegierte Aktivitäten löschen darf. Setzt das Modulrecht Aktivitäten voraus und schränkt dieses ein.

Nein
Ja

Activiteiten, Gedelegeerde activiteiten

nl:aktivitaeten:aktivitaetensynchronisation

2016-06-27T13:50:39+02:00

Activiteiten met Outlook synchroniseren

Afspraken en taken kunnen met Microsoft Outlook gesynchroniseerd worden. Zowel de activiteiten als de bijbehorende contacten kunnen overgedragen worden. Verder kunnen ook de afspraken uit Outlook in Concept Office geïmporteerd worden. Momenteel is het niet mogelijk om te verwijderen.

Het veld Billinginformation wordt in Outlook als referentie van het activiteitennummer gebruikt.

Configureren van de synchronisatie

Instructies voor algemene synchronisatie instellingen.

Startdatum

Door het invullen van een datum in het veld Synchronisatie vanaf legt u vast vanaf welke datum de activiteiten gesynchroniseerd moeten worden.

Daardoor is het mogelijk om oude afspraken te synchroniseren, bijvoorbeeld voor latere analyses.

Synchronisatie van activiteiten naar Outlook

Om activiteiten naar Outlook over te brengen moet het gelijknamige vakje aangevinkt worden.

Optioneel is het mogelijk om de toegewezen contactpersonen automatisch te laten synchroniseren. Verder informatie daarover kunt u vinden bij de beschrijving Contactpersoon synchronisatie.

Synchronisatie van activiteiten naar Concept Office

Door het aanvinken van Afspraken en taken uit Outlook importeren, worden de gegevens vanuit Outlook in Concept Office ingelezen.

Daarbij kan een onderscheid gemaakt worden of alleen bestaande activiteiten of ook nieuwe activiteiten aangemaakt moeten worden.

Nieuwe afspraken worden daarbij in de achtergrond overgenomen en bij activiteitensoort als Import uit Outlook gekenmerkt. Deze kunnen dan op een later tijdstip hernoemd worden. Het is ook mogelijk om Categorieën in Outlook dezelfde naam te geven als de activiteitensoorten in Concept Office. Daarmee wordt een in Outlook aangemaakte activiteit, direct met de van toepassing zijnde activiteitensoort in Concept Office aangemaakt.

Indien activiteiten vanuit Outlook geïmporteerd worden, moet naderhand een activiteitensoort en het bijbehorende bedrijf gekoppeld worden. Het wordt daarom aanbevolen om klantspecifieke activiteiten in Concept Office aan te maken, en daarna naar Outlook te laten synchroniseren. Om deze toewijzing naderhand te doen, opent u de betreffende activiteit door te dubbelklikken. Nu kunt u door op de knop Selectie wijzigen te drukken, de activiteit aan het juiste bedrijf of contactpersoon koppelen.

Verdere informatie

In tegenstelling tot eerdere versies van concept Office wordt nu ook het Privé-kenmerk gesynchroniseerd.

Gesynchroniseerde taken en afspraken worden in Outlook door middel van het veld Billinginformation gekenmerkt. Deze wordt gevuld met het AktivitätenID.

Activiteiten kunnen in Concept Office aan meerdere medewerkers toegewezen worden. In Outlook is dat niet mogelijk. Als een medewerker een activiteit in Outlook aanpast, welke hij met andere medewerkers in Concept Office deelt, dan zal de aanpassing bij alle andere medewerkers doorgevoerd worden.

Activiteiten updaten veronderstelt dat de medewerker aan de activiteit is toegewezen en het recht heeft om veranderingen aan te brengen.

Onder Uitgebreide stamgegevens/Activiteiten soorten kan ingesteld worden of activiteiten gesynchroniseerd moeten worden.

Let op: een verwijder actie is niet bi-directioneel. Als een activiteit wordt verwijderd in Outlook, moet deze ook nog in Concept Office verwijderd worden.

Activiteiten, Activiteiten met Outlook synchroniseren

nl:aktivitaeten:feldbeschreibungen

2016-06-27T13:50:40+02:00

Veldbeschrijving van de module Activiteiten

in alphabetischer Reihenfolge
nach Registerkarten gruppiert
teilweise mit weiterführenden Links

Registerkarte Eingabe

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Aktivitätenart	Auswahlfeld	zugeordnete Aktivitätenart
Ansprechpartner	Auswahlfeld	Zuordnung eines Kundenansprechpartners
außer Haus	Kontrollkästchen	Kennzeichen für Außentermine
Bemerkung	Textfeld (Memo)	freies Feld für Ergänzungen
Bericht	Kontrollkästchen
Bestätigt	Auswahlfeld	Bestätigung des zugeordneten Mitarbeiters (bei delegierten Aktivitäten)
Bezeichnung	Textfeld (255 Zeichen)	prägnante Beschreibung der Aktivität
Datum/Zeit	Auswahlfeld/Eingabe	Zeitpunkt oder Beginn der Aktivität
Ende	Auswahlfeld/Eingabe	optionales Ende der Aktivität
erledigt	Kontrollkästchen	kennzeichnet eine Aktivität als erledigt
ganztägig	Kontrollkästchen	setzt die Aktivitätendauer von 0-24 Uhr
letzte Aktivität	Bereich	Informationen zur vorangegangenen Aktivität
Mitarbeiter	Mehrfachauswahl	Zuordnung eigener Mitarbeiter
Ort	Textfeld (100 Zeichen)	Ortsangabe
Priorität	Auswahlfeld	Dringlichkeit (anhand Vorgabewerte)
privat	Kontrollkästchen	Kennzeichen für persönliche Aktivitäten. In fremden Kalendern wird der Inhalt der Aktivität nicht angezeigt.
Status	Auswahlfeld	Bearbeitungsstatus der Aktivität
Termin	Kontrollkästchen	legt fest, ob eine Aktivität nur einen Zeitpunkt wiederspiegelt, oder ob ein konkreter Zeitraum angegeben werden kann
Wiedervorlage	Bereich	Folgeaktivität
Zuordnung	Bereich	Referenzen zu anderen Programmdaten

Registerkarte Weiteres

Einige Felder werden für Stundenzettel genutzt und automatisch gefüllt.

Feld	Feldtyp	Kurzbeschreibung
Alarm	Auswahlfeld/Eingabe	Zeitpunkt, wann an die Aktivität erinnert werden soll
Ergebnis	Auswahlfeld	Abschlussstatus der Aktivität
Geschäftsbereich	Auswahlfeld	zugeordneter Geschäftsbereich
Kfz-Kennzeichen	Textfeld	Kennzeichen des zugeordneten Fahrzeugs
Kosten/Erlöse	Bereich	finanzielle Betrachtung der Aktivität
Stundenart	Auswahlfeld	zugeordnete Stundenart
Tätigkeit	Textfeld
TKD-Einsatz	Kontrollkästchen
weitere Verknüpfung	Bereich

Aktivitaeten, Feldbeschreibungen, 540

nl:aktivitaeten:serienaktivitaeten

2016-06-27T13:50:40+02:00

Invoeren van een terugkeerpatroon

Bij het aanmaken van het terugkeerpatroon wordt de actuele datum voorgesteld. Als het om een activiteit gaat die over meer dagen verspreid is, dan kan dit bij Type terugkeerpatroon ingesteld worden.

Een terugkeerpatroon kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks toegepast worden. Deze kan dan voor alle of specifieke dagen gedefinieerd worden.

Het einde van het terugkeerpatroon kan met een vaste waarde voor het aantal, of met een specifieke einddatum opgegeven worden.

Terugkerende afspraken worden direct na het klikken op OK ingevoerd in de agenda. Bij een repeterende taak wordt de eerstvolgende taak pas getoond, als de actuele taak is afgehandeld.

Verwijderen van terugkeerpatroon

Om een terugkeerpatroon van een activiteit te verwijderen, opent u de betreffende activiteit en drukt u op de knop Terugkeerpatroon. In het scherm met de instellingen drukt u nu op de knop Terugkeerpatroon verwijderen.

Activiteiten, Invoeren van een terugkeerpatroon