Rechteverwaltung

Die Rechteverwaltung ist eine eigenständige Windows-Anwendung. Mit ihrer Hilfe können Zugriffsmöglichkeiten auf Programmteile von Concept Office für unterschiedliche Benutzer separat eingestellt werden.

Allgemeine Funktionsweise

Die Identifikation eines Benutzers erfolgt über den Loginnamen (Microsoft Windows Benutzername). Die Zuweisung von Rechten erfolgt dabei nicht direkt an den Benutzer, sondern über Benutzergruppen.

Rechte sind kumulativ, das heißt: Für jeden Programmteil sind jeder Benutzergruppe gewisse Zugriffsmöglichkeiten eingeräumt, zum Teil in Abstufungen. Ein Nutzer besitzt für einen Programmteil dasjenige Recht aus einer der Benutzergruppen, in denen er Mitglied ist, welches den größten Zugriff bietet.

Ein Verweigern von Rechten für spezifische Benutzer (wie z.B. beim NTFS-Dateisystem) ist nicht möglich.

Ändern Sie Rechte, gilt dies ab dem nächsten Programmstart für die betroffenen Benutzer.

Aufgaben

Die folgenden Schritte können je nach Aufgabe in beliebiger Reihenfolge durchgeführt werden:

Sicherung erstellen

Es wird empfohlen, vor größeren Bearbeitungen eine Sicherung vorzunehmen. Das ist (ab November 2014) ganz einfach per Knopfdruck auf der Reiterkarte Backup möglich. Zu jeder Zeit existiert nur höchstens eine einzige Sicherung als Schnappschuss aller aktuellen Benutzer, Gruppen und Rechtezuweisungen. Sie kann jederzeit, ebenfalls einfach per Knopfdruck, wiederhergestellt werden.

Benutzer erfassen

Unter der Reiterkarte Benutzer klicken Sie auf Neuer Benutzer. Geben Sie in dem erscheinenden Dialogfeld den Windows-Loginnamen des neuen Benutzers ein.

Gruppen erstellen

Pro Aufgabenbereich sollte eine Rechtegruppe definiert werden, z.B.: „Einkauf“ oder „Sachbearbeiter“.

Jede Rechtegruppe besitzt darüber hinaus eine Mandantenzuordnung. Sie kann entweder genau einem oder allen Mandanten zugeordnet sein. Sind mehrere Mandanten vorhanden, muss pro Mandant und Aufgabenbereich eine Rechtegruppe definiert werden, z.B.: „Einkauf“ / Mandant „Büro Chemnitz“.

Hinweis zur alten Version (vor September 2014): Hier erfolgt die Mandantenzuordnung etwas versteckt im Karteireiter „Gruppenrechte“. Um Mandanten zuzuordnen, muss die zugehörige Checkbox angewählt werden. Dann wird der entsprechende Mandant bei Auswahl einer Gruppe oder eines Mandanten im Hintergrund zugeordnet.

Benutzer Gruppen zuweisen

Es ist auf zwei verschiedene Arten möglich, die Benutzer Gruppen zuzuweisen: auf der Reiterkarte Benutzer und auf der Reiterkarte Gruppen. Der Unterschied besteht im Blickwinkel. Im ersten Fall können für jeden Nutzer die Gruppen eingestellt werden, in denen er Mitglied sein soll. Im zweiten Fall kann für jede Gruppe festgelegt werden, welche Nutzer ihr angehören sollen.

Die Zuweisung kann in beiden Fällen per Schaltfläche, per Doppelklick oder per Drag&Drop (Ziehen und Ablegen) erfolgen. Es können mit Strg und Umschalt auch mehrere Gruppen bzw. Benutzer markiert und gleichzeitig zugewiesen werden.

Die Rechte eines Nutzers ergeben sich dann für jede Aufgabe jeweils aus der Gruppe, in welcher der Benutzer Mitglied ist, für welche die höchsten Berechtigung festgelegt wurde. Wie die Berechtigungen festgelegt werden können, wird im nächsten Abschnitt erläutert.

Gruppen die jeweiligen Rechte zuweisen

Auf der Karteikarte Gruppenrechte müssen zunächst eine oder mehrere Gruppen zur Bearbeitung ausgewählt werden, wenn nicht schon eine geeignete Gruppe durch das Programm gewählt wurde. Dadurch werden alle Rechteausprägungen in die darunter befindliche Tabelle geladen. In der Tabelle kann jede Rechteausprägung separat eingestellt werden.

Sollen mehrere Rechte zugleich bearbeitet werden, müssen diese zunächst ausgewählt werden. Dazu gibt es verschiedene Möglichkeiten:

Am linken Tabellenrand mit STRG und UMSCHALT mehrere Rechte auswählen.
Tabelle nach Rechtegruppe gruppieren. Dazu den Spaltenkopf in das Gruppierfeld ziehen. In der entstehenden Baumansicht können die zu bearbeitenden Rechtegruppen (mit STRG und UMSCHALT auch mehrere) ausgewählt werden.

Anschließend können mit den entsprechenden Schaltflächen für die ausgewählten Rechte die jeweils minimale oder maximale Ausprägung eingestellt werden. Sofern die ausgewählten Rechte gemeinsame Auswahlmöglichkeiten aufweisen, können diese über die Auswahlbox unter Multi-Bearbeitung eingestellt werden.

Achtung: Die Änderungen betreffen alle angezeigten Benutzergruppen! Bevor mehrere Gruppen oder viele Rechte auf einmal geändert werden, fragt das Programm jedoch zur Sicherheit stets nach.

Hinweis zur alten Version (vor September 2014): Hier kann nur eine Gruppe auf einmal bearbeitet werden. Auf der Reiterkarte Gruppenrechte kann der Gültigkeitsbereich ausgewählt werden, um Gruppen Mandanten zuzuordnen. Das Feature Multi-Bearbeitung ist erst in Programmversionen ab November 2014 verfügbar.

Kontrolle

Um alle Rechte anzuzeigen, die sich für einen Benutzer aus seinen Gruppenmitgliedschaften ergeben, kann die Reiterkarte Benutzerrechte verwendet werden.

Einteilung der Rechte

Die Rechte sind in 4 Gruppen unterteilt.

Haupteinträge

Diese Rechte steuern das Einblenden der hierarchisch höchsten Knoten im Baum. Sie können diese Knoten mit ein- oder ausblenden.

Modulrechte

Ähnlich den Haupteinträgen, können Sie hier die einzelnen Module ein- oder ausblenden. Weiterhin wird hier festgelegt, ob der Benutzer Lese-, Schreib- oder Vollzugriff auf das Modul besitzt.

Reportrechte

Jedes Dokument und jede Statistik die CO erzeugt, kann über diese Rechte eingeschränkt werden. Die Ausprägungen lauten Anzeigen, Drucken, Exportieren und regeln, inwieweit ein Benutzer die Dokumente verarbeiten darf.

Sonderrechte

Alle nicht anderweitig einordenbaren Rechte sind hier abgelegt. Die Sonderrechte werden im Kontext des jeweiligen Moduls beschrieben und sind entsprechend verlinkt.