Dossier documenten per E-mail versturen

Van offerte tot factuur kunnen alle documenten in een dossier per E-mail verstuurd worden. Daarvoor selecteert u eerst het document bij Afdrukvrijgave en daarna drukt u op E-mail verzenden.

Met administratie configuratie 241 kan men aangeven op welke wijze de E-mails verzonden moeten worden:

Configuratie 241: Starten van E-mail cliënt in dossiers

  • 0 - Starten van E-mail volgens: Configuratiemanager zonder afzonderlijk dossierveld (E-mail komt in de concepten map)
  • 1 - Starten met afzonderlijk dossierveld
  • 2 - Starten van E-mail volgens: Configuratiemanager met de optie "Direct verzenden"

Facturen per E-mail versturen

Terwijl bij alle documenten het E-mailadres van een betreffende contactpersoon wordt gebruikt, wordt er bij facturen een andere methode gehanteerd. Let daarom op het volgende: artikel.

Tekstbouwstenen

Bij het per E-mail versturen van dossierdocumenten kan het onderwerp en de tekst van de gebruiker vastgelegd worden. Dit wordt door middel van tekstbouwstenen bereikt. U kunt deze tekstbouwstenen bedrijfsafhankelijk instellen.

Voor deze tekstbouwstenen worden in het programma standaard ingestelde tekstbouwstenen gebruikt. Daarmee zijn er geen geldigheidsbeperkingen van toepassing en zal, indien er geen andere tekst wordt ingegeven, uiteindelijk altijd deze tekst gebruikt worden.

De tekstbouwstenen voor het onderwerp zijn:

bwBetreffAngebot
bwBetreffBestellung
bwBetreffRuecksendung
bwBetreffLieferschein
bwBetreffPackzettel
bwBetreffRechnung
bwBetreffReparaturauftrag
bwBetreffVertragsrechnung
bwBetreffAuftragsbestaetigung

Variabele voor dossiers zijn:

#Vorgangsnummer# 
#LaufendeNummer#
#Vorgangstitel#
#KundenBestellNr#

Variabele voor bestellingen zijn:

#Bestellnummer# 
#LaufendeNummer#
  

De lopende nummers van de betreffende formulieren worden gebruikt: (Offertenummer, Factuurnummer, etc.) Het veld Soort voor de tekstbouwstenen moet op intern ingesteld zijn.

De tekstbouwstenen voor de tekst van een E-mail zijn:

bwMailTextAngebot
bwMailTextBestellung
bwMailTextRuecksendung
bwMailTextLieferschein
bwMailTextPackzettel
bwMailTextRechnung
bwMailTextReparaturauftrag
bwMailTextVertragsrechnung
bwMailTextAuftragsbestaetigung

Te gebruiken variabelen zijn:

#Anrede# 
#Anrede2#
#LaufendeNummer#
#Vorgangsnummer#
#Vorgangstitel#  

Opmaak in Outlook

Indien u aan uw E-mail in Outlook nog andere informatie wilt toevoegen, kan het voorkomen dat er een ander lettertype gebruikt wordt dan dat er vanuit Concept Office meekomt.

In dat geval moet in Mircosoft Word bij Webopties het juiste lettertype ingesteld worden.

Optionen in Word

Hier wordt het lettertype ingesteld, welke in een E-mail gebruikt wordt:

nl/vorgaenge/emailversand.txt · Laatst gewijzigd 2016/06/27 13:50 (Externe bewerking)
CC Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported
www.chimeric.de Valid CSS Driven by DokuWiki do yourself a favour and use a real browser - get firefox!! Recent changes RSS feed Valid XHTML 1.0