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Nummernkreise
Das Modul Nummernkreise befindet sich im Strukturbaum unter Administration.
In einem Mandanten werden verschiedene fortlaufende Nummern benötigt, um Eindeutigkeiten zu gewährleisten. Diese so genannten Belegnummern werden in diesem Modul zusammengefasst.
Es wird immer die nächste zu vergebene Nummer angezeigt. Änderungen sollten nach der Festlegung nicht mehr erfolgen, damit ein geschlossener Nummernkreis gewährleistet wird.
Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.
Anlage von Belegnummern
Über den Reiter „Eingabe“ kann ein neuer Nummernkreis angelegt werden. Für die genauere Definition, wo die Nummern zur Anwendung kommen, stehen die Felder Geschäftsbereich, Art und Filiale zur Verfügung.
Die Nummernkreise müssen eindeutig definiert werden, d.h. es darf keinen zweiten Kreis mit den gleichen Schlüsseln geben. Es besteht die Möglichkeit pro Geschäftsbereich und Filiale (nur bei Kontaktnummern) einen eigenen Nummernkreis zu verwenden.
Anschließend wird im Feld Nummer die Startzahl eingeben.
Bei der Vergabe sollten ausreichend große Abstände zwischen den Nummernkreisen eingehalten werden.
Arten von Belegnummern
Die Belegnummern sind in 3 Gruppen aufgeteilt: interne Nummern, Formulare und Stammdaten. Diese werden automatisch an Hand der Art des Nummernkreises ermittelt. Ersichtlich sind diese in der Übersicht in der Spalte Gruppe.
Formularnummern
Hier befinden sich die Belegnummern, die Sie später auf den gedruckten Firmendokumenten vorfinden, also auch für Ihre Kunden und Lieferanten zu sehen sind.
Alle Belegnummern die Rechnungen und Gutschriften betreffen, müssen mandantenweit eindeutig sein. Anders ausgedrückt handelt es sich um verschiedene Intervalle auf dem selben Zahlenstrahl. Wählen Sie deshalb die Abstände entsprechend groß aus.
Stammdaten
Die hier befindlichen Belegnummern dienen hauptsächlich den Stammdaten in Ihrem Unternehmen.
interne Nummern
Diese Nummern haben technischen Charakter und dienen dem Programmablauf. Sie müssen nicht oder nur in Rücksprache mit dem Support verändert werden.
mehrere Nummernkreise verwenden
Im einfachsten Fall gibt es im Mandanten genau einen Nummernkreis, ohne Geschäftsbereichszuordnung. Falls es notwendig ist, lässt sich aber pro Geschäftsbereich ein eigener Nummernkreis definieren. Dieser kann so eingestellt werden, dass nur bestimmte Nummern eigenständig ermittelt werden.
Ist eine Belegnummer auf -1 gestellt, wird bei der Ermittlung die Belegnummer des Standardnummernkreises verwendet.
Einrichtung Schritt für Schritt:
- Kopieren der Belegnummern durch die Menüfunktion Speichern unter
- Auswahl des gewünschten Geschäftsbereiches
- Setzen aller Werte auf -1
- Setzen der Werte, die vom Standard abweichen
Trotzdem mehrerer Nummernkreise muss jeder Nummer pro Typ und Mandant eindeutig sein. Beispielsweise kann es nur ein Angebot 9300155 geben. Achten Sie bei der Vergabe auf ausreichend große Intervallabstände.
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