Unterschiede
Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen gezeigt.
| Both sides previous revision Vorhergehende Überarbeitung Nächste Überarbeitung | Vorhergehende Überarbeitung | ||
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op-verwaltung:op-verwaltung [2022/10/07 09:09] Victoria Rafael [Konfigurationen für den E-Mailversand] |
op-verwaltung:op-verwaltung [2023/01/26 06:45] (aktuell) Andrea Müller [Fremdsprachige Mahntexte] |
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| - | //Akademie// | ||
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| ====== Mahnwesen in der OP-Verwaltung ====== | ====== Mahnwesen in der OP-Verwaltung ====== | ||
| - | Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Sie finden das Mahnwesen im Modul **OP-Verwaltung**. | + | Im Rahmen einer Offenen-Posten-Verwaltung über welche Rechnungen durch manuelles Bearbeiten sowie auch durch angeschlossene Finanzbuchhaltungsschnittstellen automatisiert ausgeglichen werden können, ist das mehrstufiges Mahnverfahren eine weitere grundlegende Ergänzung des Funktionsumfangs von Concept Office. Das Mahnwesen ist im Modul **OP-Verwaltung** zu finden. |
| <note important>Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)</note> | <note important>Für das Modul wird die Lizenz Mahnwesen benötigt. (außer OP-Abgleich)</note> | ||
| + | ===== Voraussetzungen ===== | ||
| + | ==== Einstellen der Zahlungsbedingungen ==== | ||
| - | ====== Voraussetzungen ====== | + | Die Ermittlung der ersten Mahnstufe, z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte [[weitere_stammdaten:zahlungsbedingungen|Zahlungsbedingung]]. Die einzelnen Zahlungsbedingungen müssen daher vorher klar definiert werden. |
| - | ===== Einstellen der Zahlungsbedingungen ===== | + | |
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| - | Die Ermittlung der ersten Mahnstufe z.B. die einer Zahlungserinnerung, erfolgt über die am Vorgang hinterlegte Zahlungsbedingung. Die einzelnen **Zahlungsbedingungen** müssen daher vorher klar definiert werden. | + | |
| {{:sonstiges:zahlungsbedingungen.png?400|}} | {{:sonstiges:zahlungsbedingungen.png?400|}} | ||
| - | Die Einteilung wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des Fälligkeitstermin und der Karenztage ermittelt. | + | Die Einteilung, wann eine Rechnung sich im Zahlungsverzug befindet, wird anhand des //Fälligkeitstermin// und der //Karenztage// ermittelt. |
| - | ===== Mahnstufenverwaltung ===== | + | ==== Mahnstufenverwaltung ==== |
| - | Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul **Mahnstufen** hinterlegt werden können. | + | Damit Concept Office zu mahnende Belege ermitteln kann, wird neben den Zahlungsbedingungen auch eine Hinterlegung der einzelnen Mahnstufen benötigt, welche im Modul [[weitere_stammdaten:mahnstufen|Mahnstufen]] hinterlegt werden können. |
| - | Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder Mahngebühr, Karenztage und Mahnfrist konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen. | + | Die unterschiedlichen Stufen können mit festen Werten über die Eingabefelder //Mahngebühr//,//Karenztage// und //Mahnfrist// konfiguriert werden. Zudem ist es auch möglich dies prozentual anhand des Rechnungswertes bzw. des Mahnwertes vor einzustellen. |
| - | Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und könnten auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden. | + | Beim Erreichen der dritten Mahnstufe, kann z.B. auch eine Liefersperre gesetzt werden. Über die Textfelder können die als Beschreibung dienenden Texte, wie der Betreff und der Kopf- und Fußtext, hinterlegt werden. Diese Eingaben werden beim Erstellen des jeweiligen Mahnschreibens mit in das Formular übernommen und können auch nochmals vor dem Erstellen der Mahnungen individuell auf diese angepasst werden. |
| {{:sonstiges:mahnstufenverwaltung.png?800|}} | {{:sonstiges:mahnstufenverwaltung.png?800|}} | ||
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| ====== Überblick OP-Verwaltung ====== | ====== Überblick OP-Verwaltung ====== | ||
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| Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt. | Die im Fälligkeitsverzug befindlichen Rechnungen werden anhand der vorher im Vorgang gewählten Zahlungsbedingungen vom System ermittelt und mit der ersten Mahnstufe z.B. der Zahlungserinnerung aufgeführt. | ||
| - | Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Funktion alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filtern zu separieren. | + | Durch Klick auf die Seitenansicht erhält man die Möglichkeit alle Mahnbelege vorab einzusehen oder über die Drucksteuerung direkt erstellen zu lassen. Es besteht zudem die Option, die Belege vorher durch entsprechende Filtern zu separieren. |
| - | {{:op-verwaltung:mahnwesen_mahnvorschlaege_erstellen.png?100|}} | ||
| Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch "Mahnungen abschließen" vorgenommen werden. | Um überfällige OPs mit der nächsten Mahnstufe zu belegen, kann dies über die Modulfunktionsleiste durch "Mahnungen abschließen" vorgenommen werden. | ||
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| Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP's in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. | Es können mehrere überfällige Rechnungen eines Kunden zu unterschiedlichen OP's in einer Mahnung dargestellt werden. Darüber hinaus werden auch weitere aktuelle Verbindlichkeiten des Kunden aus anderen Vorgängen zu Informationszwecken mit aufgeführt. Das Mahnformular kann wie andere Formulartypen angepasst werden. | ||
| + | ==== Fremdsprachige Mahntexte ==== | ||
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| + | Die Mahnstufentexte werden über Textbausteine abgebildet. Diese können direkt an Mahnstufen hinterlegt werden und auch mehrsprachig verfasst werden. Die Sprache wird aus der Rechnungsanschrift des entsprechenden Rechnungsempfängers gezogen. | ||
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| + | Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die folgenden [[weitere_stammdaten:textbausteine |Textbausteine]] in der entsprechenden Sprache vorhanden sein: | ||
| + | * #Mahnstufe<n>Betreff# | ||
| + | * #Mahnstufe<n>Kopf# | ||
| + | * #Mahnstufe<n>Fuss# | ||
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| + | <n> muss dabei durch die zugehörige Nummer der Mahnstufe ersetzt werden. Also für Mahnstufe 1 lautet der Schlüssel für den Textbaustein: #Mahnstufe1Betreff#. | ||
| ===== Versenden per Mail ===== | ===== Versenden per Mail ===== | ||
| Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. | Mahnbriefe können auch per E-Mail versendet werden. | ||
| - | Für den Betreff und den Text stehen folgende Textbausteine //bwMailTextMahnbrief//, //bwMailBetreffMahnbrief// zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden: | + | ==== Ansprechpartner ==== |
| + | Standardverbindungsart "Mahnungsmail" - Ist am Kunden eine Mahnungsmail hinterlegt, so wird diese beim E-Mailversand der Mahnung herangezogen. Die Ermittlungsreihenfolge der Mahnungsmail ist analog der Rechnungsmail. | ||
| + | |||
| + | Ist die Mahnungsmail leer, so wird wie bisher die Rechnungsmail verwendet. | ||
| + | |||
| + | ==== Textbausteine ==== | ||
| + | |||
| + | Für den Betreff und den Text stehen die Textbausteine //bwMailTextMahnbrief//, //bwMailBetreffMahnbrief// zur Verfügung, welche angepasst werden können. Dazu können folgende Platzhalter verwendet werden: | ||
| + | |||
| + | <code> | ||
| #Rechnungname# | #Rechnungname# | ||
| Zeile 72: | Zeile 89: | ||
| #DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden) | #DatumLetzteMahnung# (das Datum der vorherigen Mahnung an den Kunden) | ||
| - | + | </code> | |
| - | Wenn die Rechnungsmail vorhanden ist, wird diese als Adresse verwendet. | + | |
| ==== Konfigurationen für den E-Mailversand ==== | ==== Konfigurationen für den E-Mailversand ==== | ||
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| * AgendaOP | * AgendaOP | ||
| - | Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini: | + | Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini. Die Feldbezeichnungen sind fix vorgegeben und dürfen nicht verändert werden. Die Spaltenbezeichnungen in der OP.txt sind dagegen frei wählbar. |
| - | <note>Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini: | + | <code>Beispiel einer Sektion in der Datei bwImportAscii.ini: |
| Zeile 212: | Zeile 228: | ||
| Feld7=OPSaldo,0,0,1,1 | Feld7=OPSaldo,0,0,1,1 | ||
| - | Feld8=SHSaldo,0,0,1,1</note> | + | Feld8=SHSaldo,0,0,1,1</code> |
| - | <note>Beispiel einer OP.txt | + | <code>Beispiel einer OP.txt |
| Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo | Kontonummer;Rechnungs-Nr;Rechnungsdatum;Fälligkeit;Betrag Soll;Betrag Haben;Saldo;S/H Saldo | ||
| - | 10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"</note> | + | 10014;"903109";27062019;27062019;11,78;0,00;11,78;"S"</code> |
| Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei | Der Name der Sektion, im Beispiel oben „FibuName“, muss nun in der Datei | ||
| Zeile 226: | Zeile 242: | ||
| vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen: | vermerkt werden. Folgenden inhalt sollte die Datei aufweisen: | ||
| - | <note>[Settings] | + | <code>[Settings] |
| - | OPSektion="FibuName"</note> | + | OPSektion="FibuName"</code> |
| Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden. | Nach Neustarten von Concept Office können nun im Modul OP-Verwaltung die offenen Posten abgeglichen werden. | ||
| Zeile 258: | Zeile 274: | ||
| Reiterkarte Eingabe | Reiterkarte Eingabe | ||
| - | |Feld|Kurzbeschreibung| | + | ^Feld^Kurzbeschreibung| |
| - | |Belegnummer|Eindeutiges Belegkennzeichen| | + | |Belegnummer| Belegnummer| |
| - | |Belegart|Auswahlfeld| | + | |Belegart| Rechnung oder Rechnungskorrektur| |
| - | |Beleg|| | + | |**Beleg**|| |
| - | |Kunde|Firmennummer des Kunden| | + | |Kunde| CO-Kundennummer| |
| - | |Rechnungsempfänger|Kundennummer des Rechnungsempfängers| | + | |Rechnungsempfänger| CO-Kundennummer des Rechnungsempfängers| |
| - | |Debitorenkonto|Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen| | + | |Debitorenkonto| Kundennummer des Schuldnerkontos zum Verbuchen von Forderungen| |
| - | |Rechnung vom|Ausstellungsdatum der Rechnung| | + | |Rechnung vom| Ausstellungsdatum der Rechnung| |
| - | |Fälligkeitsdatum|Fälligkeitsdatum der Rechnung| | + | |Fälligkeitsdatum| Fälligkeitsdatum der Rechnung| |
| |Rechnungsbetrag| Betrag| | |Rechnungsbetrag| Betrag| | ||
| - | |In Hauswährung|Währung mit der gehandelt wird| | + | |In Hauswährung| Währung, mit der gehandelt wird| |
| - | |Skontofähig|Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung| | + | |Skontofähig| Betrag Preisnachlass bei sofortiger Zahlung| |
| - | |Restbetrag|Zuzahlender Betrag mit Abzügen| | + | |Restbetrag| Zuzahlender Betrag mit Abzügen| |
| - | |Buchungtext|Kurzname de Kundens| | + | |Buchungstext| Kurzname des Kunden| |
| - | |Zahlungsbedingung|vereinbarte Zahlungsbedingung| | + | |Zahlungsbedingung| Vereinbarte Zahlungsbedingung| |
| - | |Verkäufer|Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer| | + | |Verkäufer| Dem Vorgang zugeordneten Verkäufer| |
| - | |Vorgang|Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung| | + | |Vorgang| Vorgangsnummer und Datum der Vorgangserstellung| |
| - | |Zahlung|| | + | |**Zahlung**|| |
| - | |Zahlbetrag|Zahlbetrag in Euro| | + | |Zahlbetrag| Zahlbetrag in Euro| |
| - | |Datum|Eingangsdatum des Betrages| | + | |Datum| Eingangsdatum des Betrages| |
| - | |Erledigt|Hakensetzung bei Zahlungseingang| | + | |Erledigt| Hakensetzung bei Zahlungseingang| |
| - | |Mahnwesen|| | + | |**Mahnwesen**|| |
| - | |Letzte Mahnstufe|Anzahl der Mahnungen| | + | |Letzte Mahnstufe| Anzahl der Mahnungen| |
| - | |Nächste Mahnung|Datum Übergang nächste Mahnstufe| | + | |Nächste Mahnung| Datum Übergang nächste Mahnstufe| |
| - | |Mahnsperre|Kontrolkästchen| | + | |Mahnsperre | Kontrolkästchen| |
| - | |Dokumente|Beleg und Mahnungen| | + | |Dokumente| Beleg und Mahnungen| |
| - | |Bemerkungen|Zusätzliche Informationen| | + | |Bemerkungen| Zusätzliche Informationen| |
| Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu | Reiterkarte OP-Abgleich mit Fibu | ||
| - | |Feld|Kurzbeschreibung| | + | ^Feld^Kurzbeschreibung| |
| - | |Abgeschlossene Fibu|Angeschlosenen Fibuschnittstelle| | + | |Abgeschlossene Fibu| Angeschlossenen Fibuschnittstelle| |
| - | |Debitoren-OP|| | + | |**Debitoren-OP**|| |
| - | |Sperrhinweis|Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?| | + | |Sperrhinweis| Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrhinweis?| |
| + | |Sperrung| Ab welcher Mahnstufe und nach wie vielen Tagen Fälligkeitsüberschreitung Sperrung?| | ||
| + | |Stichtag| Datum| | ||
| + | |Rechnungskorrekturen abgleichen| Abgleich von Rechnungskorrekturen| | ||
| + | |Fremdbelege einbeziehen| Fremdbelege beim Einlesen mit einbezogen| | ||
| + | |Abgleichen| Button; Belege der OP werden eingelesen| | ||
| Zeile 303: | Zeile 325: | ||
| ==== Mahnungen abschließen ==== | ==== Mahnungen abschließen ==== | ||
| + | Mit der Funktion 'Mahnungen abschließen' werden Mahnungen gebucht und abgeschlossen. | ||
