Unterschiede
Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen gezeigt.
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vorgaenge:xrechnung [2020/11/17 10:45] Andrea Müller [Einstellungen im Druck-Manager] |
vorgaenge:xrechnung [2024/02/19 14:55] (aktuell) Andrea Müller |
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XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. | XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das als Standard für elektronische Rechnungen aktuell etabliert wird, die an die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland gesendet werden. | ||
+ | [[vorgaenge:xrechnung:felder|Hier]] finden Sie eine Übersicht der aktuell unterstützten Felder. | ||
<html> | <html> | ||
<table width="100%" style="border:0px;"> | <table width="100%" style="border:0px;"> | ||
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<tr> | <tr> | ||
<td style="border:3px solid #FFD700; padding:5px; background-color:#ffebcd;"> | <td style="border:3px solid #FFD700; padding:5px; background-color:#ffebcd;"> | ||
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</html> | </html> | ||
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+ | ===== Version XRechnung ===== | ||
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+ | <table width="100%" style="border:0px;"> | ||
+ | <tr> | ||
+ | <td style="border:3px solid #4A7AC2; padding:5px; background-color:#E0EEEE;"> | ||
+ | <table width="100%" style="border:0px; margin:0px"> | ||
+ | <tr> | ||
+ | <td width="100px" style="border:0px; text-align:center; padding:5px;" > | ||
+ | <img src="./scpictures/konfigurationen.png"> | ||
+ | </td> | ||
+ | <td style="border:0px; padding:10px; "> | ||
+ | <p><a href="doku.php?id=mandanten:konfigurationen" style="color:#56B04F;">Konfiguration</a> | ||
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+ | 522: Version XRechnung<br><br>Angabe der Version XRechnung | ||
+ | </p><ul style="color: #333333;"> | ||
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+ | <li> 0 - aktuelle Version (aktuell implementierte Version) | ||
+ | <li> 1 - lt. Einstellung textuell | ||
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+ | </ul> | ||
+ | </td> | ||
+ | </tr> | ||
+ | </table></td></tr></table></html> | ||
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+ | <note warning>Da die XRechnungsversion halbjährlich aktualisiert werden, ist es zwingend notwendig, CO regelmäßig zu upzudaten. Nur dadurch kann gewährleistet werden, dass das Portal die XRechnung nicht ablehnt.</note> | ||
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===== Einrichtung XRechnung ===== | ===== Einrichtung XRechnung ===== | ||
==== Lizenz prüfen ==== | ==== Lizenz prüfen ==== | ||
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=== Druck-Kundengruppe === | === Druck-Kundengruppe === | ||
- | Über die Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen. | + | Über die Druck-Kundengruppe können Kunden ausgewählt, welche die XRechnung erhalten sollen. |
Diese wird unter **Administration** im Modul //Druck-Manager// unter Reiter //Gruppen und Mitglieder// angelegt. | Diese wird unter **Administration** im Modul //Druck-Manager// unter Reiter //Gruppen und Mitglieder// angelegt. | ||
Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart "Kundengruppe" im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte "Name" eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen. | Für die Neuanlage wählen Sie im Grid in einer neuen Zeile die Gruppenart "Kundengruppe" im Drop-Down-Menü aus. Der Name XRechnung wird in der Spalte "Name" eingetragen. Das $ setzt sich automatisch nach dem Aktualisieren vor den Namen. | ||
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+ | {{:vorgaenge:druckmanager-kundengruppe.png?direct&600|}} | ||
Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten: | Um nun dieser Gruppe Kunden hinzuzufügen, haben Sie zwei Möglichkeiten: | ||
- | 1. über das Modul **Druck-Manager**: | + | 1. über das Modul //Druck-Manager//: |
* Im //Druck-Manager// im Reiter "Gruppen und Mitglieder" können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen. | * Im //Druck-Manager// im Reiter "Gruppen und Mitglieder" können Sie nach Auswahl der Gruppe im unteren Abschnitt der Seite Kunden hinzufügen. | ||
* Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer. | * Dies geschieht über die Fernglas-Suche oder die Eingabe der Kundennummer. | ||
+ | {{:vorgaenge:druckmanager-kunde-hinzufuegen-neu.png?direct&600|}} | ||
2. über das Modul //Firmen//: | 2. über das Modul //Firmen//: | ||
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* Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter "Kundendaten". | * Wählen Sie einen Kunden aus und öffnen den Reiter "Kundendaten". | ||
* Im Abschnitt "Allgemein" befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe. | * Im Abschnitt "Allgemein" befindet sich die Auswahlmöglichkeit für die Druck-Kundengruppe. | ||
+ | {{:vorgaenge:firmen_druckkundengruppe.png?direct&600|}} | ||
+ | |||
+ | <note warning>Der Kunde, welcher die XRechnung erhalten soll, darf nur einer Email-Gruppe im Kontext von Rechnungen angehören!</note> | ||
=== Formularzuordnung === | === Formularzuordnung === | ||
- | Im Modul Druck-Manager die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzufügen. | + | Öffnen Sie im Modul //Druck-Manager// den Reiter "Formularzuordnung". Fügen Sie in einer neuen Zeile die entsprechende Rechnungsart* (z.B. Rechnung (1) oder Rechnung (Standard)) hinzu. |
- | + | Folgende Spalten müssen befüllt werden: | |
- | * Kontrolle ob Muster oder Standard: | + | * Formularname – z.B. Rechnung (1) |
+ | * Kundengruppe – $XRechnung | ||
+ | * Drucker – $EmailXRechnung | ||
+ | * Absendeadresse – z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, diese E-Mail-Adresse (welche im Portal als Rechnungs-Mail hinterlegt wurde) muss zwingend in der Spalte "Zusatzparameter" eingetragen werden | ||
+ | * Absender-Telefonnummer - z.B. senderphone: +49 123 / 456789 | ||
+ | * Absendername - z.B. sendername: Max Müller | ||
- | Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard) | + | Sollen mehrere Informationen vorgegeben werden, werden die Informationen mit Komma getrennt in die Spalte "Zusatzparameter" eingetragen - z.B. sendermail: xrechnung@firmenname.de, senderphone: +49123/456789, sendername: Max Müller |
- | + | <note tip>Kontrolle ob Muster oder Standard: | |
- | Folgende Spalten werden im Reiter Formularzuordnung befüllt: | + | Modul Geschäftsbereiche à Reiter „Textbausteine“ à Reportgruppensatz à Standardaufträge à Mustersatz = z.B. Rechnung (1) oder Standardsatz = z.B. Rechnung (Standard) </note> |
- | Formularname – z.B. Rechnung (1) | + | === Seitensteuerung === |
- | Kundengruppe – $XRechnung | + | Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden soll, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden. |
- | Drucker – $EmailXRechnung | + | In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen. |
- | Absendeardesse – z.B. xrechnung@firmenname.de, weil das Portal eine einheitliche Mail-Absenderadresse benötigt | + | Für die PDF wird der Drucker $PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll. |
- | === Seitensteuerung einstellen === | + | <note tip>Falls eine Seitensteuerung zum Einsatz kommt, dann muss in der Formularzuordnung die Spalte "Seitensteuerung" ausgewählt werden.</note> |
- | Falls zusätzlich zur XRechnung eine PDF oder ein Papierdruck erzeugt werden, muss eine Seitensteuerung eingerichtet werden. | + | ==== Leitweg-ID und Ziel-Email ==== |
- | In diesem Fall wird eine Seitensteuerung für die Ausgabe der XRechnung und PDF erzeugt. Dafür muss die Seitensteuerung einheitlich benannt werden z.B. „XRechnung + PDF“. Für die XRechnung wird in der Spalte Drucker $EmailXRechnung eingetragen. | + | Die Leitweg ID wird unter **Stammdaten** im Modul //Firmen// im Reiter "Mitarbeiter/Weiteres" in die Tabelle "Externe Kundennummern" in die Spalte "Fremdnummer" eingetragen. |
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+ | {{:vorgaenge:firmen-leitwegid.png?direct&500|}} | ||
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+ | Die Portal-E-Mail wird ebenfalls im Modul //Firmen// eingetragen. Dafür öffnen Sie den Reiter "Eingabe". Unter "Verbindungen" wird die Ziel-Email in der Spalte "RechnungsMail" hinterlegt. | ||
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+ | {{:vorgaenge:firmen-zielemail.png?direct&500|}} | ||
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+ | ==== Email-Einstellungen ==== | ||
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+ | Wenn die XRechnung über Outlook versendet werden soll, muss unter **Administration** im Modul //E-Mail Einstellungen// der E-Mail Client entsprechend ausgewählt werden. Dadurch wird bei dem Rechnungsdruck die XRechnung in den Ordner Entwürfe im Outlook gelegt und muss manuell gesendet werden. | ||
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+ | {{:vorgaenge:email-einrichten.png?direct&600|}} | ||
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+ | Soll die Rechnung über SMTP verschickt werden, muss unter dem Reiter "Smtp-Server" der Server entsprechend eingerichtet werden. Die XRechnung wird dadurch bei Rechnungsdruck sofort an den entsprechenden Empfänger gesendet. Hier muss in der Spalte Absender die einheitliche E-Mail Adresse (z.B. xrechnung@software-concept.de) eingetragen werden. Zusätzlich muss unter dem Reiter "E-Mail Einstellungen" der SMTP E-Mail Client ausgewählt werden. | ||
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+ | ===== Sonderfälle XRechnung ===== | ||
+ | ==== Anschrift bei XRechnung bei mehreren Firmenstandorten, die über Geschäftsbereiche gesteuert werden ==== | ||
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+ | Es wird geprüft, ob der im Auftrag bzw. Vertrag hinterlegte Geschäftsbereich (am Vertrag: der Geschäftsbereich für Miete, Wartung oder Klicks, je nach dem was im Vertrag hinterlegt wurde) auf eine Filiale verweist. | ||
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+ | {{:vorgaenge:geschaeftsbereich-filiale.png?500|}} | ||
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+ | Ist dies der Fall, so wird die Anschrift für die XRechnungs-Ausgabe nicht dem Mandanten, sondern der Filiale entnommen. | ||
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+ | {{:vorgaenge:filiale.png?500|}} | ||
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+ | Ist an der Filiale eine Kundennummer hinterlegt, so wird anhand dieser die Umsatzsteuer-ID ermittelt. | ||
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+ | <note important>Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsbereiche der verschiedenen Vertragserlöse, die gleiche Filiale aufweisen sollten.</note> | ||
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+ | ==== Leitweg-ID für mehrere Anschriften einer Firma ==== | ||
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+ | Die Leitweg-ID kann zusätzlich pro Rechnungsanschrift angegeben werden. | ||
- | Für die PDF wird der Drucker §PDF angegeben. Zusätzlich muss in der Spalte Exportverzeichnins der Pfad angegeben werden, wo die PDF gespeichert werden soll. | + | Hierfür muss in den weiteren Anschriften im Reiter //"Weiteres"// im Abschnitt "Warenwirtschaftsdaten" die geltende Leitweg-ID eingetragen werden. Wenn dieses Feld nicht ausgefüllt wird, greift CO automatisch auf die hinterlegte Leitweg-ID im Modul //Firmen// zurück. |
+ | {{:vorgaenge:anschrift-leitweg-id.png?500|}} | ||
+ | Gleiches gilt am Vertrag für Miete, Wartung oder Klick, je nachdem was in der Vertragsart freigegeben ist. | ||
+ | <note important>Bitte beachten Sie, dass bei verschiedenen Anschriften, pro Vertragserlös die gleiche Leitweg-ID verwendet werden sollte.</note> | ||
+ | Ist die Leitweg-ID an der Anschrift leer, so wird die am Kunden hinterlegte Leitweg-ID verwendet. |