Herstellerauftragsbestätigungen prüfen und verarbeiten

Die elektronischen Herstellerauftragsbestätigungen (e-AB) lassen sich in einem eigenen Modul einlesen und prüfen. Dabei werden die e-AB’s mit einem Prüfstatus versehen und so gekennzeichnet, was noch nachbearbeitet werden muss.

Administrative Einstellungen

Lizenz

Dieses Modul ist mit der Lizenz Herstellerbestellbestätigungsverarbeitung verfügbar.

Rechteverwaltung

Module Sonstiges Edi-Schnittstelle

Über das Recht Edi-Schnittstelle muss das Einlesen der e-AB's freigegeben werden. Desweiteren sind folgende Rechte zu beachten:

Emailversand

In den zentralen Email-Einstellungen kann der Versand der Vergleichsprotokolle hinterlegt werden.

e-AB's Prüfen und Verarbeiten

Modul

Übersicht aller e-AB's

Wählen Sie in der Navigation unter ‚Aktuell‘ das Modul Hersteller Auftragsbestätigungen aus. Hier können die importierten Bestätigungen analysiert werden. Im Bereich Datenauswahl können zunächst Filter für zu bearbeitenden Daten gesetzt werden. Über den Button Anzeigenwerden die dem Filter entsprechenden Daten mit Grundinformationen im darunter liegenden Feld Bestätigungen dargestellt. In der Spalte Prüfstatus lässt sich bereits erkennen, ob die Auftragsbestätigung korrekt oder abweichend eingelesen wurde. Mit Doppelklick auf eine Zeile/eAB lassen sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Auftragsbestätigungen einsehen. Es öffnet sich ein neuer Reiter

Übersicht in einzelnen e-AB's

Hier lassen sich im Unterreiter Zusammenfassung die wichtigsten Informationen einsehen. Im Feld Fehlertext sind alle Abweichungen von Bestellung und eAB dokumentiert. Das darunter liegende Hinweisfeld kann sowohl Informationen vom Hersteller enthalten, als auch für die weitere Verarbeitung in CO selbst befüllt werden, die Inhalte werden nach erfolgreicher Übernahme in das entsprechende Bemerkungsfeld der Bestellung übertragen. Ein Vergleich der Lieferdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie der Montagefirma kann über die entsprechenden Unterreiter eingesehen werden. Im Feld Positionen sind alle bestätigten Positionen des Herstellers aufgelistet. Durch ein Scrollen nach rechts können hier bereits detaillierte Informationen eingesehen werden. Alle Positionen, die in der Spalte AB-Bezeichnung mit roter Schrift gekennzeichnet sind, weisen Abweichungen auf. Dies trifft auch auf die rot gekennzeichneten Informationen in der Zusammenfassung links oben zu.

Aufteilung und Ansicht dieser beiden Fenster sind an das Modul Lieferantenauftragsbestätigung angelehnt.

Statusbeschreibung

  • importiert - Beleg wurde importiert aber noch nicht geprüft.
  • warte auf Sammelbelegnummer - Dies dürfte nur bei Rechnungen vorkommen, wenn diese über die Zentralregulierung importiert werden. Es kommt vor, dass hier zum Beleg nur die Sammelrechnungsnummer übermittelt wird, diese selbst aber noch nicht vorliegt.
  • geprüft - Prüfungen wurden durchgeführt.
  • nicht verarbeitet - Beleg konnte nicht verarbeitet werden.
  • übernommen - Die Werte des Beleges wurden in die Bestellung und den Vorgang übernommen.
  • extern gebucht - Beim Importieren des Beleges lag schon ein Eintrag im RE-Buch vor (die Rechnung wurde schon durch die Buchhaltung eingepflegt).
  • freigegeben für FiBu - Dies dürfte nur bei Rechnungen vorkommen. Der Beleg ist okay und kann in das RE-Buch übertragen werden.

Vergleichsliste

Über einen Doppelklick auf eine Position öffnet sich ein weiterer Reiter, der Bestelldaten und eAB-Daten tabellarisch nebeneinander auflistet. Hier lässt sich genau erkennen, wo eine abweichende Übertragung stattgefunden hat. In der Spalte Status werden korrekte bzw. abweichende Übertragungen entsprechend gekennzeichnet. Mit den Pfeilen im oberen linken Bereich kann man zwischen den einzelnen Positionen „blättern“.

Modulfunktionen

Über die Modulfunktionen ist es möglich weitere Aktionen durchzuführen:

  • Ausgabe des Vergleichsprotokolls: via Druck, Seitenansicht und/oder Email lässt sich der aktuelle Stand jederzeit in Protokollform einsehen
  • Beleg neu prüfen: Möglichkeit einen erneuten Datenabgleich durchzuführen, bspw. wenn Änderungen im Bestellmodul vorgenommen wurden
  • Beleg übernehmen: Durch diese Aktion können nun Daten aus der Bestätigung in die Bestellung und den dazu gehörigen Vorgang übertragen werden.

Besonderheiten der Modulfunktion Beleg übernehmen

Nach Auswahl des Buttons erscheint ein Optionsdialog, in dem die Übernahmewerte ausgewählt werden können.

Nach Klicken des Buttons Übernehmen schreibt das Programm die Daten der Herstellerauftragsbestätigung in die Bestellung zurück. Weiterhin ändert sich der Status der Bestellung von „Bestellt“ auf „vom Lieferanten bestätigt“. Die Verarbeitung der eAB ist damit abgeschlossen.

mit dem Klick des Buttons Übernehmen akzeptieren Sie die übersandte Herstellerauftragsbestätigung und erkennen die ausgewählten Übernahmewerte an. Eventuell noch abweichende Daten, wie Preise oder Termine sind somit akzeptiert und angenommen!

herstellerauftragsbestaetigungen.txt · Zuletzt geändert: 2019/03/20 15:20 von Katja Beer
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