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Rechnungsversand per E-Mail
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Bitte lesen Sie zuerst den Artikel über den generellen Versand von Vorgangsdokumenten per Email.
Es gibt eine neue Verbindungsart „Rechnungsmail“. Diese Verbindung kann am Kunden und an der Kundenanschrift angegeben werden.
Die am Kunden oder an einer seiner Rechnungsanschriften hinterlegte Email wird nun im Vorgang angezeigt und wird bei Versand der Rechnung via Emailsymbol herangezogen. Bei Anlage eines Vorgangs wird die Rechnungsemail nicht in den Vorgang kopiert, sondern im Moment der Rechnungslegung aus den Stammdaten gezogen. Damit wird verhindert, dass, wenn sich die Rechnungsmail beim Endkunden ändert, bereits laufende Vorgänge noch an die alte evtl. nicht mehr gültige Mailadresse versendet werden. Man kann jedoch diese „Vorlage“ aus den Stammdaten im Vorgang überschreiben. Dann wird diese Adresse für diesen einen Vorgang verwendet.
Sammelrechnung, Formulardruck und Vertragsrechnung per Email
Um auch über die Module Formulardruck und Vertragsabrechnung Rechnungen per Mail versenden zu können, wird im Druckmanager eine Kundengruppe benötigt (Achtung, gemeint ist nicht die Kundengruppe am Kunden selbst!).
Kunden können nun im Druck-Manager oder (neu ab 6.1) direkt im Modul Firmen dieser Kundengruppe zugewiesen werden. Wird nun für diese Druckkundengruppe für die Formulare Rechnung und Vertragsrechnung der Drucker $Email hinterlegt, werden die Dokumente im Formulardruck, in der Vertragsabrechnung und bei Klick auf das Druckersymbol im Auftrag entsprechend versendet.
Weitere Informationen zum Druck-Manager können Sie hier nachlesen.
Folgende Ermittlungsreihenfolge für die Rechnungsmail-Adresse ist wirksam:
- Rechnungsmail direkt am Vorgang oder Vertrag angegeben
- Anschriftsrechnungsmail
- Kundenrechnungsmail - (Rechnungsmail an der Hauptanschrift des Kunden)
- RechnungsansprechpartnerMail (nur im Vorgang)
