Zentralisierte E-Mail-Einstellungen

Das Modul E-Mail-Einstellungen wird in der Strukturansicht unter Administration aufgerufen. Zur zügigeren Navigation des Moduls kann das Kürzel EE verwendet werden.

Funktionsweise

Das Modul ist die zentrale Pflegemöglichkeit für Einstellungen zum E-Mail-Versand aus Concept Office. Es können für den Versand von unterschiedlichen Anwendungsfällen, z.B. Vorgangsdokumente oder Edi-Schnittstelle, verschiedene Versendemöglichkeiten hinterlegt werden. So können beispielsweise ein lokales Microsoft Outlook oder ein zentraler SMTP-Server verwendet werden.

Der Leistungsumfang der Versendemöglichkeiten ist unterschiedlich. Details dazu finden Sie in der Beschreibung der jeweiligen Funktion.

Änderungen zum vorherigen Verhalten

Übernahme bestehender Einstellungen

Beim Update bzw. beim ersten Einspielen eines Patches >= 7.0.389 werden die Daten aus den bisherigen Speicherorten übertragen. Bei der ersten Nutzeranmeldung werden die Konfigurationen des Mandanten, sowie die aktuell im Konfigurationsmanager eingestellten Werte übernommen. Dabei werden die Einstellungen des Benutzers, der diese Übernahme durchführt, für alle anderen Benutzer einheitlich gesetzt.

Wir empfehlen die Einstellung des einspielenden Benutzers vor dem Patchen zu prüfen, sowie nach dem Einspielen des Patches eine anschließende Prüfung der übernommenen Daten.

Für den Zugriff auf das neue Modul müssen möglicherweise weitere Rechte vergeben werden: Modulrecht E-Mail-Einstellungen.

Geänderte Einstellungen

Es entfallen die Versendeoptionen aus dem Konfigurationsmanager, außer den Versendeeinstellungen für Concept-EDI. Diese sind weiterhin im Konfigurationsmanager unter dem Reiter Concept EDI verfügbar.

Die Konfigurationen

241 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen
245 – Aufruf E-Mail-Client aus Vorgängen nur Rechnungsdokumente
330 – abweichender E-Mail-Absender bei Rechnungsversand
1054 – Aufruf E-Mail-Client außer Vorgängen

sind jetzt INAKTIV und als solche gekennzeichnet.

Einstellungen

Wenn statt lokalen Microsoft Outlook-konten ein zentraler Versand über SMTP erfolgen soll, muss dieser auf der Registerkarte SMTP-Server vordefiniert werden.

SMTP-Server

Alle in Concept Office benötigten E-Mail-Server werden hier hinterlegt.

Details für die einzustellenden Daten erfahren Sie vom Betreiber des SMTP-Servers. Wenden Sie sich an Ihren Administrator oder die Hilfeseiten Ihres Mailingdienstes.

Mit Einstellungen prüfen können Sie direkt die Richtigkeit der Eingaben und die Erreichbarkeit des Servers sicherstellen.

E-Mail-Einstellungen

Die unter SMTP-Server hinterlegten Serverdaten und Absenderadressen können Sie verschiedenen Verwendungszwecken zuweisen. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, zu konfigurieren, ob die Vorlaufmaske angezeigt wird, in welchem Format die Mail zu versenden ist und ob dies sofort erfolgen soll.

Sofort senden ist bei SMTP-Versand immer der Fall. Die Einstellung ist nur in Verbindung mit dem lokalen Microsoft Outlook relevant.

Bei den Einstellungen im vorliegenden Beispiel würde nun eine Rechnung eines Bürobedarfvorgangs über Outlook per Mail versendet, eine Rechnung eines Büromöbelvorganges mit den Einstellungen, die ehemals im Mandant hinterlegt waren. Würden keine spezifischen Daten gefunden, also hier zum Beispiel für Angebote, dann erfolgt der Versand mit den Daten, die aus dem Konfigurationsmanager übernommen wurden.

Soll beim Schreiben einer E-Mail aus einer Firma heraus keine Vorlaufmaske von Concept Office gestartet werden, sondern sich direkt eine leere E-Mail in Outlook öffnen, muss dafür ein Eintrag wie unten im Bild zu sehen, erfolgen

Gruppen

Die Gruppen können unter dem Reiter E-Mail-Einstellungen zur Steuerung verwendet werden.

Zur Gruppenkennung sind nur Ziffern zugelassen und die Gruppenbezeichnung ist frei wählbar.

Über die Suche können abschließend die Firmen der entsprechend markierten Gruppe zugeordnet werden.

Zur Zeit besteht im Modul Firmen unter dem Reiter Kundendaten/ E-Mail-Einstellungen nur die Möglichkeit EINE Gruppe auszuwählen.

Konfigurationsmanager, Email