Anlage eines Vertrages

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Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte für die Anlage eines Vertrages beschrieben:

1. Vertragsnummer: Hier können sie manuell eine Nummer eingeben (diese darf noch nicht vergeben sein) oder das Feld leer lassen. Dann wird beim ersten Speichern die nächste freie Nummer aus einem fortlaufenden Nummernkreis gezogen.
2. Vertragsart: Die Vertragsart wird aus einer Liste ausgewählt. Sie bestimmt die Leitungen des Vertrages und die möglichen Erlöse (Miete, Wartung oder/und Klick). Siehe auch: Vertragsarten
3. Bezeichnung: Die Bezeichnung wird mit der Vertragsart vorbesetzt, kann aber überschrieben werden. Sie steht auch auf den Vertragrechnungen des Kunden.
4. Firmennummer: Hier wird der Kunde des Vertrages eingetragen. Das muss nicht zwingend der Rechnungsempfänger sein. In der regel ist es der Kunde, bei dem das System aufgestellt wurde.
5. Status: Bei der Anlage eines Vertrages sollte der Status auf „Aktiv“ stehen. Siehe auch Vertragsstatus
6. Vertragsdauer: Bei der Vertragsdauer kann der Beginn und das Vertragsende oder die Dauer angegeben werden. Wird die Dauer angegeben, errechnet Concept Office das Ende und umgekehrt. Die Felder Ende ursprünglich und Laufzeit ursprünglich werden beim ersten Speichern automatisch gefüllt. Das Feld Verlängerung um gibt die Anzahl der Monate an, um die sich der Vertrag automatisch verlängern soll, wenn die Kündigungsfrist erreicht ist und der Vertrag nicht gekündigt wurde.
7. Ansprechpartner: Nicht zwingend notwendig, aber optimalerweise wird ein Ansprechpartner mit seinen Verbindungsdaten in den Stammdaten angelegt und hier nur aufgerufen und hinterlegt. Dieser kann je nach Einstellung des Feldes Zählermeldung durch zur Zähleranforderung herangezogen werden.

1. Die oben im Bild angegebenen Informationen müssen für alle 3 Erlöse separat eingegeben werden, auch dann wenn sie gleich sind.
2. Pro Erlösart können sie einen abweichenden Rechnungsempfänger hinterlegen, beispielsweise eine Leasingbank. Belassen sie den Wert, bekommt der Kunde des Vertrags die Rechnung.
3. Ebenfalls pro Erlösart können Sie weitere Daten wie Geschäftsbereich, Verkäufer und Zahlungsbedingung hinterlegen. Achtung! Wenn sich die Zahlungsbedingungen der Erlöse unterscheiden, wird die Rechnung pro Zahlungsbedingung aufgesplittet.
4. Soll die Rechnung per Mail versandt werden, hinterlegen sie eine entsprechende Emailadresse, vorzugsweise direkt in den Stammdaten des Kunden. Lesen sie dazu: Rechnungsversand per E-Mail