Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen gezeigt.

--- op-verwaltung:op-verwaltung [2022/10/05 16:23]
Victoria Rafael
+++ op-verwaltung:op-verwaltung [2023/01/26 06:45] (aktuell)
Andrea Müller [Fremdsprachige Mahntexte]
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-//Akademie//
 ====== Mahnwesen in der OP-Verwaltung ======
-Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Sie finden das Mahnwesen im Modul **OP-Verwaltung**.
+Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Das Mahnwesen ist im Modul **OP-Verwaltung** zu finden.
 <note important>Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)</note>
+===== Voraussetzungen =====
+==== Einstellen der Zahlungsbedingungen ====
-====== Voraussetzungen ======
+Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte [[weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen|Zahlungsbedingung]]. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden.
-===== Einstellen der Zahlungsbedingungen =====
-Die Ermittlung der ersten Mahnstufe z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen **Zahlungsbedingungen** müssen daher vorher klar definiert werden.
+{{:sonstiges:zahlungsbedingungen.png?400|}}
+Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des //Fälligkeitstermin// und der //Karenztage// ermittelt.
-Die Einteilung wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt.
+==== Mahnstufenverwaltung ====
-===== Mahnstufenverwaltung =====
+Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul [[weitere_stammdaten:mahnstufen|Mahnstufen]] hinterlegt werden können.
-Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul **Mahnstufen** hinterlegt werden können.
+Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder //Mahngebühr//,//Karenztage// und //Mahnfrist// konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen.
-Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr, Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen.
+Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.
-Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und könnten auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden.
+{{:sonstiges:mahnstufenverwaltung.png?800|}}
 ====== Überblick OP-Verwaltung ======
 Im Modul **OP-Verwaltung** werden detaillierte Rechnungsinformationen und im System bereits erzeugten Mahnungen zu dem gewählten Vorgang angezeigt.
+{{:sonstiges:mahnungen.png?600|}}
 In der Übersicht sind alle bereits im Verzug befindlichen Belege angezeigt. Die Funktion "Mahnvorschläge erstellen" liest neue Belege ein. Über die Selektion einzelner Belege oder durch Mehrfachselektion, können höhere Mahnstufen gesetzt und ausgeglichene OPs erledigt werden.
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 Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt.
-Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Funktion alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filtern zu separieren.
+Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filtern zu separieren.
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 ===== Mahnvorschläge erstellen =====
-Durch das Ausführen der Funktion "Mahnvorschläge erstellen" öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.
+Durch das Ausführen der Funktion "Mahnvorschläge erstellen" öffnet sich der Mahnvorschlag Parameter, in welchem der Tag einzustellen ist, zudem gemahnt werden soll. Im zweiten Schritt wird bestimmt, ob dies für einen bestimmten Kunden oder für alle im Verzug befindlichen Kunden (0 = alle) durchführt werden soll.
+{{:op-verwaltung:mahnvoschlag_erstellen.png?800|}}
 Der Druck von Mahnungen schließt diese nicht ab! Dies muss durch die Funktion Mahnung abschließen erfolgen.
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 Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP's in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden.
+==== Fremdsprachige Mahntexte ====
+Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen.
+Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden [[weitere_stammdaten:textbausteine |Textbausteine]] in der entsprechenden Sprache vorhanden sein:
+  * #Mahnstufe<n>Betreff#
+  * #Mahnstufe<n>Kopf#
+  * #Mahnstufe<n>Fuss#
+<n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#.
 ===== Versenden per Mail =====
 Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden.
-Für den Betreff und den Text stehen folgende Textbausteine //bwMailTextMahnbrief//, //bwMailBetreffMahnbrief// zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:
+==== Ansprechpartner ====
+Standardverbindungsart "Mahnungsmail" - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail.
+Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet.
+==== Textbausteine ====
+Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine //bwMailTextMahnbrief//, //bwMailBetreffMahnbrief// zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden:
+<code>
 #Rechnungname#
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 #DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden)
+</code>
-Wenn die Rechnungsmail vorhanden ist, wird diese als Adresse verwendet.
 ==== Konfigurationen für den E-Mailversand ====
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 In der Drucksteuerung muss für den OP Mahnbrief der Drucker $Email eingetragen werden.
+{{:sonstiges:mahnenpermail.png? 1000|}}
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 Wurden alle Mahnungen und die hierzu gehörigen offenen Posten komplett durch den Kunden beglichen, können diese entweder automatisch durch eine OP-Rückführung aus der Finanzbuchhaltung, oder auf manuellem Weg erledigt werden.
+====== OP-Abgleich mit Finanzbuchhaltung ======
+Im Modul OP-Verwaltung können im Reiter "OP-Abgleich mit Fibu" die Offenen-Posten an die weiterführende Software übergeben werden. Hier kann vor dem Abgleich definiert werden, ob Sperrhinweise mit übergeben werden oder direkt eine Sperrung auf Grund von Fälligkeitsüberschreitungen stattfinden soll.
+Der Ausgleich der offenen Posten kann auch wieder aus dem Finanzbuchhaltungsprogramm nach Concept Office rückgeführt werden.
+Offene Posten lassen sich nicht nur manuell in Concept Office schließen, sondern auch einlesen. Ihre Finanzbuchhaltung muss zu diesem Zweck die offenen Posten als Textdatei im Ascii-Format exportieren können.
+Vor dem Import der offenen Posten, werden alle OPs in Concept Office geschlossen und beim Einlesen der Importdatei wieder geöffnet. Somit sind nur noch die Posten offen, welche sich in der Importdatei befunden haben.
+Die Importdatei muss mindestens die Rechnungsnummer beinhalten. Wird nur diese Rechnungsnummer und kein Betrag geliefert, steht in Concept Office der komplette Posten offen. Es muss also noch ein Zahlbetrag übermittelt werden, um den Posten in CO als ausgeglichen darzustellen. Des Weiteren können auch Teilbeträge und eine Mahnstufe verarbeitet werden.
+Für eine zu bestimmende Mahnstufe kann die Bonität von Kunden beim Import automatisch auf „gesperrt“ oder „Sperrhinweis“ gesetzt werden.
+Durch Erstellen einer neuen Sektion in der Datei //bwImportAscii.ini// wird die von ihrer Finanzbuchhaltung exportierte Textdatei bekannt gemacht. In dieser Sektion wird der Name der Exportdatei angegeben so wie der Pfad (Path)zu dem Ordner hinterlegt, an dem diese abgespeichert ist. Zudem wird das Trennzeichen der Felder (FieldDelimiter) angegeben. Die Datei //bwImportAscii.ini// befindet sich im Sysdata-Ordner ihrer CO-Umgebung auf dem zentralen Server.
+Die folgenden Feldnamen werden verarbeitet:
+  * Belegnummer
+  * Belegdatum
+  * Konto
+  * Betrag
+  * Zahlbetrag
+Befinden sich in ihrer Exportdatei Felder, welche nicht verwendet werden (können), so sollten sie diese sinnvoll benennen, sie werden beim Import überlesen. Anzugeben sind jedoch alle Felder der Datei in richtiger Reihenfolge.
+Den Namen der Sektion können Sie frei vergeben. Folgende Namen sind jedoch reserviert und werden nur bei bestimmten Finanzbuchhaltungen verwendet:
+  * OPOS_OP
+  * DATAC
+  * Abacus
+  * DatevRewe
+  * Exact
+  * Varial
+  * AgendaOP
+Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar.
+<code>Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini:
+[FibuName]
+Name=\\servername\CO\OP\op.txt
+CharSet=iso-8859-1
+FieldDelimiter=";"
+SkipLines=1
+Feld1=Kontonummer,0,0,1,1
+Feld2=Rechnungsnummer,0,0,1,1
+Feld3=Rechnungsdatum,0,0,1,1
+Feld4=Faelligkeit,0,0,1,1
+Feld5=BetragSoll,0,0,1,1
+Feld6=BetragHaben,0,0,1,1
+Feld7=OPSaldo,0,0,1,1
+Feld8=SHSaldo,0,0,1,1</code>
+<code>Beispiel einer OP.txt
+Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo
+;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"</code>
+Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei
+ <zentrales CO Verzeichnis>\Sysdata\ImportExport\OffenePosten_Einlesen.ini
+vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen:
+<code>[Settings]
+OPSektion="FibuName"</code>
+Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden.
+====== Weitere Funktionen ======
+===== Mahnsperre =====
+==== Mahnsperre in der OP-Verwaltung ====
+Um bestimmte offene Posten mit einer Mahnsperre zu versehen, kann dies im Tab Mahnwesen in der hierfür vorgesehenen Spalte für mehrere OPs gleichzeitig durchgeführt werden. Zudem kann die Mahnsperre auch durch Setzen das Hakens im Tab Eingabe für einen bestimmten offenen Posten hinterlegt werden.
+Nur im Tab Eingabe können gesetzte Mahnsperren wieder entfernt werden!
+==== Mahnsperre am Kunden ====
+Um bei bestimmten Kunden Mahnungen komplett auszuschließen, kann eine Mahnsperre direkt am Kunden im Kundenstamm hinterlegt werden.
+===== OP-Saldo am Kunden =====
+Um Informationen über offene Posten eines bestimmten Kunden einsehen zu können, kann auch direkt am Kunden unter der Registerkarte Kundendaten auf den roten Link OP-Saldo geklickt werden.
+===== Qualitätsmanagement =====
+Eine neue Spalte Mahnstufe zeigt die jeweilige Mahnstufe der Rechnung an. Über die Tabellenoption kann Übersicht in der gewählten Selektion in weiterführende Formate exportiert werden.
+Neben der Auswertung bzw. Selektion und dem Export in andere Formate, besteht die Möglichkeit, eine Auflistung aller selektierten OPs in der Seitenansicht erstellen zu lassen.
+====== Weiter Informationen ======
+===== Feldbeschreibung =====
+Reiterkarte Eingabe
+^Feld^Kurzbeschreibung|
+|Belegnummer| Belegnummer|
+|Belegart| Rechnung oder Rechnungskorrektur|
+|**Beleg**||
+|Kunde| CO-Kundennummer|
+|Rechnungsempfänger| CO-Kundennummer des Rechnungsempfängers|
+|Debitorenkonto| Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen|
+|Rechnung vom| Ausstellungsdatum der Rechnung|
+|Fälligkeitsdatum| Fälligkeitsdatum der Rechnung|
+|Rechnungsbetrag| Betrag|
+|In Hauswährung| Währung, mit der gehandelt wird|
+|Skontofähig| Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung|
+|Restbetrag| Zuzahlender Betrag mit Abzügen|
+|Buchungstext| Kurzname des Kunden|
+|Zahlungsbedingung| Vereinbarte Zahlungsbedingung|
+|Verkäufer| Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer|
+|Vorgang| Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung|
+|**Zahlung**||
+|Zahlbetrag| Zahlbetrag in Euro|
+|Datum| Eingangsdatum des Betrages|
+|Erledigt| Hakensetzung bei Zahlungseingang|
+|**Mahnwesen**||
+|Letzte Mahnstufe| Anzahl der Mahnungen|
+|Nächste Mahnung| Datum Übergang nächste Mahnstufe|
+|Mahnsperre | Kontrolkästchen|
+|Dokumente| Beleg und Mahnungen|
+|Bemerkungen| Zusätzliche Informationen|
+Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu
+^Feld^Kurzbeschreibung|
+|Abgeschlossene Fibu| Angeschlossenen Fibuschnittstelle|
+|**Debitoren-OP**||
+|Sperrhinweis| Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?|
+|Sperrung| Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrung?|
+|Stichtag| Datum|
+|Rechnungskorrekturen abgleichen| Abgleich von Rechnungskorrekturen|
+|Fremdbelege einbeziehen| Fremdbelege beim Einlesen mit einbezogen|
+|Abgleichen| Button; Belege der OP werden eingelesen|
+====== Modulfunktion =====
+==== OP's erledigen ====
+Die Funktion ermöglicht es ausgeglichene OP's zu erledigen.
+==== Mahnvorschläge erstellen ====
+Die Funktion Mahnvorschläge erstellen liest neue Belege ein.
+==== Mahnungen abschließen ====
+Mit der Funktion 'Mahnungen abschließen' werden Mahnungen gebucht und abgeschlossen.