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OP-Abgleich mit Fibu

Offene Posten lassen sich nicht nur manuell in Concept Office schließen, sondern auch einlesen. Ihre Finanzbuchhaltung muss zu diesem Zweck die offenen Posten als Textdatei im Ascii-Format exportieren können.

Vor dem Import der offenen Posten, werden alle OPs in Concept Office geschlossen und beim Einlesen der Importdatei wieder geöffnet. Somit sind nur noch die Posten offen, welche sich in der Importdatei befunden haben.

Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Des weiteren kann ein Zahlbetrag (auch Teilbeträge) und eine Mahnstufe verarbeitet werden.

Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.

Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei bwImportAscii.ini wird die von ihrer Fibu exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei bwImportAscii.ini befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.

Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:

Belegnummer
Belegdatum
Konto
Betrag
Zahlbetrag

Befinden sich in ihrer Exportdatei Felder, welche nicht verwendet werden (können), so sollten sie diese sinnvoll benennen, sie werden beim Import überlesen. Anzugeben sind jedoch alle Felder der Datei in richtiger Reihenfolge.

Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Fibus verwendet:

OPOS_OP
DATAC
Abacus
DatevRewe
Exact
Varial
AgendaOP

Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:

[FibuName]
Name=\\servername\CO\OP\op.txt
CharSet=iso-8859-1
FieldDelimiter=";"
SkipLines=1
Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
Feld8=SHSaldo,0,0,1,1

Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei Office.dat noch bekannt gemacht werden. Diese Datei finden Sie ebenfalls im Sysdata-Ordner.

Bitte ändern Sie in der Datei Office.dat nichts ab. Dies kann dazu führen, dass Concept Office nicht mehr lauffähig ist! Fügen Sie lediglich Informationen hinzu! Sind sie unsicher, wenden sie sich bitte an unseren Support.

Fügen sie in der Datei Office.dat folgenden Eintrag unten in einer neuen Zeile an:

OPSektion="FibuName"

Ab Concept Office 6.1 ist diese Eintragung nicht mehr in der office.dat sondern in einer eigenen separaten ini-Datei enthalten und zwar ist dies:

CO\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

Ab Concept Office 6.1 ist diese Eintragung nicht mehr in der office.dat, sondern in einer eigenen separaten ini-Datei enthalten, und zwar ist dies:

CO\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini

Bei einem Update von 5.40/6.0 auf die 6.1 wird ein eventuell vorhandener Eintrag in der office.dat automatisch in die neue ini-Datei überführt, so dass deren Inhalt beispielhaft wie folgt aussieht:

[Settings] OPSektion=„FibuName“

Nach Neustart von Concept Office können sie nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgleichen.