Herstellerauftragsbestätigungen prüfen und verarbeiten

Die elektronischen Herstellerauftragsbestätigungen (E-Ab) lassen sich in einem eigenen Modul einlesen und prüfen. Dabei werden die E-Ab’s mit einem Prüfstatus versehen und so gekennzeichnet, was noch nachgearbeitet werden muss.

In den zentralen E-Mail-Einstellungen kann der Versand der Vergleichsprotokolle hinterlegt werden.

Wählen Sie in der Navigation unter ‚Aktuell‘ das Modul Hersteller Auftragsbestätigungen aus. Hier können die importierten Bestätigungen analysiert werden. Im Bereich Datenauswahl können zunächst Filter für zu bearbeitenden Daten gesetzt werden. Über den Button Anzeigen werden die dem Filter entsprechenden Daten mit Grundinformationen im darunter liegenden Feld Bestätigungen dargestellt. In der Spalte Prüfstatus lässt sich bereits erkennen, ob die Auftragsbestätigung korrekt oder abweichend eingelesen wurde. Mit Doppelklick auf eine Zeile/eAB lassen sich detaillierte Informationen zu den einzelnen Auftragsbestätigungen einsehen. Es öffnet sich ein neuer Reiter

Hier lassen sich im Unterreiter Zusammenfassung die wichtigsten Informationen einsehen. Im Feld Fehlertext sind alle Abweichungen von Bestellung und eAB dokumentiert. Das darunter liegende Hinweisfeld kann sowohl Informationen vom Hersteller enthalten, als auch für die weitere Verarbeitung in CO selbst befüllt werden, die Inhalte werden nach erfolgreicher Übernahme in das entsprechende Bemerkungsfeld der Bestellung übertragen. Ein Vergleich der Lieferdaten, Liefer- und Rechnungsanschrift sowie der Montagefirma kann über die entsprechenden Unterreiter eingesehen werden. Im Feld Positionen sind alle bestätigten Positionen des Herstellers aufgelistet. Durch ein Scrollen nach rechts können hier bereits detaillierte Informationen eingesehen werden. Alle Positionen, die in der Spalte AB-Bezeichnung mit roter Schrift gekennzeichnet sind, weisen Abweichungen auf. Dies trifft auch auf die rot gekennzeichneten Informationen in der Zusammenfassung links oben zu.

importiert

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Die automatische Prüfung der verschiedenen Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) wurde noch nicht durchgeführt. Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Importiert“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

nicht verarbeitet

Die eAB wurde durch die EDI-Schnittstelle importiert. Der Beleg wurde nicht überprüft, da ein Beleg mit der gleichen Belegnummer verarbeitet wurde (z. B. zweite eAB mit Änderungen o. ä.) Der Prüfstatus ist in Verbindung mit dem Status „Nicht verarbeitet“ zu ignorieren / ist immer mit einem gelben Ausrufezeichen versehen. Nähere Details können innerhalb der eAB, Reiter Zusammenfassung, im Fehlertext eingesehen werden.

geprüft

Geprüft ist der Standardstatus nach dem Import, wenn keine Unregelmäßigkeiten auftreten. Geprüft bedeutet dabei nicht, dass Sie diesen Beleg geprüft haben. Geprüft bedeutet, dass Concept Office alle festgelegten Felder / Bereiche (Adresse, Artikel, Varianten, Werte, etc.) kontrolliert hat und diese farblich gekennzeichnet hat. Ist der Status auf „geprüft“ und es ist ein grüner Haken in der Spalte „Prüfstatus“, sind alle zu prüfenden Felder der eAB identisch mit den Angaben der Bestellung.

übernommen

Die Werte der eAB wurden durch den Anwender in die Bestellung und Vorgang übernommen. Der Prüfstatus wechselt bei der Übernahme automatisch auf das grüne Häkchen.

Über einen Doppelklick auf eine Position öffnet sich ein weiterer Reiter, der Bestelldaten und eAB-Daten tabellarisch nebeneinander auflistet. Hier lässt sich genau erkennen, wo eine abweichende Übertragung stattgefunden hat. In der Spalte Status werden korrekte bzw. abweichende Übertragungen entsprechend gekennzeichnet. Mit den Pfeilen im oberen linken Bereich kann man zwischen den einzelnen Positionen „blättern“.

Über die Modulfunktionen ist es möglich weitere Aktionen durchzuführen:

• Ausgabe des Vergleichsprotokolls: via Druck, Seitenansicht und/oder Email lässt sich der aktuelle Stand jederzeit in Protokollform einsehen
• Beleg neu prüfen: Möglichkeit einen erneuten Datenabgleich durchzuführen, bspw. wenn Änderungen im Bestellmodul vorgenommen wurden
• Beleg übernehmen: Durch diese Aktion können nun Daten aus der Bestätigung in die Bestellung und den dazu gehörigen Vorgang übertragen werden.

Besonderheiten der Modulfunktion Beleg übernehmen

Nach Auswahl des Buttons erscheint ein Optionsdialog, in dem die Übernahmewerte ausgewählt werden können. Dies ist lediglich mit den entsprechenden Rechten möglich. Verfügt man darüber nicht, werden die entsprechenden Übernahmewerte durch den Admin unter „Lieferantenbestätigungsoptionen“ festgelegt.

Nach Klicken des Buttons Übernehmen schreibt das Programm die Daten der Herstellerauftragsbestätigung in die Bestellung zurück. Weiterhin ändert sich der Status der Bestellung von „Bestellt“ auf „vom Lieferanten bestätigt“. Die Verarbeitung der eAB ist damit abgeschlossen.

Über das Recht Edi-Schnittstelle muss das Einlesen der e-AB’s freigegeben werden. Des Weiteren sind folgende Rechte zu beachten:

Sonderrecht Herstellerauftragsbestätigungen (Filter) Steuert welche Herstellerauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf. Keine Rechte nur eigene Bestellungen Bestellungen des Geschäftsbereiches alle Bestellungen

SonderrechtLieferantenauftragsbestäigungsübernahmeoptionen ändern Legt fest, ob die Übernahmeoptionen in Lieferantenauftragsbestätigungen geändert werden dürfen. Ja Nein

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigung (Filter) Steuert welche Lieferantenauftragsbestätigungen ein Benutzer einlesen und prüfen darf. Keine Rechte nur eigene Bestellungen Bestellungen des Geschäftsbereiches alle Bestellungen

Sonderrecht Lieferantenauftragsbestätigungen einlesen Steuert, ob der Benutzer das Recht hat Lieferantenauftragsbestätigungen einzulesen. Ja Nein