Inhoud
Dossier documenten per E-mail versturen
Van offerte tot factuur kunnen alle documenten in een dossier per E-mail verstuurd worden. Daarvoor selecteert u eerst het document bij Afdrukvrijgave en daarna drukt u op E-mail verzenden.
Met administratie configuratie 241 kan men aangeven op welke wijze de E-mails verzonden moeten worden:
|
Facturen per E-mail versturen
Terwijl bij alle documenten het E-mailadres van een betreffende contactpersoon wordt gebruikt, wordt er bij facturen een andere methode gehanteerd. Let daarom op het volgende: artikel.
Tekstbouwstenen
Bij het per E-mail versturen van dossierdocumenten kan het onderwerp en de tekst van de gebruiker vastgelegd worden. Dit wordt door middel van tekstbouwstenen bereikt. U kunt deze tekstbouwstenen bedrijfsafhankelijk instellen.
De tekstbouwstenen voor het onderwerp zijn:
bwBetreffAngebot bwBetreffBestellung bwBetreffRuecksendung bwBetreffLieferschein bwBetreffPackzettel bwBetreffRechnung bwBetreffReparaturauftrag bwBetreffVertragsrechnung bwBetreffAuftragsbestaetigung
Variabele voor dossiers zijn:
#Vorgangsnummer# #LaufendeNummer# #Vorgangstitel# #KundenBestellNr#
Variabele voor bestellingen zijn:
#Bestellnummer# #LaufendeNummer#
De lopende nummers van de betreffende formulieren worden gebruikt: (Offertenummer, Factuurnummer, etc.) Het veld Soort voor de tekstbouwstenen moet op intern ingesteld zijn.
De tekstbouwstenen voor de tekst van een E-mail zijn:
bwMailTextAngebot bwMailTextBestellung bwMailTextRuecksendung bwMailTextLieferschein bwMailTextPackzettel bwMailTextRechnung bwMailTextReparaturauftrag bwMailTextVertragsrechnung bwMailTextAuftragsbestaetigung
Te gebruiken variabelen zijn:
#Anrede# #Anrede2# #LaufendeNummer# #Vorgangsnummer# #Vorgangstitel#
Opmaak in Outlook
Indien u aan uw E-mail in Outlook nog andere informatie wilt toevoegen, kan het voorkomen dat er een ander lettertype gebruikt wordt dan dat er vanuit Concept Office meekomt.
In dat geval moet in Mircosoft Word bij Webopties het juiste lettertype ingesteld worden.
Hier wordt het lettertype ingesteld, welke in een E-mail gebruikt wordt: