Concept Wiki rechnungseingang

rechnungseingang:abschlaege

2022-08-16T14:26:55+02:00

Abschläge für Einkaufsrechnungen

Abschläge hinterlegen

Für Bestellungen können Abschläge definiert werden. Diese werden in der jeweiligen Bestellung auf dem Reiter „Sonstiges“ eingetragen. Es ist möglich beliebig viele Abschlagspositionen zu hinterlegen.

Erfasst werden der vereinbarte Betrag und die Erlösartikelnummer. Eine Beschreibung kann individuell hinzugefügt werden. Der gezahlte Betrag wird beim Buchen des Rechnungseingangs automatisch gefüllt.

Rechnungseingang prüfen

Wird diese Bestellung im Rechnungseingang aufgerufen, so werden, da erfasste Abschlagspositionen vorliegen, nur diese angeboten. Die Abschläge können mit einer einzigen Zahlung, aber auch in mehreren Teilzahlungen, geleistet werden.

Nach dem Buchen dieser Abschlagszahlungen wird der gezahlte Betrag in die Bestellung (Abschnitt Abschläge) eingetragen. Der Status wechselt dann auf „bezahlt“.

Abschläge nachträglich ändern

Sollte sich der vereinbarte Abschlagsbetrag nachträglich ändern, so kann dies in der Bestellung selbst oder im Modul Rechnungseingang angepasst werden. Im Rechnungseingang kann direkt durch Klick auf den Button „Abschläge“ eine Änderung an den Abschlägen vorgenommen werden. Dies kann nur angewendet werden, wenn lediglich eine Bestellung geladen ist.

Dabei darf hierdurch der bereits bezahlte Betrag nicht überschritten werden. Sobald eine Abschlagsposition vollständig bezahlt wurde geht diese automatisch aus dem Status „erfasst“ in „bezahlt“ über.

Gibt es keine erfassten Abschlagspositionen (d.h., alle sind vollständig bezahlt), so werden im Rechnungseingang die Bestellpositionen und die auszugleichenden Abschlagspositionen (mit negativem Betrag) angezeigt. Diese können wieder komplett oder auch in Teilschritten ausgeglichen werden (Vorgabe durch Eingabe der RE-Menge oder des Preises).

Eine vollständig ausgeglichene Abschlagsposition wird mit gezahltem Betrag = 0 und Status „ausgeglichen“ angezeigt.

Aktuell, Rechnungseingang

rechnungseingang:buchung

2023-01-26T08:08:41+02:00

Rechnungsprüfung und Buchung

Rechnung suchen

Um die gewünschte Bestellung zu finden, kann die Bestellnummer oder die Lieferscheinnummer unter „Auswahl zu prüfender Bestellungen“ eingetragen werden. Mittels Klick auf „Anzeigen“ werden nun der Lieferant und die einzelnen Positionen angezeigt.

Wareneingang buchen

Sie können auch Rechnungen prüfen, für die noch kein Wareneingang erfolgte und diesen bei Bedarf gleich mit buchen.

Hierfür müssen Sie bei „Auswahl zu prüfender Bestellungen“ die Lieferscheinnummer angeben. Zudem muss „Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge in der Bestellung zubuchen“ angeklickt sein. Bei der anschließenden Buchung wird der Wareneingang mit gebucht.

Um den Status der Positionen unterscheiden zu können, gibt es eine farbabweichende Textdarstellung der Positionen:

Textfarbe	Status
schwarz	geliefert, nicht geprüft
grün	geliefert und geprüft
rot	nicht geliefert, nicht geprüft

Ist an der Versandart eine Einstellung bei „Aktion beim Buchen der vom Lieferanten gemeldeten Menge“ gesetzt, wird diese an dieser Stelle ebenfalls ausgewertet.

Rechnungsprüfung vornehmen

Um die Rechnungsprüfung durchzuführen sind folgende Angaben zwingend notwendig:

Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Rechnungsmenge
Netto (welches auf der Papierrechnung steht)

Mittels der Selektion im unteren Bereich können Sie bestimmen, welche Positionen Sie buchen wollen, ob Sie die Lieferung gleich mit buchen wollen und ob die Rechnung an die Fibu übergeben werden soll. Außerdem haben Sie die Möglichkeit einen Buchungstext einzutragen.

Mittels dem Haken „Freigabe“ an der Position können Sie nur bestimmte Positionen zur Buchung freigeben. Dazu müssen Sie vor dem Buchen dann noch den Haken „nur freigebene Positionen buchen“ setzen.

Gutschriften prüfen

Wenn Sie Gutschriften prüfen, sollten Sie die Referenzrechnungsnummer angeben. Erst wenn der Aktuelle Nettobetrag aus Concept Office mit dem Netto aus der Papierrechnung übereinstimmen, wird die Rechnung sauber gebucht. Sollte eine Abweichung gebucht werden, wird eine Belastungsanzeige an den Lieferanten erzeugt.

Falls Sie eine Buchung löschen müssen, sollten Sie vorher prüfen, ob diese bereits in die FiBu übergeben wurde.
Achtung immer erst die Positionen freigeben und dann die Übernahmekriterien festlegen.

Buchungstext

Über den Textbaustein bwRechnungseingang kann der Buchungstext der Eingangsrechnung beeinflusst werden. Als Platzhalter im Text sind für die BelegId #Laufendenummer#, für die Bestellungsnummer #BN#, für die Auftragsnummer #Vorgangsnummer# und für die Referenznummer #ReferenzNr# vorgesehen.

Achtung: Für die Fibuübergabe muss ein einzeiliger Text verwendet werden. Die max. Zeichenlänge (z.B. Datev 3.0 - 60 Zeichen) sollte beachtet werden, ansonsten wird der Text gekürzt ausgegeben.

Dokumente hochladen

Im Rechnungseingang kann das externe Rechnungsdokument mittels Drag&Drop-Funktion zu den Rechnungsdaten hinzugefügt werden. Dafür wird das Dokument einfach per Maus auf das Blatt-Symbol im Rechnungseingang gezogen.

Die PDF-Datei wird, entsprechend der für Drag&Drop-Dokumente festgelegten Einstellungen, im CO-Dokumenteordner abgelegt.

rechnungseingang:feldbeschreibung

2023-07-03T09:50:36+02:00

Feldbeschreibung Rechnungseingang

Name	Beschreibung
Auswahl zu prüfender Bestellungen
Eigene Bestellnummer	Zugehörige CO-Bestellnummer zur Rechnung, die gebucht werden soll.
LS-Nummer	Eingabemöglichkeit für die Lieferscheinnummer, wenn Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge in der Bestellung zugebucht werden soll.
Sonstiges
Aktueller Lieferant	Zugehöriger Lieferant
Zu belastender Vertrag	Zugehöriger Vertrag
Beleg-Id	Interne Nummer von gebuchten Rechnungen, entspricht nicht der Rechnungsnummer
Rechnung suchen	Über diesen Button kann eine bereits gebuchte Rechnung gefunden werden. Diese wird angezeigt und die Buchung kann bei vorhandener Berechtigung gelöscht werden. Im öffnen Dialog kann in der Spalte Bemerkung eingesehen werden, welche Information in der gleichnamigen Spalte in der Tabelle ReBuchKopf stehen. (Bspw. bei Rechnungen bereits an SFirm übergeben wurden.)
Bestellinformation	In diesem Abschnitt werden nach Auswahl einer Bestellung weitere Informationen wie Bestell- oder Mindestbestellwert angezeigt.
Rechnung
Rechnungsnummer	Nummer, der Rechnung, die gebucht werden soll.
Rg.-korrektur	Wenn der Haken aktiviert wird, handelt es sich um eine Rechnungskorrektur.
Rech./Buch.-Datum	Eingabemöglichkeit für das Rechnungs- und Buchungsdatum
Ref.-Rechnung	Nummer der Referenz-Rechnung
ZBD	Zahlungsbedingungen, die für die Rechnung gelten.
Steuergebiet	Steuergebiet der Rechnung
Rechnungsdokument	Name des zugehörige Rechnungsdokument, welches per Drag&Drop hochgeladen wurde.
Leasingrückkauf	weitere Informationen: Leasingrückkauf
Brutto	Bruttowert der Rechnung
Netto	Nettowert der Rechnung
Skontofähig	Skontofähiger Betrag anhand der Zahlungsbedingungen
Abschläge	Wenn genau eine Bestellung geladen ist, so können die Bestellabschläge gepflegt werden, ohne die Bestellmaske aufrufen zu müssen. Liegen mehrere Bestellungen vor, so kann nach wie vor direkt in die Bestellmaske gesprungen werden, um dort den Abschlag zu pflegen.
Frachtartikel anlegen	Wenn in den Standardwerten ein Frachtartikel vorgegeben ist, so wird eine Schaltfläche „Frachtartikel anlegen“ angezeigt, welche eine neue Rechnungseingangsposition mit diesem Artikel anlegt. Als Versandpreis werden die am Artikel unter Einkauf hinterlegten Preise für die jeweiligen Lieferanten verwendet.
Sammelbeleg-Nr.	Eintragung der Sammelbelegnummer (optinal)
Geschäftsbereich	Auswahl des Geschäftsbereichs
Rechnungssteller	Kundennummer
Kreditorenkonto-Nr.	Kundennummer
Mwst-Betrag	Automatische Berechnung Nettopreis nach Eingabe
Rechnungseingang	In diesem Abschnitt befinden sich die Informationen, welche Artikel in welcher Menge, etc. sich in der Rechnung befinden. Außerdem kann bspw. angegeben werden, welche Menge gebucht werden soll.
Bestellkopf-Bemerkung	Enthält die Informationen aus dem Bemerkungsfeld der Bestellung (Bestellkopf). Somit ist sichergestellt, dass eventuell relevante Informationen auch bei den entsprechenden Anwendern sichtbar sind.
Buchen
Buchungstext	Buchungstext, der an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.
Buchung löschen	Über diesen Button können Buchungen gelöscht werden.
Rechnungsmenge vorbelegen	Belegt die Spalte R.Mge im Abschnitt Rechnungseingang mit den Bestellwerten vor.
Nur freigegebene Positionen buchen	Nur Positionen mit dem Haken Freigegeben werden mit Klick auf Rechnung buchen gebucht.
Rechnungsmenge gleichzeitig als Liefermenge in Bestellung zubuchen	Die Liefermenge wird mit dem Buchen zurück in die Bestellung geschrieben.
Rechnung an Fibu übergeben	Die Rechnung wird an die Finanzbuchhaltung übergeben.
Rechnung buchen	Mit diesem Button wird die Rechnung abschließend gebucht.

rechnungseingang:leasingrueckkauf

2023-02-15T11:47:42+02:00

verfügbar ab Version 7.0.5229

Leasingrückkauf

Bei der Rechnungseingangsbuchung lässt sich angeben, ob es sich um einen Leasingrückkauf handelt. Ist dies der Fall, kann der Rechnungsbetrag bei der Buchung auf die zurückgekauften Maschinen verteilt werden.

Vorbereitung

Neues Kennzeichen ‚Rückkaufrelevant‘ am Modellartikel im Reiter ‚Gruppierung/Weiteres‘.

Beim Buchen einer als Leasingrückkauf gekennzeichneten Rechnung im Rechnungseingang werden die Preise der Artikel, die nicht als rückkaufrelevant gekennzeichnet sind, nicht mit verteilt.

Rechnungseingang buchen

Im Rechnungseingang muss die entsprechende Rechnung aufgerufen und die notwendigen Daten eingegeben werden. Zudem muss der Haken Leasingrückkauf gesetzt werden.

Mit anschließendem Klick auf Rechnung buchen öffnet sich der nachfolgende Dialog:

Mit der Wahl des Vertrages erscheinen alle Maschinen, die in diesem enthalten sind (egal welcher Erlös hinterlegt ist). Alternativ kann auch über die Eingabe der Identnummer eine Maschine erfasst werden.

Nun kann der Betrag verteilt werden. Hierfür gibt es drei Optionen:

Gleichverteilung: der offene Betrag wird auf alle Maschinen zu gleichen Teilen verteilt. Maschinen, die bereits manuell mit einem Betrag >0 versehen wurden, werden von der automatischen Verteilung ausgenommen.
Verteilung anhand EK: der Rechnungsbetrag wird anhand des EKs der Maschinen verteilt.
manuelle Aufteilung des Rechnungsbetrages

Beim Abbrechen der Verteilung des Rechnungsbetrags auf die Maschinen wird ebenso die Buchung abgebrochen.

Daten an der Maschine

Nach erfolgreicher Buchung werden an den Reiter Einkauf-/Verkauf, Details der Maschine folgende Daten zurück geschrieben:

der Rückkauf-Betrag als kalkulatorischer EK
der Lieferant
die Rechnungsnummer
das Rechnungsdatum

rechnungseingang:rechnungseingang

2022-09-13T11:34:27+02:00

Rechnungseingang

Im Modul Rechnungseingang findet die Prüfung der Lieferantenrechnungen gegen die aus Concept Office erzeugten Bestellungen statt. Die Bestellungen können anschließend an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.

Seiten in diesem Namensraum:

Abschläge für Einkaufsrechnungen

Feldbeschreibung Rechnungseingang

Konfigurationen und Rechte

Leasingrückkauf

Positionen umlegen

Rechnungsprüfung und Buchung

Rechnungseingang

rechnungseingang:rechte

2023-03-22T13:59:02+02:00

Konfigurationen und Rechte

Konfigurationen

Konfiguration 83: Druck von Belastungsanzeigen bei Rechnungseingangsprüfung

Falls der Wert einer Bestellung vom Wert der Eingangsrechnung abweicht, wird eine Belastungsanzeige gedruckt.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 146: Erlaubte Toleranz im eingegebenen Rechnungsbetrag bei Rechnungseingangsprüfung

Falls der Wert einer Bestellung vom Wert der Eingangsrechnung abweicht, wird eine Belastungsanzeige gedruckt.

0 - keine Absweichung möglich
1 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
10 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
50 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)
100 - Einheit kleinster Stückelung (Cent)

Konfiguration 209: Bei Rechnungseingangsbuchung Vertrag belasten

Steuert, ob bei der Buchung einer Eingangsrechnung die Belastung eines Vertrages erlaubt sein soll.

0 - Nein
1 - Ja

Konfiguration 341: Sollen die EK-Preise im Vorgang durch den Rechnungseingang des Lieferanten geändert werden

Steuert, ob der Rechnungseingang EK-Preise am Vorgang aktualisiert.

0 - Ja, Rechnungseingang überträgt die EK-Preise in den Vorgang
1 - Nein, Rechnungseingang überträgt keine EK-Preise in den Vorgang

Konfiguration 343: Anlage von Vorgangspositionen bei Rechnungseingangsbuchung gesperrt

Steuert, ob bei Buchung hinzugefügte Positionen (z.B. Fracht) im Vorgang angelegt werden.

0 - nicht gesperrt, Anlage möglich
1 - gesperrt, Anlage nicht möglich

Konfiguration 535: Vertragsbelastung bei Rechnungseingang pro Artikel buchen

Steuert, ob bei Belastung eines Vertrages über den Rechnungseingang artikelgenau oder in Summe gebucht werden soll.

0 - in Summe buchen
1 - pro Artikel buchen

Rechte

Sonderrecht Sofortstorno auch nach Fibu-Übergabe erlauben (Eingangsrechnungen)

Dieses Recht greift, wenn man über die Rechnungseingangskontrolle einen Beleg löschen will.

Nein
Ja

Sonderrecht Freihändige Rechnungen (Rechnungen ohne Bestellung) buchen

Erlaubt es, die Buchung von Lieferantenrechnungen ohne zugrundeliegende Bestellung zu verbieten

Ja
Nein

rechnungseingang:umlegen

2022-08-24T11:14:55+02:00

Positionen umlegen

Im Rechnungseingang besteht die Möglichkeit, Positionen wie z. Bsp. Frachtkosten auf andere Positionen der Rechnung umzulegen.

Hierfür müssen im Abschnitt Rechnungseingang die Spalten Umlegen und Umlagewert eingeblendet werden.

Wird der Haken Umlegen bei einer Position gesetzt, dann wird diese (Fracht-)Position nicht separat gebucht, sondern ihr Wert wird auf die restlichen (Artikel-)Positionen in der Bestellung umgelegt. Die Umlage erfolgt anteilig zum Warenwert der entsprechenden Position.